支払通知書テンプレート（エクセル）

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支払通知書テンプレートのダウンロード（エクセル・PDF）

配っているファイルは4つです。計算はエクセルの数式で動きます。 手書きで出すなら、空欄のPDFを使います。

Word 版は作っていません。税率ごとの消費税・源泉徴収税額・差引支払額をエクセルの数式で出すためです。

支払通知書は、払う側が取引先に出す書類です。税務署に出す支払調書（報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書）とは別のもので、こちらは法定調書として翌年1月31日までに税務署へ提出します （ 出典: 国税庁 No.7431 (2026/10/3確認) ）。 従業員に渡す給与の明細は給与明細テンプレートを、取引先から受け取る側の書類は請求書（法人）テンプレートを使います。

エクセルのシート構成（7シート）

黄色のセルが入力、灰色のセルが数式です。計算はすべて通知一覧で行い、支払通知書シートはその1行を表示するだけにしてあります。同じ計算を2か所に書かないためです。

支払通知書の使い方（最初の1回と、毎月やること）

最初の1回

1. 「設定」シートに、自社の名前・住所・電話・担当者を入れます
2. 明細の金額を税抜で入れるか税込で入れるか、消費税の1円未満を切り捨て・四捨五入・切り上げのどれにするかを選びます
3. 確認の期限（発行日の何日後か）と、通知書の下に出す確認の文言を、取引先と決めた内容に合わせます。文言の【期限】の所に日付が入ります
4. 「支払先」シートに支払先を1行ずつ入れます。登録番号は「T」と13桁の数字です

毎月

1. 「通知一覧」に、通知No・支払先コード・発行日・対象期間・支払予定日を1行で入れます
2. 「支払明細」に、その通知Noで明細を1行ずつ入れます。受領日は、納品を受けた日か作業をしてもらった日です
3. 「支払通知書」シートの右側（印刷されない列）で通知Noを選び、印刷するか PDF にして送ります
4. 取引先から返事が来たら、通知一覧の「確認」を「済」にします。誤りの連絡なら「訂正あり」にして明細を直し、出し直します
5. 「月別集計」で、その月の源泉徴収税額の合計を見て、翌月10日までに納めます

翌月も同じファイルに行を足していきます。通知Noは1枚に1つで、同じ番号を入れると赤くなり、通知一覧に注意が出ます。

仕入明細書として使う条件（インボイス）

払う側が作った仕入明細書・支払通知書でも、決められた事項が書いてあり、相手方の確認を受けたものは、仕入税額控除のために保存する「請求書等」にあたります （ 出典: 消費税法30条9項3号 (2026/10/3確認) ）。 書く事項は消費税法施行令49条4項の6つで、このテンプレートでは次の欄にあたります （ 出典: 消費税法施行令49条4項 (2026/10/3確認) ・国税庁 インボイスQ&A 問87）。

5の支払対価の額は本来は税込の額ですが、国税庁のQ&A問89では、税率ごとの税抜の合計と消費税額等を書けば、その記載があるものとして扱うとされています （ 出典: 国税庁 インボイスQ&A 問89 (2026/10/3確認) ）。 設定を「税抜」にすると合計欄は「10%対象（税抜）」、「税込」にすると「10%対象（税込）」と出ます。

相手方の確認の取り方

国税庁のQ&A問86には、確認の方法の例として、通知書を送った後一定期間内に誤りの連絡がなければ記載のとおり確認があったものとする基本契約を結ぶこと、 通知書にその旨を書いて相手方の了承を得ることなどが挙がっています。「一定期間」は具体的な日数まで示すことは求めないが、取引先と認識を合わせておくこととされています （ 出典: 国税庁 インボイスQ&A 問86 (2026/10/3確認) ）。

このテンプレートでは、設定シートの「確認の文言」が通知書の下に出て、【期限】に発行日から設定した日数後の日付が入ります。 記入例は7日で、2026年10月5日発行の通知書は「この通知書の内容に誤りがある場合は、2026年10月12日までにご連絡ください。」になります。 文言を載せるだけで確認になるわけではありません。最初の取引の前に、この扱いでよいかを取引先に伝えて了承を得ておきます。

消費税は通知書1枚で税率ごとに1回だけ計算する

消費税は、通知書1枚ごとに10%と8%の明細をそれぞれ合計し、その合計に税率を掛けて1円未満を処理します。行ごとには処理しません （適格請求書は 出典: 消費税法施行令70条の10 (2026/10/3確認) 、仕入明細書は同49条4項6号）。

記入例のサンプル食品株式会社への通知書（N2609-04）は、8%の明細が3行・合計9,780円です。 合計に8%を掛けて切り捨てると782円、行ごとに切り捨ててから足すと781円で、1円ずれます。 10%の紙コップ996円の消費税は99円、支払額は11,657円です。

登録番号のない支払先

登録番号は記載事項に入っているので、登録番号のない支払先（免税事業者など）への支払通知書は仕入明細書にはなりません。 支払先シートの登録番号が空だと、通知一覧の「確かめること」に「登録番号なし（仕入明細書にならない）」と出ます。 適格請求書発行事業者以外からの仕入れには経過措置があり、控除できる割合は2026年10月1日から2028年9月30日までが仕入税額相当額の70%です。帳簿にその旨を書くなどの要件があります （ 出典: 国税庁 インボイスQ&A 問113 (2026/10/3確認) ）。

源泉徴収税額の計算（10.21%・100万円を超える部分は20.42%）

原稿料・デザイン料・講演料や、弁護士・税理士などの報酬を個人に払うときは、払う側が所得税と復興特別所得税を源泉徴収し、支払った月の翌月10日までに納めます （ 出典: 所得税法204条1項 (2026/10/3確認) ・ 出典: 国税庁 No.2795 (2026/10/3確認) ・ 出典: No.2798 (2026/10/3確認) ）。 税額は次の表で、1円未満は切り捨てます。

この表は国税庁 No.2795・No.2798 の「令和8年4月1日現在法令等」のものです。率と金額は設定シートのセルに入れてあり、式はそこを見ているので、変わったときは1か所を書き換えます。

税抜・税込のどちらに掛けるか

報酬の額に消費税等が含まれているときは、原則は消費税等を含めた金額が源泉徴収の対象です。 ただし請求書等で報酬の額と消費税等の額がはっきり分かれていれば、報酬の額だけを対象にしてもかまいません。インボイス制度が始まった後もこの扱いは変わりません （ 出典: 国税庁 No.2795 (2026/10/3確認) ）。 支払先シートの「源泉の対象額」で支払先ごとに選び、空欄なら原則の税込で計算します。

弁護士の通知書（N2609-05）には、立替えた申立手数料（収入印紙）13,000円が入っています。 弁護士などに支払う金銭でも、本来は支払者が国などに納めるはずの登録免許税・手数料などに充てるものと明らかなものは、源泉徴収をしなくてよいとされています （ 出典: 国税庁 No.2798 (2026/10/3確認) ）。 明細の「源泉」の列を「対象外」にすると、その行は源泉の対象額に入りません。

この式で計算できない支払

• 司法書士・土地家屋調査士・海事代理士の報酬、外交員の報酬など: 支払額から一定の額を引いてから10%を掛けるので、この式とは違います（ 出典: 所得税法205条2号 (2026/10/3確認) ）
• 法人への支払: 法人に払う報酬・料金で源泉徴収が要るのは、国税庁 No.2792 では馬主である法人に払う競馬の賞金です（ 出典: 国税庁 No.2792 (2026/10/3確認) ）。支払先シートで法人に「する」を選ぶと注意が出ます
• 給与を払っていない個人の支払者: 原稿料やデザイン料などは、給与等の源泉徴収をする義務のある者以外の個人が支払う場合、所得税法204条1項は適用されません（同条2項2号）

納付期限と納期の特例

月別集計シートの「納付期限（翌月10日）」は、日付をずらしていません。期限が日曜日・祝日・土曜日・12月29日〜31日に当たるときは、その翌日が期限です （ 出典: 国税通則法10条2項 (2026/10/3確認) ・ 出典: 同施行令2条2項 (2026/10/3確認) ）。 記入例で9月30日に払った分（源泉徴収税額3,063円）は、表では2026年10月10日ですが、10日は土曜日、11日は日曜日、12日はスポーツの日（10月の第2月曜日）なので、13日（火）までになります。 10月30日払いの分（162,931円）は2026年11月10日（火）です。

給与の支給人員が常時10人未満の会社などは、半年分をまとめて納める「納期の特例」を使えますが、対象は給与・退職手当と、税理士・弁護士・司法書士などの一定の報酬に限られます （ 出典: 国税庁 No.2505 (2026/10/3確認) ）。 原稿料や講演料などは納期の特例の対象になりません（ 出典: 国税庁 No.2795 (2026/10/3確認) ）。

振込手数料をどちらが負担するか

支払先シートで振込手数料を「差し引く」にすると、決めた額を差引支払額から引きます。「当社負担」なら引きません。 差し引いてよいのは、取引の前に合意があり、次の2つの法律の対象にならない取引です。

支払先シートの「フリーランス法」「取適法」が両方「対象外」でない支払先に「差し引く」を選ぶと、支払先シートと通知一覧の確かめることの欄に注意が出ます。 記入例の株式会社見本印刷は、どちらの法律の対象でもない取引で、差し引くことを基本契約で合意している、という設定です。 取適法の対象になるかは資本金などの条件で決まります。このページではその条件を確かめていないので、公正取引委員会の案内で確かめてください。

フリーランスへの支払期日（受領から60日以内）

フリーランス（特定受託事業者）に業務を委託した会社は、給付を受領した日から起算して60日の期間内で、できる限り短い期間内に支払期日を定め、その日までに払います （ 出典: 特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律4条 (2026/10/3確認) ）。 公正取引委員会のパンフレットでは、受領日を1日目として数え、「受領した後60日以内」を「受領した後2か月以内」として運用するので、毎月末日締め・翌月末日払いもできると説明されています （ 出典: 公取委 フリーランス法パンフレット (2026/10/3確認) ）。

支払明細シートの「60日（2か月）」の列は、受領日を1日目として支払予定日が60日を超え、しかも受領日の2か月後の同じ日以降になる明細に「超える」と出します。 記入例では、ライターから8月27日に受け取った原稿を10月30日に払う予定にしているので、65日目で「超える」が出ます。支払予定日を前に動かすか、8月分だけ先に払う通知を分けます。

• 再委託の例外（元委託の支払期日から30日以内）と、金融機関の休業日による2日以内の順延は、この列では見ていません
• 支払先シートでフリーランス法を「対象外」にした支払先には出しません。空欄・「未確認」の支払先には出します
• 契約のときに支払期日を明示する書面は、フリーランス新法対応の業務委託契約書で作れます

業務委託・外注費の支払明細書として使う（記入例の6枚）

書類の名前は設定シートで変えられるので、「支払明細書」「仕入明細書」としても出せます。 記入例は、架空の会社が9月分の外注費・仕入れを10月30日にまとめて払う場面です（8月分のデザイン料は9月30日払い）。

• 月末締めでまとめて払う外注先: 1か月の明細を1枚にまとめ、対象期間を「2026年9月分」のように書きます。施行令49条4項3号でも、一定の期間内の課税仕入れをまとめて書類を作るときは、その期間を書けばよいとされています
• デザイナー・ライター: 源泉徴収をする支払先です。登録番号のないライターの通知書には、確かめることの欄に注意が出ます
• 8%と10%が混ざる仕入れ: 来客用の飲み物と紙コップのように税率が混ざっても、1枚の通知書で税率ごとに合計が出ます
• 士業への報酬: 100万円を超える支払は、超えた部分が20.42%になります。立替えた印紙代などは明細の「源泉」を「対象外」にします

エクセルの支払通知書で回らなくなる境目

このテンプレートは、支払先が数十件、毎月の通知書が数十枚までの会社を想定しています。このファイルで言うと、次の場面で手作業が増えます。

目安として、この5つのうち2つ以上が毎月起きているなら、支払業務を仕組みにすることを考える時期です。この目安に統計の裏づけはなく、当サイトの経験則です。 そのときは、このファイルで決めた支払先の項目と計算の決まりが、次の仕組みを決めるときの土台になります。

使っている関数と、動作の確認

配布前に、次のことを確かめました（2026年10月3日）。

• 空欄・記入例・設定を変えた版（税込・四捨五入・切り上げ）・入力を書き換えた版・ランダムに埋めた版（支払先40・通知120・明細700）の計9通りを LibreOffice で再計算しました。エラー表示（#N/A・#REF!・#VALUE!・#DIV/0! など）のセルは0件です
• 自動で出るセルを、数式を使わずに Python で計算した値と突き合わせて、71,554項目で不一致0件
• 数式をわざと壊した5通り（8%の消費税・源泉の端数・60日の判定・源泉の対象外・振込手数料）は、5通りとも突き合わせで食い違いが出ました
• PDF は空欄1ページ・記入例5ページで、全ページ A4 に収まり、文字が印刷されることを画素で確認

確かめていないのは、Excel と Google スプレッドシートの実機で開いたときの表示です。

よくある質問

関連テンプレート

• 業務委託契約書テンプレート（報酬の額・支払期日・振込手数料の負担を、支払の前に決めておく）
• フリーランス新法対応の業務委託契約書（フリーランスに委託するときの取引条件の明示）
• 請求書（法人）テンプレート（取引先から請求書を受け取る形で払う場合）
• 給与明細テンプレート（従業員の給与の明細。外注費の支払通知書とは別）
• 資金繰り表テンプレート（月別集計の差引支払額を、支払の予定として写す）

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