報告書テンプレート Word版

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報告書の白紙と記入例（5パターン）

業務・作業・調査・トラブル・研修の5つの場面の白紙と記入例を、Word・PDFで配布しています。上のダウンロード欄から取れます。人物・会社・日付・数字は、すべて架空です（記入例の5件で、同じ人や会社は使っていません）。ご自身の仕事に書き換えて使ってください。会社に所定の様式があるときは、その様式を使います。

白紙には、表題と書き込む表だけが入っています。見出しや書き方の注意書きは印字していません。白紙の各ページの下には「template-free.jp」とだけ入っています。記入例のページの下には、このページのURLがあります。記入例の記入部分は赤字です。

まず「どの報告書か」を選ぶ

パターン1：業務報告書

日次・週次・月次など、一定の期間の業務をまとめて報告するときの型です。最初に結論を3行までで書き、実施内容、目標と実績、課題、次の対応の順に並べます。

この様式の項目：概要・実施内容・成果・課題と原因・次期間の対応・添付資料

仕事に合わせた書き換え

パターン2：作業報告書

保守・点検・制作・設置などの作業を終えたときに、依頼元へ出す型です。作業の内容を開始と終了の時刻つきで並べ、使った部材、結果、残った作業、立会者の確認までを1枚に収めます。

この様式の項目：作業内容・使用した部材・結果・確認したこと・残った作業・次回の予定・立会確認

作業に合わせた書き換え

パターン3：調査報告書

市場・競合・社内の状況などを調べた結果を、判断する人に渡すときの型です。調べて分かった「事実」と、そこからの見立てである「推測」を別の欄に分けます。調べきれなかったことも、最後の欄に書きます。

この様式の項目：調査の目的・調査の方法・結果の要約・データ・事実（調べて分かったこと）・推測（事実からの見立て）・提案・限界・追加で確認すること

調べる対象に合わせた書き換え

パターン4：トラブル報告書

ミス・クレーム・システムの障害などが起きたとき、社内の関係者に事実を伝えて記録に残す型です。経緯を時刻の順に並べ、原因は「事実」と「推測」を別の欄に分けます。対応と再発防止は、担当と期限を決めて書きます。

会社から、ミスや規則違反について始末書を出すよう求められたときは、パターン4ではなく始末書テンプレートを使います。取引先へのおわびと経過の報告を求められたときは、顛末書テンプレートの社外向けの書式があります。経緯をまとめるだけで足りるときは、このパターンで書けます。

この様式の項目：影響を受けた相手・範囲・経緯（時系列）・原因（事実）・原因（推測・確認中のこと）・対応の状況・再発防止・相手への連絡（いつ・誰に・何を）

起きたことに合わせた書き換え

パターン5：研修報告書

研修・セミナーを受けたあとに出す型です。「受講しました」で終わらず、学んだことを、いつから・何に・誰が使うかまで書きます。費用は、受講料・交通費・合計を分けて書きます。

この様式の項目：費用・内容の要点・学んだこと・業務への活用・所感・次のアクション・添付資料

研修の種類に合わせた書き換え

報告書の書き方（結論→事実→数字→次の対応）

報告書は、読む人が「次に何をするか」を決めるための書類です。このページの記入例5つは、次の5つのポイントに沿って書いています。

書く順番とポイント

1. 最初に、結論を1〜3行で書く。経緯は、結論のあとに並べる。
2. 事実（見た・調べた・起きたこと）と、推測（そこからの見立て）は、別の欄に分ける。
3. 数字は、件数・金額・時間で書く。「多い」「遅れた」だけにしない。
4. 次の対応は、内容・担当・期限の3つをそろえる。
5. 出す前に、日付・人名・金額・合計が、本文と表で合っているかを見直す。

書き出しの例文

最初の1〜2文で結論を言い切ります。次の例は、このページの記入例の書き出しです。

5W1Hで書く

報告書は 5W1H（When／Where／Who／What／Why／How） を押さえると、読む人が状況をつかみやすくなります。特にトラブルの報告は、1つでも欠けると判断に困るので、様式に欄として入れておくと、抜けにくくなります。

5つの様式の項目

場面ごとに、必要な項目を変えています。項目は、上の5つのパターンの白紙と同じです。

報告書のNG例と直し方

報告書・日報・週報・顛末書・始末書の違い

書類の使い分けは、次のとおりです。これは実務での一般的な使い分けで、法令上の定義ではありません。

パターン4（トラブル報告書）は、社内の関係者に事実を伝えて記録に残すための様式です。会社から始末書を求められたときは始末書の書式を、取引先へのおわびと経過の報告を求められたときは顛末書のページの社外向けの書式を使います。

事故・トラブルのときに、報告書だけで足りないもの

次の出来事は、法令で報告先が決まっています。このページの様式は社内の記録用で、これらの報告の代わりにはなりません。会社に所定の報告の様式があるときは、それも使います。

• 労働災害（労働者の死亡・休業）：労働安全衛生規則第97条第1項は、事業者は、労働者が労働災害その他就業中又は事業場内若しくはその附属建設物内における負傷、窒息又は急性中毒により死亡し、又は休業したときは、遅滞なく、電子情報処理組織を使用して、所定の事項を所轄労働基準監督署長に報告しなければならないと定めています。第2項は、休業の日数が4日に満たないときは、1月から3月まで、4月から6月まで、7月から9月まで、10月から12月までの期間における当該事実について、それぞれの期間における最後の月の翌月末日までに報告すると定めています（ 出典: e-Gov 労働安全衛生規則 第97条（労働者死傷病報告） (2026/10/13確認) ）。報告する事項は規則に決まっています。報告の方法や様式の細部は、厚生労働省の案内と所轄の労働基準監督署で確認してください（ 出典: 厚生労働省 主要様式ダウンロードコーナー（安全衛生関係主要様式・労働者死傷病報告） (2026/10/13確認) ）。
• 個人情報の漏えい：個人情報保護法第26条第1項は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会に報告しなければならないと定めています（他の事業者から取扱いの委託を受けていて、委託元に通知したときは除く）（ 出典: e-Gov 個人情報の保護に関する法律 第26条（漏えい等の報告等） (2026/10/13確認) ）。報告の対象になる事態や期限は、顛末書テンプレートのページにまとめています。
• 交通事故：道路交通法第72条第1項は、交通事故があったときは、運転者その他の乗務員（運転者等）は、直ちに運転を停止して、負傷者を救護し、道路における危険を防止する等必要な措置を講じなければならないと定めています。事故の日時・場所、死傷者の数、損壊した物の程度、講じた措置などを報告するのは運転者で（運転者が死傷してやむを得ないときは、その他の乗務員）、警察官が現場にいるときはその警察官に、いないときは直ちに最寄りの警察署（派出所・駐在所を含む）の警察官に報告します（ 出典: e-Gov 道路交通法 第72条（交通事故の場合の措置） (2026/10/13確認) ）。
• 介護施設の事故：専用の記録様式があります（介護事故報告書テンプレート）。

これらの報告をしたあとで、社内で経緯をまとめるときは、パターン4のトラブル報告書を使えます。

公務員・自治体の研修報告書（別様式）

出典: 地方公務員法第39条（研修） (2026/10/13確認) は「職員には、その勤務能率の発揮及び増進のために、研修を受ける機会が与えられなければならない」と定めています。 出典: 国家公務員法第70条の5（研修の根本基準） (2026/10/13確認) は、研修は、職員に現在就いている官職又は将来就くことが見込まれる官職の職務の遂行に必要な知識及び技能を習得させ、並びに職員の能力及び資質を向上させることを目的とするものでなければならないと定めています。

公務員・自治体の研修報告は、主催機関（人事院・自治大学校・市町村職員中央研修所など）や研修区分（新規採用・監督者・管理者など）を書く欄、所属長の確認欄など、民間企業の様式と違う項目があります。上のパターン5とは別に、この項目を入れた研修報告書の白紙を用意しました。当サイトで作った様式で、公的な様式ではありません。所属の自治体や省庁に決まった様式があるときは、そちらを使ってください。

Word・エクセル・PDFの使い分け

同じ報告書でも、用途と相手によって向くファイル形式が変わります。

このページの様式は、文章と小さな表で書くWordです。毎月の数字を集計する報告は、報告書テンプレート エクセル版を使ってください。

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よくある質問（FAQ）

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