- 不採用通知書・応募者管理台帳をWord・Excel・PDFで無料ダウンロードできる
- 応募書類（個人データ）の取扱いに関わる個人情報保護法22条・23条の内容
- 応募書類の返却・破棄の実務上の目安と、破棄記録の残し方
- 応募者管理Excel（選考結果・返却/破棄予定日・破棄記録）の使い方
不採用通知書・応募者管理台帳に法律上の作成義務はあるか
不採用通知書の交付や、応募者管理台帳の作成そのものを直接義務づける法令は確認できていません。ただし、応募書類には氏名・住所・経歴等の個人データが含まれるため、その取扱いには 個人情報の保護に関する法律 が関係します。
個人情報保護法上の2つの義務（22条・23条）
個人データの取扱いに関しては、義務の強さが異なる2つの条文があります。
| 条文 | 内容 | 義務の強さ |
|---|---|---|
| 個人情報保護法22条 | 利用する必要がなくなった個人データの遅滞ない消去 | 努力義務（〜するよう努めなければならない） |
| 個人情報保護法23条 | 個人データの漏えい・滅失・毀損の防止その他の安全管理措置 | 義務（〜講じなければならない） |
つまり「保管し続けてよいか」は努力義務の問題ですが、「保管する以上は安全に管理する」ことは明確な義務です。不採用者の応募書類を残す場合も、施錠保管やアクセス制限などの安全管理措置が必要になります。
応募書類の返却・破棄の実務目安
「いつまでに廃棄しなければならない」という一律の年数を定めた法令はありません。実務上は、不採用通知から問い合わせ対応に必要な一定期間（1〜3か月程度を目安とする例が一般的）を置いた後、その必要がなくなった時点で遅滞なく（22条）廃棄するのが安全な運用です。在職中の応募者を別ポジションで再検討する可能性がある等、合理的な理由があるときは、利用目的の範囲内で保管することも考えられますが、その場合も安全管理措置（23条）は必要です。
破棄の記録を残す
「いつ・誰が・どの応募者の書類を・どの方法で」廃棄したかを記録しておくと、後から取扱い状況を説明できます。破棄は、シュレッダー処理や溶解処理など、記載内容を復元できない方法で行ってください。同梱のExcel（応募者管理台帳）には破棄実施日・方法の記録欄を設けています。
不採用通知書の書き方のポイント
選考結果と応募書類の取扱い（返却するか、会社側で破棄するか）を明記すると、応募者からの問い合わせを減らせます。不採用理由の詳細な説明は法律上の義務ではなく、トラブル防止の観点から具体的な理由（能力・経験等）への言及は避け、定型文にとどめるのが一般的です。
応募者管理Excelの使い方
同梱のExcelは、応募日・応募媒体・書類受領日・面接日・選考結果・応募書類の取扱い（返却/破棄予定日）・破棄実施日と方法を1行1応募者で管理できます。選考結果はプルダウンで選択でき、不採用者の書類がどこまで処理されたかを一覧で把握できます。
Word版とPDF版の使い分け
| 形式 | おすすめの用途 |
|---|---|
| Word（.docx） | 不採用通知書を都度編集して発行したい場合 |
| PDF（印刷用） | 郵送で通知書を送付したい場合 |
| Excel（応募者管理台帳） | 複数応募者の選考状況・書類の取扱いを一覧管理したい場合 |
| PDF（記入例） | 記載イメージを参考にしたい場合 |
関連テンプレート
不採用通知書や応募者管理台帳の作成は法律上の義務ですか？
不採用者の応募書類はいつまで保管すればよいですか？
応募書類を保管する場合、何をすればよいですか？
応募書類はどのように廃棄すればよいですか？
不採用通知書に不採用の理由を詳しく書く必要がありますか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-09-05 確認時点）。