- 顧客カルテのエクセル（9シート・顧客100件／対応履歴300件まで）を無料でダウンロードできる（会員登録不要）
- 対応履歴に1行足すだけで、最終対応日・対応回数・次回アクションが自動で変わる仕組み
- 架空5社・19件の記入例と、その計算結果（2026/10/1時点で期日超過2社）
- 見込み度の付け方の例、業種ごとに足す項目、個人情報保護法で確認しておく条文
- エクセルのカルテで回らなくなる境目（同時編集・件数・履歴の検索・担当の引き継ぎ・スマホ入力）
顧客カルテ エクセル テンプレートの中身（9シート）
顧客一覧に相手の情報を入れ、対応履歴に「いつ・誰が・何を話したか」を1行ずつ足していきます。 最終対応日や次回アクションは、対応履歴から数式が拾います。
| シート | 役割 |
|---|---|
| 顧客一覧 | 顧客ID・区分・会社名（氏名）・先方の担当者・電話・メール・自社担当・見込み度・備考を入れる。最終対応日・対応回数・次回アクション・次回アクション日・状況は自動 |
| 対応履歴 | 日付・顧客ID・自社担当・手段・内容・次回アクション・期日を入れる。1行が1回の対応。顧客名は自動 |
| 顧客カルテ | 顧客IDを選ぶと、基本情報と直近10件の対応履歴が出る。A4縦1枚で印刷できる |
| 次回アクション | 期日が近い順に並ぶ。期日超過は赤、3日以内は黄色 |
| 例_で始まる4シート | 上の4つを、架空5社・19件で埋めた記入例（基準日は2026/10/1に固定） |
| 使い方 | 手順・入力のルール・見込み度の付け方・個人情報の扱い |
黄色のセルが入力、灰色のセルが数式です。灰色は書き換えません。 記入例の4シートは、使い始めるときに削除して構いません。
使い方（最初の1回と、対応のたびにやること）
最初の1回
- 顧客一覧に、顧客ID・区分・会社名（氏名）・自社担当などを入れます。顧客IDは C001、C002 のように、重ならない文字列にします
- 入れるのは、連絡と対応に使う項目だけにします。使う予定のない生年月日や家族構成は入れません
対応のたび
- 対応履歴の空いている次の行に、日付・顧客ID（プルダウン）・自社担当・手段・内容を入れます
- 次にやることと期日を入れます。取引が終わった・断られたなど、次が無いときは空にします
- 顧客一覧の最終対応日・対応回数・次回アクション・状況が、自動で変わります
- 日付は日付として入れます（2026/10/1）。「10月1日」と文字で入れると集計に入らないため、入力時にエラーを出します
- 同じ日に同じ顧客を2回書いたときは、下の行を新しい対応として数えます
- 次回アクションは、顧客ごとに、いちばん新しい対応に書いたものが使われます。前の行の次回アクションを消す必要はありません
- 顧客カルテを印刷するときは、C3で顧客IDを選びます。印刷範囲はA4縦1枚に設定してあります
顧客管理表とカルテは何が違うか
管理表10種セットの顧客管理表は、1顧客が1行の一覧です。 連絡した内容は備考欄に書き足す作りなので、対応が増えるほど備考欄が長くなり、いつ何を話したかが読み取りにくくなります。
このカルテは、1顧客に対応履歴が1行ずつ積み上がります。 備考欄に書き足す代わりに、1回の対応を1行で書き、日付順に並べて読みます。 「前回いつ話したか」「そのとき何を頼まれたか」を、顧客ごとにたどれます。
| 顧客管理表（一覧） | 顧客カルテ（履歴） | |
|---|---|---|
| 1行の意味 | 1顧客 | 1回の対応 |
| 見たいもの | 今の状態（ランク・担当・連絡先） | 経過（いつ・誰が・何を話したか） |
| 向く場面 | 顧客の数が多く、状態を一覧で見たい | 担当者が替わっても、前の話をたどりたい |
顧客の一覧としては顧客管理表で足りることもあります。 引き継ぎや再訪のたびに「前回の話」を探しているなら、カルテの形が合います。
記入例で見る自動集計（5社・19件）
記入例は、架空の5社（法人3・個人2）に19件の対応を入れてあります。 基準日を2026/10/1にしたときの、顧客一覧の自動集計の結果は次のとおりです。
| 顧客 | 見込み度 | 対応回数 | 最終対応日 | 次回アクション | 期日 | 状況 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| C001 株式会社サンプル商事 | A | 6 | 2026/9/30 | 初回の納品日を調整して連絡する | 2026/10/5 | あと4日 |
| C002 サンプル建設株式会社 | B | 4 | 2026/9/12 | 電話でフォローする | 2026/9/25 | 期日超過 6日 |
| C003 株式会社サンプル工業 | B | 5 | 2026/9/29 | 検討結果を電話で確認する | 2026/9/30 | 期日超過 1日 |
| C004 サンプル 花子 | 取引中 | 3 | 2026/9/19 | 次回の来店予約を確認する | 2026/10/10 | あと9日 |
| C005 サンプル 一郎 | C | 1 | 2026/9/26 | 年内に一度連絡する | （なし） | 期日未定 |
- C002は、9/12に見積書を送ったあと、9/25に予定していたフォローの電話が6日遅れています。最終対応日から数えると19日たっています。誰も覚えていなくても、一覧で赤く出ます
- C001は、9/30に電話とメールの2件が入っています。下の行のメール（次回アクション10/5）が新しい対応として数えられ、電話の行の10/2は使われません
- C005は、次回アクションはあるが期日を決めていない例です。次回アクション一覧では、期日のある顧客の後ろに並びます
次回アクション一覧は、期日の近い順に C002、C003、C001、C004、C005 と並びます。 この5社の計算結果は、エクセルの数式とは別に、Pythonで数式を使わずに集計した値と全件一致することを確認しています。
カルテに何を書くか（書きすぎると続かない）
対応履歴で必ず入れるのは、日付・顧客ID・内容の3つと、次回アクションです。 手段や担当は、プルダウンで選ぶだけにしてあります。 1回の対応につき、内容は1〜2文にします。長く書く欄にすると、忙しい週から書かなくなります。
| 欄 | 後で役に立つ書き方 | 役に立たない書き方 |
|---|---|---|
| 内容 | 単価の見直しを頼まれた。月500点の前提で再見積 | 商談した。好感触 |
| 次回アクション | 再見積を持っていく（期日 8/5） | 連絡する |
| 手段 | 訪問・電話・メールなどから選ぶ | 自由に書く（集計できない） |
後から読む人が知りたいのは、相手が何を頼んだか、こちらが何を約束したか、次にいつ何をするかの3つです。 「好感触」のような感想は、書いた本人にしか読み取れません。
書かないほうがよいものもあります。
- 使う予定のない個人情報: 生年月日・家族構成・趣味など。持っているだけで管理する責任が増えます
- 相手への評価や憶測: 個人のお客さまは、自分についてのデータの開示を求められます（個人情報保護法第33条第1項）。本人に見せられない書き方は避けます
- パスワード・カード番号: 顧客カルテには入れません
見込み度の付け方（例）
見込み度は、担当者の手応えではなく、起きた事実で決めます。 担当者が替わっても同じ基準で付けられるためです。次の表は例なので、自社の基準に書き換えてください。
| 見込み度 | 付ける条件（事実で決める） | 次にやること |
|---|---|---|
| A | 見積を出した／決裁者に会った／予算か時期を聞けた、のどれかがある | 期日を決めて結果を確認する |
| B | 困りごとや要望は聞いたが、見積・予算・時期は未確認 | 見積や提案の段取りを決める |
| C | 問い合わせや名刺交換だけで、用件をまだ聞けていない | 用件を聞く連絡を入れる |
| D | 半年以上動きがない／連絡がつかない | 次回アクションを空にして一覧から外すか、年に1回の連絡だけにする |
| 取引中 | すでに取引がある（来店・再注文・更新の対応中） | 次の来店・更新の時期を入れる |
業種ごとに足す項目
業種別にファイルを分けず、この1本に足します。 項目が少ないうちは、備考欄や内容欄に「決裁者: 部長」のように書きます。 数えたい項目だけ、顧客一覧のQ列より右に列を足します。Q列より右は、どの数式からも参照されていません。
| 業種・場面 | 足す項目の例 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 法人営業（商社・製造・卸） | 決裁者・締め日と支払日・年間の取引額の目安・見積の有効期限 | 先方の担当者は氏名なので個人情報。名刺の情報だけにする |
| 建設・リフォーム | 現場の住所・工期・見積番号・契約日・保証の終了日 | 個人のお客さまの自宅住所は個人情報。現場ごとに持つ範囲を決める |
| 美容室・サロン・整体 | 来店の間隔・施術の内容・好みと避けたいこと | アレルギーや持病など健康に関する情報は、要配慮個人情報にあたることがある。取得には原則として本人の同意が要る（第20条第2項） |
| 学習塾・習い事 | 学年・入会日・面談日・保護者への連絡の履歴 | 連絡先は、必要な人にだけ見せる |
| 士業・コンサル | 案件番号・受任日・期限日・請求の状況 | 守秘義務のある職業は、それぞれの法律や規則の決まりも重なる |
| 不動産の仲介 | 希望のエリア・予算・内見日・次の物件提案の期日 | 家族構成や勤務先は、聞く必要のある範囲だけ |
医療機関の診療録は、記載する内容や保存が別の法令で決まっています。このテンプレートの対象外です。
個人情報の扱い（顧客カルテは個人情報のかたまり）
個人情報保護法は、個人情報データベース等を事業に使っている事業者に、人数にかかわらず適用されます （ 個人情報保護法第16条第2項 ）。 顧客一覧と対応履歴は、氏名や連絡先で探せる形にまとまっているため、これにあたります。 法人の顧客でも、先方の担当者の氏名は個人情報です。
| 決まり（条） | カルテでやること |
|---|---|
| 利用目的を特定する（第17条第1項） | 「見積・納品・アフターフォローのため」など、何に使うかを決める |
| 取得したら利用目的を通知か公表（第21条第1項）、書面で直接もらうときは明示（第2項） | あらかじめ自社サイトや店頭で公表しておけば、取得のたびの通知は要りません。申込書など本人が書いた書面を受け取るときは、その場で利用目的を示します |
| 安全管理措置（第23条） | ファイルにパスワードをかける／保存先を決める／メールに添付しない／バックアップを取る |
| 従業者の監督（第24条） | 見られる人を決める。退職や異動のときに権限を外す |
| 委託先の監督（第25条） | 入力代行や外部のシステム会社にファイルを渡すときは、渡す先を選び、扱い方を決める |
| 第三者提供の制限（第27条第1項） | 本人の同意なしに、他社へ渡さない（法令に基づく場合などの例外はある）。顧客の一覧を取引先に渡す前に、渡してよいか確認する |
| 要配慮個人情報（第2条第3項・第20条第2項） | 病歴など。取得には原則として本人の同意が要る |
| 正確性の確保・消去（第22条） | 使わなくなった情報は、遅滞なく消すよう努める |
個人情報保護委員会は、中小企業向けに、自己点検チェックリストや個人データ取扱要領の例を公開しています （ 個人情報保護委員会 法令・ガイドライン等 ）。 上の表は条文の見出しと要点です。自社の対応が足りているかは、事業の内容や扱う情報で変わります。 判断に迷うときは、委員会の資料か専門家に確認してください。
エクセルのカルテで回らなくなる境目
エクセルのカルテは、担当者が1人か2人で、顧客が数十社のうちは回ります。 回らなくなるのは、次の場面です。このファイルで言えば、次のとおりです。
| 場面 | このファイルで起きること |
|---|---|
| 同時編集 | Microsoft 365 と OneDrive／SharePoint に置くと、エクセルのブックを複数人で同時に編集できます（ Microsoft サポート ）。そうでない置き方（各自のパソコン・メール添付）では、コピーが人数分でき、どれが最新か分からなくなります。この配布ファイルを共同編集で使う確認は、していません |
| 件数 | 顧客100件・対応履歴300件までです。月20件の対応を記録する会社なら、300÷20で15か月で上限です |
| 履歴の検索 | 顧客カルテに出るのは直近10件です。1年前の約束を探すには、対応履歴を顧客IDで絞り込むか、内容欄を検索します |
| 担当の引き継ぎ | 1つのファイルの中で、担当者ごとに見せる顧客を分けることはできません。担当が替わると、他の担当の顧客も見える状態でファイルを渡すことになります |
| スマホ入力 | 顧客一覧は16列、対応履歴は11列と横に広い表です。スマホの画面では1行を見渡せません |
目安として、この5つのうち2つ以上が毎月のように起きているなら、エクセルの外に出ることを考える時期です。 この目安に統計の裏づけはなく、当サイトの経験則です。 そのときは、このカルテで決めた項目と、誰が何を記録し誰が見るかのルールが、次の仕組みを決めるときの土台になります。
使っている関数と、動作の確認
| 関数 | 使う場所 | 使えるバージョン |
|---|---|---|
| MAXIFS | 顧客ごとの最終対応日・最新の対応の特定 | Excel 2019・2021・2024・Microsoft 365（ Microsoft サポート ）、Google スプレッドシート（ Google ヘルプ ）。Excel 2016 以前は #NAME? |
| COUNTIF・INDEX・MATCH・SMALL・LARGE・IF・IFERROR・TODAY | 対応回数・カルテの表示・次回アクションの並べ替え・基準日 | どのバージョンでも動く標準関数 |
FILTER・XLOOKUP・SORT のような新しい関数は使っていません。 Excel 2016 以前で開くと、顧客一覧の右側の列（最終対応日・次回アクション・次回アクション日・状況）、次回アクション一覧、 顧客カルテの「対応の状況」欄が #NAME? になります。MAXIFS が無いバージョンだからです。 入力欄と、顧客カルテの基本情報・直近の対応履歴は表示されますが、最終対応日などの自動集計は使えません。
動作の確認は、次のようにしました（2026-09-30）。
- 顧客100件・対応履歴300件をランダムに埋めたファイルを5通り作り、LibreOffice で再計算しました
- 顧客一覧の5列（最終対応日・対応回数・次回アクション・次回アクション日・状況）を、Pythonで数式を使わずに集計した値と突き合わせました。5通り×100顧客×5列で、食い違いは0件です
- 次回アクション一覧の並び順と、顧客カルテの直近10件（10件を超える顧客を含む）も一致しました。エラー表示のセルは0件です
確認できていないのは、エクセル と Google スプレッドシートの実機で開いたときの表示です。
よくある質問
次回アクションが一覧に出てこないのはなぜですか？
顧客と対応履歴は何件まで入りますか？
Excel 2016 や Google スプレッドシートでも使えますか？
顧客の個人情報をエクセルで持つのは、法律上まずいですか？
1つの顧客を、複数の担当者が対応しても使えますか？
関連テンプレート
- 管理表エクセルテンプレート10種セット（顧客の一覧だけで足りるときは、こちらの顧客管理表）
- 売上管理表（受注した後の売上を記録するとき）
- 業務フロー図テンプレート（顧客対応の流れを、担当者ごとに整理するとき）
- 管理表テンプレート一覧
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-09-30 確認時点）。