発注リストテンプレート

このページの条文・通達の引用は、2026-10-09に公式ページから取得した原文です。法令・税制は変更される場合があります。

発注リストとは（発注書との違い）

発注リストは、複数の取引先への発注を、1行ずつ並べて、自社で状況を見るための一覧です。取引先に出す書面ではありません。取引先に出すのは発注書で、発注リストの「発注番号」の列に、発注書の番号を入れて、1対1でつなぎます。

ダウンロードの中身（5シート）

Excelは、使い方・発注リスト・取引先マスタ・集計・凡例の5シートです。

• 「発注リスト」シートの淡黄のセルに、発注が決まるたびに1行ずつ入力します。
• 「取引先名」「超過」の列と「集計」シートには、式が入っています。シートの保護はかけていないので、式のセルには入力しないでください。
• 取引先コードを入れると、「取引先マスタ」シートに登録した取引先名が自動で入ります。先に取引先マスタへ登録しておきます。
• ステータスは一覧から選びます。意味は「凡例」シートに書いてあります。
• 「基準日（手入力）」に日付を入れると、納品期日が基準日より前で、実際の納品日が空で、ステータスが完了でも保留でもない行の「超過」の列に「超過」と出ます。日付は自動では入りません。
• 金額は税抜で入れます。消費税額は、この表では出しません。税率ごとの消費税額は、発注書の側で出します。
• 表の見出し行にオートフィルタをかけてあります。担当者・ステータス・取引先で絞り込めます。
• 発注リストは100行です。足りないときは、途中の行を選んで右クリックし「コピーしたセルの挿入」で行を足します。集計の範囲も広がります。

発注リストの列（12列）

「入力」の列は淡黄のセルに入れます。「式」の列は、式が入っているので、入力しません。

ステータス（6つ）の意味

ステータスの列は、一覧から選びます。意味は「凡例」シートにも同じ文で書いてあります。

発注リストの使い方（発注から完了まで）

1件の発注を、「発注リスト」シートの1行で、最後まで追います。

1. 取引先を登録する：初めての取引先は、先に「取引先マスタ」シートに「取引先コード」と「取引先名」を入れます。
2. 発注が決まったら1行足す：「発注番号」・「取引先コード」・「品名・件名」・「発注金額（税抜）」・「納品期日」・「担当者」を入れ、ステータスを「未発注」にします。「取引先名」は自動で入ります。
3. 発注書を出したら：発注書の発注番号と同じ番号がこの行の「発注番号」に入っているかを確かめ、「発注日」を入れて、ステータスを「発注済」にします。
4. 相手が引き受けたら：ステータスを「納品待ち」にします。
5. 納品されたら：「実際の納品日」を入れ、中身を確かめたら、ステータスを「検収済」にします。「実際の納品日」を入れた行には、「超過」は出ません。
6. 支払いが終わったら：ステータスを「完了」にします。
7. 発注を止めたとき：ステータスを「保留」にします。「完了」と「保留」の行には、「超過」は出ません。

見直すときは、「基準日（手入力）」にその日の日付を入れて、「超過」の列とステータスの列をオートフィルタで絞り込みます。「集計」シートで、ステータスごとの件数と、ステータスが空か一覧にない行の数を見ると、入れ忘れが分かります。

納期を過ぎた発注を赤く表示する仕組み

「発注リスト」シートの上にある「基準日（手入力）」のセルに日付を入れると、次の3つがそろった行の「超過」の列に「超過」と出て、行全体が赤くなります。

• 納品期日が、基準日より前である
• 実際の納品日が、空である
• ステータスが、完了でも保留でもない

基準日が空のときは、何も出ません。基準日は自動では入りません。TODAY や NOW のように、開くたびに値が変わる関数は使っていません。前に印刷した表と、あとで開いた表が食い違わないようにするためです。見る日の日付を、手で入れてください。

取引先マスタ（8列）

「取引先マスタ」シートに、取引先を先に登録します。列は、取引先コード・取引先名・担当者名・電話番号・メールアドレス・登録番号（分かる場合）・支払条件・備考です。登録は50行までです。

「発注リスト」シートで取引先コードを入れると、「取引先マスタ」から同じコードの行を探して、取引先名が入ります（VLOOKUP）。コードが無いときは「未登録」と出ます。取引先名を毎回手で打たないので、「株式会社」と「（株）」のような書き分けが生まれません。

集計シートで見られること

「集計」シートは、次を数えます。

• ステータスごとの件数と、税抜の金額の合計（COUNTIF・SUMIF）
• ステータス全部の合計（SUM）
• 発注番号が入っている行の数（COUNTA）
• ステータスが空か、一覧にない行の数（発注の行数から、ステータス別の合計を引く）
• 「超過」の件数（COUNTIF）

取引先別や月別の集計は、このExcelには入っていません。必要なときは、Excelのピボットテーブルを、自分で作ってください。

使っている関数と、絞り込み

使っている関数は、AND・COUNTA・COUNTIF・IF・IFERROR・OR・SUM・SUMIF・VLOOKUPの9つです（配布するExcelの中身を、検査で数えています）。これ以外の関数は使っていません。

• 絞り込み：「発注リスト」シートと「取引先マスタ」シートの見出し行に、オートフィルタを付けてあります。担当者・ステータス・取引先で絞り込めます。
• 入力規則：ステータスは一覧から選びます。日付の列には日付、金額の列には0以上の数だけ入れられます。
• 行を足す：発注リストは100行です。足りないときは、途中の行を選んで右クリックし、「コピーしたセルの挿入」で足します。

取引先の登録番号を管理するとき

取引先マスタに「登録番号（分かる場合）」の列があります。入れなければならないという決まりは、確認できていません。国税庁のタックスアンサーは、適格請求書を、次のように説明しています（ 出典: 国税庁タックスアンサー No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）（適格請求書とは） (2026/10/9確認) ）。

売手が買手に対し正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段であり、一定の事項が記載された請求書や納品書その他これらに類するものをいいます。

なお、適格請求書は、税務署長の登録を受けた適格請求書発行事業者でなければ、交付することはできません。

出典： 出典: 国税庁タックスアンサー No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）（適格請求書とは） (2026/10/9確認) （[令和8年4月1日現在法令等]）

登録番号の確認は、請求書を受け取るときの作業です。この表は、番号を書き留める欄を持つだけで、番号が正しいかは確かめません。

書類の保存

発注リストそのものの保存期間を定めた条文は、確認できていません。発注書などの書類の保存については、次の条文があります。原文は、発注書テンプレートのページにあります。

• 取適法第7条と、取適法第7条の書類等の作成及び保存に関する規則第3条：書類の保存は「二年間」
• 法人税法施行規則第59条第1項：青色申告法人が取引の相手方から受け取った注文書などの保存は「七年間」
• 所得税法施行規則第63条第1項：青色申告の個人事業主は、注文書など（第3号）のうち現金預金取引等関係書類以外は「五年間」
• 電子帳簿保存法第7条：電子取引の取引情報の保存

この表を印刷して保存するか、Excelで保存するかは、会社の運用で決めます。このページでは、Excelの保存が電子帳簿保存法の要件を満たすかは、確かめていません。

関連テンプレート

• 発注書テンプレート：取引先に出す書面。取適法・フリーランス法の明示事項を、条文の原文つきで解説
• 稟議書テンプレート：高額発注の社内承認申請に
• 業務マニュアルテンプレート：発注業務のマニュアル化に
• 納品書テンプレート：発注後の納品確認書類に
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• 年間スケジュール表：発注計画・支払いスケジュールの年間管理に

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