入社時提出書類チェックリスト

Template Preview

入社時に何を集めればよいか（一覧）

入社時に従業員から集める書類は、根拠となる法令が税法・年金制度・雇用保険とバラバラで、それぞれ提出期限も異なります。まずは一覧で全体像を確認してください。

マイナンバー・基礎年金番号を集める理由

個人番号（マイナンバー）は、給与所得の源泉徴収票や雇用保険・社会保険の各種届出に記載する法令上の利用目的があるため収集します。基礎年金番号は、厚生年金保険の被保険者資格取得届に記載するために必要です。2022年4月1日以降、国民年金手帳の新規発行は終了し、新たに年金制度に加入する方には「基礎年金番号通知書」が発行されています。既に年金手帳をお持ちの方は、引き続きその年金手帳を確認書類として使用できます。

扶養控除等申告書を出してもらわないと何が起きるか

出典: 所得税法第194条1項 は「国内において給与等の支払を受ける居住者は……毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日までに……申告書を……提出しなければならない」と定めています。この申告書（給与所得者の扶養控除等申告書）が提出されないまま給与を支払うと、源泉徴収税額表の「乙欄」（甲欄より高い税率）が適用され、従業員の手取り額が想定より少なくなります。入社初日に案内し、初回給与の支払日前日までに必ず回収してください。

中途入社者は前職の源泉徴収票も必要

年の中途で入社した従業員については、前職分の給与と自社支払分の給与を合算して年末調整を行う必要があります（ 出典: 所得税法第190条 ）。前職の源泉徴収票が提出されないと年末調整ができず、従業員本人が確定申告をしなければならなくなる場合があります。年末調整の時期に慌てないよう、入社時のオリエンテーションで提出を案内しておくことをおすすめします。

Excel版の使い方（提出進捗率の自動集計）

本テンプレートのExcel版は、各書類の状況欄を「未・済・対象外」からプルダウンで選択できます。「対象外」を選んだ項目は自動的に集計の分母から除外され、実際に提出が必要な件数のうち何件が完了したかを進捗率（%）として自動表示します。複数の新入社員を並行して管理する場合は、シートをコピーして人数分用意すると便利です。