- 出張報告書のエクセル（4シート）・Word・印刷用PDFを無料でダウンロードできる（会員登録不要）
- 既存の報告書テンプレート・旅費規程の出張旅費精算書・経費精算書との違いと使い分け
- 概要・日程表・面談記録・成果と所感・次の対応の書き方と、架空の3日間の出張の記入例
- 経費を出張旅費精算書と経費精算書に振り分ける仕組みと、その式（SUMIFS・INDEX と MATCH）
- 工場見学・視察と展示会の出張で、書く中身をどう変えるか
出張報告書テンプレートのダウンロード（エクセル・Word・PDF）
配っているファイルは5つです。経費の計算までまとめるならエクセル、手で書き込むなら印刷用PDFを使います。
| ファイル | 中身 | 使う場面 |
|---|---|---|
| エクセル（空欄） | 使い方・出張報告書・経費明細・精算書への転記の4シート | パソコンで書いて、経費の振り分けまで済ませる |
| エクセル（記入例） | 架空の会社の、大阪・京都への3日間の出張を入れた版 | どこに何が出るかを先に見る |
| Word（空欄） | エクセルと同じ欄・同じ順番の出張報告書（計算はしない） | 文章を長く書く・社内の様式に合わせて直す |
| 印刷用PDF（空欄） | Word 版を印刷した状態（A4縦4ページ） | 印刷して手書きで書く |
| 記入例PDF | エクセルの記入例と同じ出張を Word の様式に書いた版（4ページ） | 書き方の見本として手元に置く |
Word 版は計算をしないので、経費の合計と精算書に写す額は手で書きます。 空欄の Word 版と印刷用PDFの経費の欄は20行で、エクセルの経費明細と同じ行数です。
既存の報告書・精算書テンプレートとの違い
当サイトには、出張のときに使える書式がほかにもあります。このページの書式は、2日以上かけて何社かを回る出張のための専用版です。
| テンプレート | 出張について入っているもの | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| 報告書テンプレート Word | 5種類同梱の1つとして、出張報告書の見出し（出張期間・訪問内容・合意事項・次回アクション・経費精算・所感）と業種別の記入例。経費は「別表で添付」 | 1か所への訪問を、文章でまとめる |
| 報告書テンプレート エクセル | 売上・KPI など数値を集計する報告書 | 数字の推移を報告する（出張の報告には向かない） |
| 旅費規程テンプレート | 日当・宿泊料の基準額表と、日付ごとに交通費・宿泊料・日当を書く出張旅費精算書 | 旅費の決まりを作る・旅費を精算する |
| 経費精算書テンプレート | 1件ずつ日付・支払先・勘定科目・金額を書く精算書 | 立替えた経費を精算する |
| このページ | 日程表（10行）・面談記録（3件）・経費明細（20行）・精算書への転記・次の対応（担当・期限） | 複数日・複数の訪問先の出張を、1つのファイルで報告する |
報告書テンプレート Word の出張報告書は、経費を「別表で添付」としています。 このページのエクセルは、その別表にあたる経費明細を持ち、精算書に写す額まで出します。
エクセルのシート構成（4シート）
| シート | 中身 | 印刷 |
|---|---|---|
| 使い方 | 書く順番、経費と精算書の関係、面談を足す方法、使っている関数 | A4横 |
| 出張報告書 | 1枚目: 提出日・提出先・所属・氏名・確認と承認の欄、出張の概要、日程表（10行）、成果・所感、経費の集計。2枚目: 面談・訪問の記録（3件）、次の対応（6行） | A4縦2枚（90%） |
| 経費明細 | 日付・区分・内容・支払先・金額・支払方法・領収書・備考（20行）。転記先と精算する額は自動 | A4横1枚 |
| 精算書への転記 | 区分ごとの集計、出張旅費精算書に写す額（日付ごと）、経費精算書に写す明細（8行）、確認の6項目 | A4縦1枚 |
黄色のセルが入力するところ、灰色のセルは式で自動で出るところです。 入力するのは「出張報告書」と「経費明細」の2シートだけで、「精算書への転記」は見るだけのシートです。
出張報告書の書き方（項目ごとの記入例）
記入例は、架空の会社の営業担当が、大阪・京都へ3日間（2泊）出張した設定です。 既存の取引先への新製品の説明、新規の見込み先の工場見学、物流の委託先との相談の3件の面談があります。
| 項目 | 書くこと | 記入例 |
|---|---|---|
| 件名 | どこへ何をしに行ったかが1行で分かるように | 関西の取引先訪問（新製品の説明・工場見学・配送条件の相談） |
| 出張期間 | 開始日と終了日。日数は自動で出る | 2026/10/20(火)〜2026/10/22(木) → 3日間（2泊） |
| 目的 | 訪問先ごとに「何を聞く・何を決める」 | 既存の取引先（見本電機）に新製品 S-200 を説明し、採用の時期を聞く。ほか2件 |
| 日程表 | 移動も含めて1行ずつ。面談をした行に面談No. | 10/20(火) 11:00〜12:30 見本電機株式会社 大阪支店 新製品 S-200 の説明・面談 面談No.1 |
| 面談記録 | 話した内容・決まったこと・先方からの要望を分けて書く | 決まったこと: 10/27 までに S-200 の見積書（20台・40台の2案）と仕様書を送る |
| 次の対応 | やること・担当・期限・状況。面談No. で面談記録とつなぐ | サンプル物流の料金表を見て、配送の見直し案を作る 見本 一郎 11/6 未着手 面談No.3 |
面談記録は、「話した内容」と「決まったこと」を分けて書きます。 読む側の上長が知りたいのは、まず決まったことと、先方から頼まれたことです。 話した内容は、決まったことの理由が分かる程度に短くします。
成果・所感・課題の書き分け
- 成果: 出張で前に進んだことを、訪問先ごとに1行で。数があれば数で書きます。記入例は「見本電機: S-200 の試用機の評価に進むことになった（来年4月のライン更新で20〜40台の見込み）」
- 所感: 現地で見て分かったことと、それを次にどう使うか。記入例は「見本電機・サンプル精工とも、計量の結果を紙に書いてから入力し直す手間に困っていた」から、他の取引先にも同じ提案ができる、とつなげています
- 課題・相談したいこと: 自分だけでは決められないこと。記入例は「サンプル精工の『納期2週間』に今の在庫で応えられるか。10/26 に製造部長に相談したい」
「勉強になった」「有意義だった」だけの所感は、読む側が次に何をすればよいか分かりません。 見たこと・聞いたことを1つ挙げて、自社の何に当てはまるかまで書きます。
エクセルでの使い方の手順と、経費の振り分け
- 「出張報告書」シートの上から、提出日・提出先・所属・氏名と、出張の概要を入れます。出張期間を入れると「3日間（2泊）」のように日数が出ます
- 日程表に、日付・開始・終了・行き先・内容を1行ずつ入れます。面談をした行には、面談No.（1・2・3）を入れます
- 2枚目の面談記録は、面談No. に番号があると、日程表のその行の日時と訪問先が出ます。先方の出席者・話した内容・決まったこと・要望を書きます
- 「経費明細」に、経費を1件1行で入れます（宿泊費は1泊1行）。区分と支払方法は一覧から選びます
- 次の対応に、やること・担当・期限・状況を入れます。期限を過ぎて「完了」になっていない行は、期限の欄が赤くなります
- 「精算書への転記」を見て、出張旅費精算書と経費精算書に写します。確認の欄が0件でないものは、写す前に見直します
経費は、区分と支払方法の組み合わせで、写す先が決まります。 交通費・宿泊費・日当は出張旅費精算書、会議費・接待交際費・その他は経費精算書です。 会社カードや会社手配（請求書払い）で払ったものは、社員への精算がないので、どちらにも写しません。
経費明細の「転記先」の列には、次の式が入っています（6行目の例）。
=IF($G6="","",IF($D6="","※区分を選ぶ",IF($H6="","※支払方法を選ぶ",IF(OR($H6="会社カード",$H6="会社手配（請求書払い）"),"－（会社払い）",IF(OR($D6="交通費",$D6="宿泊費",$D6="日当"),"出張旅費精算書","経費精算書")))))- 精算する額: 会社払いなら0、立替と日当は金額そのまま。区分か支払方法が空の行は空欄のままで、確認の欄に件数が出ます
- 日付ごとの表: 「精算書への転記」の出張旅費精算書の表は、SUMIFS で「その日付」かつ「その区分」の精算する額を足しています。出張期間の初日から10日分です
- 経費精算書の明細: 経費精算書へ写す行に、経費明細の N列で1から番号を振り、INDEX と MATCH で番号順に取り出しています（8行まで）
- 面談の日時と訪問先: 面談No. を日程表の面談No. の列から MATCH で探し、その行の日付・開始・終了・行き先を INDEX で取り出しています
「精算書への転記」の確認の欄に出るものは、次の6つです。
| 確認の項目 | 記入例の結果 | 0件でないとき |
|---|---|---|
| 領収書がない明細（ICカードの履歴で代えるものを含む） | 4件 | 代わりに添付するものを備考に書く |
| 宿泊費の上限を超えた明細 | 0件 | 上長の承認があるかを確かめる（上限を入れたときだけ数える） |
| 日当の合計（規程の額×日数と比べる） | 規程 6,000円／明細 6,000円（一致） | 日当の行の数と額を見直す |
| 出張期間の外の日付の明細 | 0件 | 日付の打ち間違いか、出張の前後の経費か |
| 区分か支払方法が空の明細 | 0件 | 空の欄を選ぶ（精算する額に入らない） |
| 表に入りきらない分 | なし | 経費精算書の明細が8件を超えた・出張が11日以上のとき、経費明細から直接写す |
当サイトでは、配布前に次のことを確かめました（2026年10月3日）。
- 空欄・記入例のファイルと、入力を書き換えた7通りのファイル（金額・区分・支払方法の変更、期間外の日付、区分の入れ忘れ、明細の超過、日帰り、12日間、期間なし、面談No. の付け替え）を LibreOffice で再計算し、エラー表示のセルが0件
- 転記先・精算する額・区分ごとと日付ごとの合計・経費精算書の明細・確認の6項目・面談の日時と訪問先を、数式を使わずに計算した値と突き合わせて、906項目で不一致0件
- 面談記録の2件目・3件目の式が、1件目の式の行だけをずらした形になっていること（コピーで面談を足せる作り）
出張報告書のシートは、1枚目と2枚目の境目を決めてあるので、拡大縮小を90%に固定しています。 Microsoft のサポートページによると、拡大縮小を「ページ数に合わせる」設定にすると、手で入れた改ページが効かなくなります （ Microsoft サポート 改ページ ）。 書く量が多くて2枚に収まらないときは、行の高さを広げてから、拡大縮小の % を下げます。
日当・宿泊費の額は入っていません。所得税で非課税になる出張の旅費は「通常必要と認められるもの」です （ 国税庁 タックスアンサー No.2508 ）。 その判定で勘案することは所得税基本通達9-3にあり（ 所得税基本通達9-3 ）、 規程の作り方と基準額表は 旅費規程テンプレート で扱っています。
工場見学・視察と展示会の出張報告書
同じ様式でも、出張の種類で書く中身の重みが変わります。場面ごとの検索で数が出たのは、工場見学（視察）と展示会でした。
工場見学・視察
- 面談記録の「話した内容」: 見た工程・設備と、そこで聞いた数字を書きます。記入例は「検査工程で計量の結果を手で書き、あとで入力し直していて、1日1時間ほどかかっている」
- 当方の出席者: 技術の担当者が同行したら名前を書きます。同行者の欄には、どの日だけ同行したかを書きます（記入例「※10/21 の工場見学のみ」）
- 所感: 現地で見ないと分からなかったことを1つ書きます。現物を撮って添付するなら、何を撮ったかを本文に書いておきます
展示会
- 日程表: 回ったブースを1行ずつ書きます。10行で足りないときは、主なブースだけにして、残りは成果の欄に社名を並べます
- 面談記録: 名刺交換のあと、続けて話す相手だけに面談No. を付けて記録します。3件を超えるときは、面談記録の1件分をコピーして足します
- 次の対応: お礼のメール・資料の送付・見積の依頼を、担当と期限つきで並べます。期限を過ぎると赤くなるので、出張のあとの追いかけ漏れに気づけます
よくある質問
日当や宿泊費の額は、いくらにすればよいですか？
出張報告書と精算書は、1つのファイルで出せますか？
面談が4件以上あるときは、どうしますか？
領収書が無い交通費は、どう書きますか？
Excel 2016 や Google スプレッドシートでも使えますか？
関連テンプレート
- 旅費規程テンプレート（日当・宿泊料の基準を決める。出張旅費精算書つき）
- 経費精算書テンプレート（会議費・接待交際費などを精算する）
- 報告書テンプレート Word（業務・出張・調査・トラブル・研修の5種類同梱）
- 報告書テンプレート エクセル（売上・KPI など数字の報告）
- 議事録テンプレート（出張先での会議を、出席者全員に回す記録にするとき）
- 週報テンプレート（出張のあった週の報告に）
- 業務文書テンプレート一覧
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-10-03 確認時点）。