- 稟議書テンプレートをWord・Excel・PDF形式で無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- 物品購入・採用・契約締結・システム導入・経費精算の6用途別テンプレが揃っている
- 差し戻しを防ぐ書き方のコツ・承認フロー設計・電子稟議（freee/マネフォ）対応がわかる
- 電子帳簿保存法に則った稟議書の電子保存方法がわかる
1. 稟議書とは何か（申請書・決裁書との違い）
稟議書（りんぎしょ）は「自身の権限では決められない事案について、文書を上位者に回覧して承認・決裁を得る書類」です（ マネーフォワード 2025年確認 ）。物品購入・採用・システム導入・契約締結など、一定金額以上または重要度の高い意思決定に使います。
| 書類名 | 目的 | 回覧範囲 | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| 稟議書 | 複数の承認者を経て最終決裁を得る | 係長→課長→部長→役員 | 物品購入・採用・契約・システム導入 |
| 申請書 | 特定の手続きを求める | 直属上司のみ | 休暇申請・経費精算・備品申請 |
| 決裁書 | 最終決裁者のみ署名を得る | 決裁者のみ | 役員レベルの大型案件 |
稟議書が必要になる主な場面
- 物品購入: PC・機械・家具等で社内規程の金額基準を超えるもの
- 採用・人事: 正社員・契約社員・アルバイトの採用、異動・昇給
- システム導入: クラウドSaaS・社内システムの新規契約・更新
- 契約締結: 業務委託契約・秘密保持契約・取引基本契約
- 経費支出: 交際費・出張費・広告宣伝費等の予算外支出
- 不動産・リース: 事務所賃貸・設備リース契約
2. 稟議書の必須記載項目（6項目）
稟議書に必ず記載すべき項目は以下の6つです。1つでも欠けると差し戻しの原因になります（ マネーフォワード ）。
| # | 項目 | 記載内容 | よくあるNG例 |
|---|---|---|---|
| 1 | 作成日・稟議番号 | 提出日（西暦 or 和暦は社内規程に従う）・連番管理番号 | 日付なし・番号なし（後で追跡不能） |
| 2 | 起案部署・申請者 | 所属部署名・氏名・役職（押印欄） | 氏名のみで部署不明 |
| 3 | 件名 | 何を・何のために・いくらで申請するかを一行で | 「機器購入について」（抽象的すぎ） |
| 4 | 稟議内容 | 目的・背景・課題・具体的内容・効果（数値込み） | 「必要です」のみで根拠なし |
| 5 | 添付書類 | 見積書・仕様書・契約書案・相見積比較表等 | 見積書1社のみ（比較なし） |
| 6 | 承認欄 | 決裁ルートの各承認者のサイン・押印欄 | 承認者欄が空白 |
3. 用途別テンプレート：6パターンの書き方ガイド
稟議書は申請内容によって書くべきポイントが変わります。以下の6パターン別に、差し戻しを防ぐための記載チェックポイントを解説します。
パターン1: 物品購入申請
最も頻度が高い稟議書です。相見積比較が命で、3社以上の見積書添付が承認率を高めます。
| 記載項目 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 現状課題 | 「既存PCは2018年導入。Zoom・大容量ファイル処理時に月平均2〜3時間のフリーズが発生」（数値化必須） |
| 申請内容詳細 | 品名・型番・メーカー・単価・数量・合計金額（税込）・調達先 |
| 代替案比較 | 候補A・B・Cの価格・保証・サポート体制を表形式で比較 |
| 効果・ROI | 「導入後は月2〜3時間×15名 = 年間360〜540時間の損失解消見込み」 |
| 添付書類 | 見積書3社分・仕様書・カタログ |
パターン2: 採用・人事申請
なぜ今採用が必要か（欠員/増員/新設）を明示することが承認の鍵です。増員申請は既存業務の工数データを添付すると説得力が増します。
- 採用区分: 正社員 / 契約社員 / アルバイト・パート / 業務委託 / 派遣
- 募集職種・配属部署・採用人数・入社予定日
- 年収・時給目安（予算超過を避けるため必須）
- 採用理由: 「退職による欠員1名補充」「新規事業○○立ち上げにつき専任1名増員」
- 選考フロー: 書類→一次面接（現場）→二次面接（役員）→採用決定
パターン3: システム導入申請
システム申請ではセキュリティ審査・電子帳簿保存法対応・個人情報取扱の3点を必ず記載します。情シス担当の事前確認を済ませてから稟議書を提出しましょう。
- システム名・提供会社・導入区分（新規/更新/追加ライセンス）
- 初期費用・月額/年額費用・ライセンス数
- 現状課題と想定効果（定量・定性）
- セキュリティ審査状況（情シス確認済 / 審査中）
- 個人情報取扱の有無（ありの場合はDPA締結要否）
- 電帳法対応: 電子取引データとして保存する場合は改ざん防止措置・検索機能の確保が必要（ 国税庁 電帳法一問一答 ）
パターン4: 経費支出申請
交際費・広告宣伝費・外部委託費など予算外の支出に使います。費用科目・消費税区分を正確に記載することで経理処理がスムーズになります。
| 費用科目 | 消費税区分 | 記載のポイント |
|---|---|---|
| 交際費 | 課税10% | 相手先（会社名・役職・氏名）・目的・人数・1人あたり金額 |
| 広告宣伝費 | 課税10% | 媒体名・掲載期間・想定リーチ数・目標CV |
| 外部委託費 | 課税10% | 委託先・業務内容・契約期間・成果物 |
| 出張旅費 | 課税10%（国内） | 訪問先・目的・日程・経費明細 |
パターン5: 契約締結申請
契約稟議では法務確認・競業避止・知的財産・解約条件の記載が必須です。特に業務委託契約・NDAは弁護士チェックを経た契約書案を添付することで承認率が上がります。
- 契約先（会社名・代表者・担当者）
- 契約種別: 業務委託 / NDA / 売買 / 賃貸借 / 保守サポート
- 契約金額・支払条件（一括/分割/月払い）
- 自動更新の有無・解約条件・違約金
- 知的財産（著作権・特許）の取扱い
- 個人情報の取扱いとDPA締結要否
パターン6: 不動産・リース申請
事務所移転・設備リースなど高額・長期の案件に使います。総支払額（初期費用＋月額×期間）と原状回復費用を明記するのがポイントです。
- 物件所在地・面積・用途
- 月額賃料・共益費・初期費用（敷金・礼金・仲介手数料）
- 契約期間・更新条件・解約予告期間
- 原状回復費用の見積り（退去コストも含めた総額試算）
4. 稟議書が承認される書き方5原則（差し戻し防止）
稟議書の差し戻し原因は「情報不足」「根拠の弱さ」「感情的な表現」の3つに集約されます。以下の5原則を守れば承認率が大幅に向上します。
- 課題を数値で示す（定量化の原則）
「業務が非効率」ではなく「月平均◯時間の損失 × ◯名 = 年間◯時間・換算コスト◯万円」のように定量化します。承認者は「費用対効果」で判断するため、数字のない稟議書は即差し戻しになります。 - 代替案を並べて比較する（比較の原則）
「A案のみ」ではなく「A案（推奨）・B案・C案」を表形式で比較し、推奨案の選定理由を明記します。相見積書は最低3社添付が慣例です。 - リスクとデメリットも正直に書く（透明性の原則）
良い面だけを書くと承認者の信頼を損ないます。「デメリット: 初期費用が高い / リスク: 移行コストが発生する」等を記載し、対処策を添えることで信頼性が上がります。 - 事前に承認者へ根回しをする（根回しの原則）
稟議書提出前に直属上司・キーパーソンに口頭で事前説明します。初めて見る内容は慎重に判断されるため、稟議書は「正式な記録化」の役割が強く、実質的な検討は根回し段階で済ませておくのが理想です。 - 件名に「何を・いくら・なぜ」を盛り込む（件名の原則）
「ノートPC15台購入稟議（¥1,650,000・業務効率化）」のように、件名だけで内容が把握できるようにします。役員クラスは件名だけで承認・保留を判断することもあるため、最も重要な情報を冒頭に置きます。
5. 承認フロー設計ガイド（職位別・金額別の基準）
稟議書の承認フローは会社の「稟議規程（決裁規程）」で定めるのが原則です。中小企業では規程が整備されていないケースも多いため、以下を参考に設計してください。
金額別の承認者基準（一般的な目安）
| 申請金額 | 最終決裁者 | 備考 |
|---|---|---|
| 〜¥50,000未満 | 係長・主任 | 簡易稟議書でOK |
| ¥50,000〜¥500,000未満 | 課長 | 相見積書2社以上推奨 |
| ¥500,000〜¥5,000,000未満 | 部長 | 相見積書3社以上必須 |
| ¥5,000,000〜¥30,000,000未満 | 専務・常務 | 弁護士・法務確認推奨 |
| ¥30,000,000以上 | 代表取締役社長・取締役会 | 取締役会決議が必要な場合あり（会社法） |
承認フローのパターン3種
- 順次承認（直列型）: 担当者 → 係長 → 課長 → 部長 → 役員の順に1人ずつ承認。確認が丁寧だが時間がかかる
- 同時承認（並列型）: 複数承認者へ同時に回覧し、全員の承認で決裁。スピード重視・緊急案件向け
- 条件分岐型: 金額・申請種別によって承認ルートが自動変更される。電子ワークフローシステムで実現
6. 電子稟議・ワークフローシステム導入ガイド
紙の稟議書の課題（印刷・回覧・保管コスト・リモートワーク時の停滞）を解消するには電子ワークフローシステムへの移行が有効です。freeeの調査では電子化により承認リードタイムが平均60〜80%短縮されたとされています（ freee プレスリリース ）。
主要ワークフローシステム比較
| サービス | 特徴 | 料金目安 | 電帳法対応 |
|---|---|---|---|
| freee会計 | 会計・経費・稟議が一体。購買申請・各種申請ワークフロー内蔵 | ¥3,480〜/月（アドバンス以上） | ○ |
| マネーフォワード | 経費精算・請求書・稟議を横断管理。MF経費と連動 | ¥2,980〜/月 | ○ |
| Styleflow | 稟議書・各種申請特化。条件分岐承認フロー・外部連携 | ¥30,000〜/月 | ○ |
| 楽楽精算 | 経費精算特化。交通費・出張費・稟議の一元管理 | ¥30,000〜/月 | ○ |
| Notionワークフロー | 無料から使えるDB型。テンプレート自作で稟議書管理可能 | 無料〜$15/人/月 | △（設定次第） |
※料金は2026年5月時点の参考値です。最新情報は各サービスの公式サイトでご確認ください。
電子帳簿保存法（電帳法）との関係
稟議書を電子ファイルで作成・保存する場合、国税関係書類に該当するものは電帳法の要件を満たした保存が必要です（ 国税庁 電帳法一問一答 ）。
- 対象となる稟議書: 契約締結・仕入・売上等の取引に関する意思決定プロセスに該当するもの
- 必要な対応: ①タイムスタンプまたは訂正削除履歴機能 ②日付・金額・取引先での検索機能 ③システム概要書の備付け
- 簡便化措置: 小規模事業者はタイムスタンプなしで保存可能な場合あり（事務処理規程の整備が条件）
7. 稟議書の保管・管理（電子・紙の保管基準）
稟議書の保管期間を定める法律はありません。ただし、稟議内容が会社の意思決定の証跡となるため、以下の基準を参考に保管期間を設定してください。
| 稟議種別 | 推奨保管期間 | 根拠・理由 |
|---|---|---|
| 物品購入 | 資産廃棄まで + 3年 | 固定資産の減価償却期間中は保管が望ましい |
| 採用・人事 | 退職後5年以上 | 労働関係書類は退職後3年（労基法109条）。意思決定証跡として5年推奨 |
| 契約締結 | 契約終了後10年 | 会社法では計算書類等を10年保存（会社法435条） |
| システム導入 | サービス終了後3年以上 | データ移行・セキュリティ事故対応の証跡として |
| 高額案件（¥5M以上） | 永年保存 | 経営判断の記録。株主代表訴訟等のリスクに備え |
電子保存の場合はファイル名に「日付_部署_件名_稟議番号」の命名規則を設け、フォルダ構成（年度別→部署別→申請種別）で整理することを推奨します（ マネーフォワード ）。
稟議書の消費税額を自動計算
物品購入・システム導入稟議書の申請金額に含まれる消費税額を自動計算できます。税別・税込の確認や内消費税の計算に便利です。
消費税を計算する高額備品の減価償却費を計算
PC・機械・車両など¥100,000以上の資産を稟議書で申請する際、定額法・定率法での年間減価償却費を自動計算できます。費用試算に活用してください。
減価償却費を計算する8. 稟議書を使った社内ルール整備（テンプレート運用のポイント）
テンプレートを用意するだけでなく、「誰が・いつ・どのような稟議書を提出するか」を社内規程として明文化することで、テンプレートが真に機能します。稟議規程（決裁規程）の作成を推奨します。
稟議規程に盛り込むべき5要素
- 適用範囲: 対象となる取引・行為の種類と金額基準
- 決裁権限一覧表: 金額帯ごとの最終決裁者（職位）
- 稟議書の提出先・回覧順序: 直属上司からスタートするルートの明記
- 審査期間の目標値: 「課長は受領から2営業日以内に判断」等のSLA設定
- 保管方法・保管期間: 電子/紙の保管場所・命名規則・廃棄手順
稟議書運用のよくある失敗とその対策
| よくある失敗 | 対策 |
|---|---|
| 稟議書が承認者の手元で止まる | 承認期限（SLA）を規程に明記 + リマインド通知の仕組み |
| 承認後に内容が変わる（契約内容の変更等） | 変更事項は差分の追加稟議書を必ず提出するルール |
| 稟議書なしで発注してしまう（事後申請） | 購買部門が「稟議番号なし = 発注不可」のルールを徹底 |
| テンプレートが部署ごとにバラバラ | 本サイトのテンプレートを社内標準として採用し共有フォルダに配置 |
よくある質問
稟議書と申請書・決裁書の違いは何ですか？
稟議書は必ずしも書面（紙）で出す必要がありますか？
稟議書の保管期間は何年ですか？
稟議書が差し戻されないためのコツは？
「稟議書」と「ringi-sho」はどう読みますか？
稟議書の件名はどう書けばいいですか？
少額の場合も稟議書は必要ですか？
電子稟議システムと紙の稟議書、どちらが良いですか？
稟議書に添付すべき書類は何ですか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-05-27 確認時点）。