在職証明書テンプレート

Template Preview

ダウンロードするファイルの選び方

提出先が指定の書式を持っているときは、その書式が先です。指定が無いとき、または会社に自社の様式が無いときに、下のファイルを使います。 いずれも会社名・所在地・代表者名と、会社印・代表者印（任意）の枠があります。

在職証明書とは（在籍証明書・雇用証明書との違い、法律上の発行義務）

在職証明書は、いま会社に勤めていることを会社が証明する書類です。賃貸の入居審査、ローンやクレジットの申込、在留資格の申請、転職先への提出などで求められます。 「在籍証明書」「雇用証明書」「就業証明書」「勤務証明書」と呼ぶ提出先もあります。会社や提出先によって呼び方が違うだけで、このページでは同じ書類として扱います。 提出先が書類の名前を指定しているときは、その名前に合わせて会社に頼んでください。

発行は会社に義務づけられているか

出典: 労働基準法22条 の証明書は、労働者が「退職の場合において」請求したときのものです。在職中の証明書の発行を会社に義務づける条文は、労働基準法には見当たりませんでした（労働基準法の本文に「在職」「在籍」の語はありません。他の法令は確認していません）。 発行してもらえるかは、会社に相談してください。退職した後に職歴を示すときは、退職証明書を請求できます。

提出先別に、何を確認するか

提出先ごとに求める内容が違います。このページは、一次資料で確かめられたことだけを書き、確かめられなかったところは「提出先に聞く」としています。

保育園の就労証明書を、このページで配らない理由

子ども・子育て支援法施行規則は、保育の必要性（就労）を証する書類について、原則として様式第一号によるとしています（ 出典: 子ども・子育て支援法施行規則 ）。 こども家庭庁は、この様式（標準的な様式）を PDF とエクセルで公開しています。標準的な様式を活用していない自治体もあり、その一覧（令和6年10月1日時点）もこども家庭庁のページにあります。 似た書式をここで配ると、受け取ってもらえない人が出ます。様式は更新されるので、こども家庭庁のページで最新のものを取ってください。 公式の様式には、就労先事業者などに無断で作成したり改変したりすると、刑法上の罪に問われる場合がある、という注意書きがあります。

在留資格の申請で、在職証明書を出すとき

入管の在留資格のページに、在職証明書（または在職証明書等）を求める記載があります。書類は在留資格・申請の種類ごとに変わるので、申請する資格のページで、そのとき必要な資料を確認してください。このページでは資格ごとの必要書類の一覧は作りません（改正で変わるため）。

• 上の記載に、書式の指定はありません。入管は、在職証明書の参考様式（Certificate of Employment・PDF）を公開しています。使うかどうかは申請する人の判断です。
• 英語で作ってよい資料があります。「経営・管理」のページでは、在職証明書を含む資料のうち英語で作成されたものは、原則として日本語の訳文の添付は不要とあります。専門的な用語がある場合は、後日訳文を求められることがあるので、申請時に添付することが勧められています。
• 入管のページにある「職務に従事した期間を証する文書」を出す資格では、職務内容と期間が分かるほうが使いやすいので、このページの日英併記版には「職務内容」「在職期間」の行を入れています。
• このページの日英併記版は、入管の参考様式と同じ事実の項目（氏名・生年月日・旅券番号・役職・常勤か非常勤か・雇用開始日・会社名・所在地・担当者）を含みます。入管の様式の写しではありません。証明文・項目の並び・英語の言い回しは自作です。入管のページの内容は著作権の保護の対象とされているので、様式そのものは載せていません。

記入例（場面別・全文）

会社名・氏名・旅券番号・電話番号はすべて架空で、実在のものとは関係がありません。記入例PDF（4ページ）と同じ中身です（PDFでは、記入した部分を赤字にしています）。

例1　賃貸の入居審査に出す（在職の事実だけを書いた最小の形）

管理会社・保証会社が自社の書式や、収入を示す書類（源泉徴収票・給与明細など）を求める場合は、その案内に従います。

例2　在留資格の申請に出す（日英併記・職務内容と在職期間つき）

在留資格ごとに入管が求める書類は違います。申請する資格の入管の公式ページで確認してください。

例3　転職先に職歴を示す（職務内容つき）

退職済みの職歴を示すときは、在職証明書ではなく退職証明書（労働基準法22条）を使います。

例4　ローン・クレジットの申込に出す

金融機関が求める書類は金融機関ごとに違います。申込先の案内を確認してください。

会社が発行するときの手順（発行する側の方へ）

1. 誰の名前で出すかを決める。代表者、または発行の権限を持つ人（総務・人事の責任者など）の名前で出します。社内で決まりがあれば、それに従います。
2. 押印は、提出先の指定に従う。押印を法律で求める規定は、確認できていません。提出先が求めるときに押します。このページの書式では、会社印・代表者印の欄は任意です。
3. 請求した人が必要とする項目だけを書く。これは運用の提案です。労働基準法22条の「労働者の請求しない事項を記入してはならない」は退職時の証明書の規定で、在職証明書には直接及びません。それでも、給与額・年収など本人が出したくない項目は、求められたときだけ別の行に書くのが無難です。
4. 発行の記録を残す。いつ・誰に・何のために出したかを、台帳などに書いておきます。
5. 本人に自作させない。本人が会社名・会社印を使って作ると、 出典: 刑法159条 の私文書偽造等に当たるおそれがあります（「必ず罪になる」という意味ではありません）。

日英併記版の使い方（対訳表）

日英併記版は、1枚の中に日本語と英語を並べた書式です。旅券番号は旅券（パスポート）に書かれている番号を、氏名のローマ字も旅券と同じ綴りにします。日付は「14 February 1995」のように、日・月（英語）・年の順で書いています。

Word・エクセル・PDFの選び方

• Word：1人分を作って印刷するとき。表の中に入力します。会社印・代表者印は、印刷した紙に押します（印影の画像は入れていません）。
• エクセル：シート「入力」の黄色の欄に入れると、シート「在職証明書」と「日英併記」に同じ内容が出て、そのまま印刷できます。会社名・所在地・代表者名は、一度入れておけば、社員を替えるたびに書き直さずに済みます。シート「入力例」に、入れ方の見本があります。
• 手書き用PDF：印刷して、黒いペンで書きます。日本語版の空欄です。
• PDF にして出すか、紙で出すか：提出先の指定に従います。電子の署名や押印が要るかどうかも、提出先で違います。

よくある質問

探している書式が見つからないときは、リクエストを送ってください。