目次
このページでわかること
- シフト表テンプレートをWord・エクセル（自動計算）・PDF形式で無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- 週次シフト（週合計h・出勤人数を自動集計）・月次シフト（休みの区分を除いた出勤日数を自動集計）・使い方ガイドの3シートが1ファイルに収録
- 36協定・時間外労働の上限規制（月45時間・年360時間）とシフト管理の関係がわかる
- 飲食・小売・介護・製造業種別のシフト組み方・労働時間管理のポイントがわかる
- 出勤簿・タイムカード（既存ページ）との職場管理ハブ連携で一元管理できる
1. シフト表とは（タイムカード・勤怠管理表との違い）
シフト表は「誰をいつ・何時から何時まで働かせるか」を事前に計画する書類です。タイムカード・勤怠管理表が実際の出退勤を事後記録するのに対し、シフト表は計画書類に位置づけられます。
| 書類 | 目的 | タイミング | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| シフト表 | 勤務計画の事前作成・周知 | 当該期間の1〜4週間前 | 飲食・小売・サービス・介護 |
| 出勤簿 | 出勤・欠勤の実績記録 | 勤務日ごと | 出勤日数・労働時間の確認（給与計算の基礎） |
| タイムカード | 出退勤時刻の打刻記録 | 出退勤のたびに | 給与計算・残業代の根拠 |
| 勤怠管理表 | 月次の労働時間・休暇の集計 | 月次締め | 36協定管理・給与計算連携 |
法律上の根拠
- 賃金台帳の調製（労働基準法第108条）と、労働関係に関する重要な書類の保存（同法第109条）: 第109条は本来5年間の保存を義務づけていますが、同法附則第143条1項の経過措置により当分の間3年間とされています（ 労働基準法 附則第143条 第1項・第3項（記録の保存・時効の経過措置） ）
- シフト表自体の作成義務を定めた法律はないが、36協定で定めた時間や上限（労基法第36条）を守れているかを、計画の段階で確かめるのに使う書類
- 厚生労働省のガイドラインは、使用者が労働時間を適正に把握するため、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し記録することを求めている（ 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定） ）
2. 36協定とシフト管理の関係（法定上限規制・一次情報）
シフト表を作成するうえで、最も重要な法律知識が36協定（ろくさんろくきょうてい・さぶろくきょうてい）です（労働基準法第36条）。法定労働時間（原則1日8時間・週40時間。変形労働時間制や週44時間の特例事業場を除く）を超えて働かせるには、36協定の締結と行政官庁（労働基準監督署長）への届出が必要です（ 労働基準法 第36条 第1項・第4項・第5項・第6項（時間外及び休日の労働） ）。
第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。
商業（物品の販売など）・保健衛生・旅館・飲食などで常時10人未満の事業場は、週の法定労働時間が44時間です（1日は8時間のまま）。
第二十五条の二 使用者は、法別表第一第八号、第十号（映画の製作の事業を除く。）、第十三号及び第十四号に掲げる事業のうち常時十人未満の労働者を使用するものについては、法第三十二条の規定にかかわらず、一週間について四十四時間、一日について八時間まで労働させることができる。
※ 本記事は一般情報の提供を目的としており、法的アドバイスではありません。具体的な運用は社会保険労務士・弁護士にご確認ください。
時間外労働の上限規制（厚生労働省 2026-10-11確認）
| 区分 | 上限時間 | 補足 |
|---|---|---|
| 原則（通常時） | 月45時間・年360時間 | 36協定で定めることができる上限 |
| 特別条項適用時（臨時的な特別の事情がある場合） | 年720時間以内 | 月100時間未満（時間外+休日労働）・2〜6か月平均80時間以内 |
| 特別条項で月45時間を超えられる月数 | 年6か月以内 | 労働基準法第36条第5項 |
| 違反時の罰則 | 6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金 | 労働基準法第119条第1号（ 労働基準法 第119条第1号（罰則） ） |
シフト作成時の36協定チェックポイント
- 週40時間を超えるシフト: 原則として36協定の締結・届出が必要（変形労働時間制で定めた枠の中や、週44時間の特例事業場で週44時間・1日8時間以内なら時間外労働にならない）
- 月45時間超えのシフトが続く場合: 特別条項の対象で、月45時間を超えられるのは年6か月まで（36条5項）
- 深夜シフト（22時〜5時）: 法定割増賃金（深夜25%以上）が別途発生
- 休日出勤シフト: 法定休日（毎週1日、または4週間を通じて4日）に働かせる場合は35%以上の割増賃金が必要
- 6時間超シフト: 45分以上の休憩が法律上必須（8時間超は60分以上）（労基法第34条）
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残業代計算ツール
シフトで法定労働時間を超えた場合の残業代（時間外・深夜・休日割増）を計算できます。法定時間外・深夜・休日の時間数を入力すると概算額がわかります。
残業代を計算する3. シフト表の書き方ガイド（週次・月次の作り方 5ステップ）
シフト表の作成は5つのステップで進めます。業種・規模に関わらず共通のフローです。
- 必要人数を確認する（需要予測）
曜日・時間帯ごとの来客数・業務量から必要なスタッフ数を洗い出します。飲食・小売では前年同期のレジ通数・売上データが参考になります。 - スタッフの希望・制約を収集する（希望シフト表の活用）
各スタッフから希望休・勤務可能時間帯・勤務NG日を2週間〜1か月前に回収します。口頭より書面（希望シフト表）で収集すると後のトラブルを防げます。 - 法定基準を確認して割り当てる
法定労働時間（原則1日8時間・週40時間。変形労働時間制や週44時間の特例事業場を除く）・6時間超の休憩義務・深夜割増の時間帯を把握したうえでシフトを割り当てます。特に1日8時間・週40時間に近いスタッフは、36協定の確認が必要です（変形労働時間制は定めた枠、週44時間の特例事業場は44時間が基準）。 - シフト表を作成・共有する
本サイトのエクセルテンプレートで週次・月次シートを使い分け、作成後は少なくとも1週間前に全スタッフへ通知します。 - 実績と突き合わせて改善する
翌月のシフト作成時に前月のシフト表と実際の出勤記録（タイムカード）を突き合わせ、過不足・残業発生パターンを改善します。
週次シフト表の構成要素
| 項目 | 記載内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 対象期間 | 月日（曜日）〜月日（曜日） | 7日単位を基本とする |
| 氏名 | スタッフ全員の氏名・役職 | 雇用区分（正社員/パート）も明記推奨 |
| 出勤・退勤時刻 | 09:00〜17:00など | 休憩時間を除いた実労働時間も記載 |
| 休日・公休 | 公休・年休・有給等の区分 | 有給使用日は有給消化実績の記録に |
| 勤務時間合計 | 週合計時間数 | 週40時間を超えると時間外労働になりうる（変形労働時間制や週44時間の特例事業場を除く）。36協定の確認を |
| 出勤人数 | 曜日・時間帯ごとの人数 | 最低人員の確保確認に使用 |
月次シフト表の構成要素
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 対象月 | YYYY年MM月 |
| 氏名 + 1〜31日 | 各日の勤務区分（出/夜勤/早番/遅番/公休/年休/特休/有給等） |
| 出勤日数合計 | 月の実出勤日数（給与計算・有給管理の根拠） |
| 合計労働時間 | 月次の累計時間。配布エクセルは「出勤日数×8h」の概算なので、36協定の上限管理には実労働時間で置き換えて使う |
| 有給休暇残日数 | 有給取得の進捗管理（年10日以上付与される人の、年5日の時季指定義務の確認・労働基準法第39条第7項） |
4. 業種別シフト組み方のポイント
業種によってシフト管理の課題は異なります。以下の4業種を中心に実務上の注意点を整理します。
飲食業のシフト管理
飲食業はランチ・ディナーピークに合わせた分断シフト（スプリットシフト）が多く、出退勤が1日2回発生します。拘束時間が長くなりやすいため、休憩時間・実労働時間の管理が重要です。
- ピーク時間帯（11:30〜13:30、17:30〜21:00）に出勤人数を集中させる
- 分断シフトでは中間休憩時間が「拘束時間」に含まれるかを雇用契約書で明確化
- 深夜営業店舗では22時以降の割増賃金（25%以上）を忘れずに計算
- 週の所定労働時間が20時間以上のアルバイトは雇用保険・社会保険の対象に注意
介護・医療のシフト管理
介護・医療は24時間対応・夜勤・早出・遅出・オンコールなど複雑なシフトが必要です。月次シフト表が主流です。
- 夜勤で22時〜5時に働いた時間は、25%以上の深夜割増賃金の対象（労働基準法第37条第4項・ 労働基準法 第37条 第1項・第4項（時間外、休日及び深夜の割増賃金） ）
- 医師の時間外労働は2024年4月から上限規制が適用（A水準: 年960時間・月100時間未満・ 厚生労働省 スタートアップ労働条件「時間外労働の上限について」 ）。それまでの猶予期間（原則2024年3月31日まで）は労働基準法附則第141条第4項に定めがあります（ 労働基準法 附則第141条第4項（医業に従事する医師） ）
小売・コンビニのシフト管理
小売・コンビニは週7日・早朝〜深夜まで対応するシフト設計が必要です。法定休日（毎週1日、または4週間を通じて4日）の確保と、法定休日に働かせた日の割増賃金の管理が課題になります。
- 土日・祝日に出勤させる場合は、法定休日（毎週1日、または4週間を通じて4日）が確保されているか確認（労働基準法第35条）
- 法定休日の出勤は35%以上の割増賃金が必要（所定休日と法定休日を区別して管理）
- 年末年始・GW等の特需期は特別条項の対象になりやすいため36協定の確認を
製造業のシフト管理（交替勤務）
製造業は2交替・3交替制が多く、夜勤帯の連続操業が一般的です。変形労働時間制を採用している場合は、シフト設計に変形期間内の総労働時間上限管理が必要です。
- 1か月単位変形労働時間制の場合: 変形期間の所定総労働時間の上限（4週×40h等）の管理が必要
- 夜勤帯の深夜割増（22時〜5時）は製造業でも適用される
- フレックスタイム制を採用する場合は「コアタイム」を明記したシフト表が有効
5. エクセルシフト表の自動計算機能の使い方
本サイトのエクセルテンプレートには「週次シフト表」「月次シフト表」「使い方ガイド」の3シートが収録されています。3シートとも、A4用紙1枚に収まる印刷設定にしてあります（週次・月次は横向き）。
週次シフト表シート（スタッフ10名・月〜日）
出勤・退勤の時刻と「勤務h」は入力欄です（休憩を差し引いた実労働時間を入力します）。入力すると以下が自動計算されます。
- 週合計h（W列）: 月〜日の「勤務h」を合算（
=D5+G5+J5+M5+P5+S5+V5） - 出勤人数（15行目）: 曜日ごとの出勤者数をCOUNTA関数で自動カウント
月次シフト表シート（スタッフ15名・31日対応）
- 出勤日数（AG列）: 「公休・年休・有休・有給・有給休暇・特休・欠勤・休・休日・代休・振休」以外を書いた日を自動集計（
=COUNTA(B4:AF4)-SUMPRODUCT(COUNTIF(B4:AF4,{"公休","年休","有休","有給","有給休暇","特休","欠勤","休","休日","代休","振休"}))）。夜勤・早番・遅番と書いた日も出勤日数に入ります - 合計時間h（AH列）: 出勤日数×8hの概算（1日の所定が8時間でない場合は数式を書き換えてください）
- 有休残日（AI列）: 手動入力（初期値は入れていません。年次有給休暇の付与日数は、フルタイムの人は勤続年数で10〜20日、週の所定労働日数が少ないパートなどは比例付与でそれより少なくなるため、各人の残日数を入力してください。労働基準法第39条第3項）
使い方ガイドシート
入力の手順と、法定労働時間（原則1日8時間・週40時間・労働基準法32条。変形労働時間制・フレックスタイム制は定めた枠、常時10人未満の特例事業場は週44時間）・36協定の上限（原則 月45時間・年360時間＝36条4項／特別条項でも年720時間以内＝36条5項／時間外＋休日労働は月100時間未満＝36条6項2号・2〜6か月平均で月80時間以内＝同項3号／月45時間超は年6か月まで＝36条5項）をまとめています。
入力方法のポイント
| 入力項目 | 形式 | 例 |
|---|---|---|
| 出勤・退勤時刻（週次） | HH:MM形式 | 09:00 / 17:30 |
| 勤務時間（週次 勤務h列） | 数値（小数点可） | 8.0 / 7.5 |
| 勤務区分（月次） | 任意の文字列 | 出 / 公休 / 年休 / 夜勤 |
| 出勤日数の集計（月次） | 休みの区分（公休・年休・有休・有給・有給休暇・特休・欠勤・休・休日・代休・振休）以外を書いた日を数える | 出・夜勤・早番・遅番＝出勤／公休・年休など＝休み |
6. 職場管理ハブ：シフト表と連携すべき書類一覧
シフト表は単独では機能しません。以下の書類と一体で運用することで職場管理を一元化できます（職場管理ハブ）。
| 書類 | 役割 | シフト表との連携ポイント |
|---|---|---|
| シフト表（本ページ） | 勤務計画の事前作成・周知 | 計画の起点 |
| 労働条件通知書 | 所定労働時間・賃金の明示 | シフト設計の法的根拠となる基準書類 |
| 雇用契約書 | 労働条件の合意書面 | 所定労働時間の逸脱がないかの確認基準 |
| 出勤簿（勤怠管理） | 実際の出退勤記録 | シフト計画との差異（残業・欠勤）を記録 |
| タイムカード | 打刻記録 | シフト表上の時刻と実打刻の突き合わせ |
よくある質問
シフト表とタイムカード・勤怠管理表の違いは何ですか？
シフト表は「誰をいつ働かせるか」を事前に計画する書類です。タイムカード・勤怠管理表は実際の出退勤時刻を事後記録する書類です。シフト表は「計画」、タイムカードは「実績」と覚えると区別しやすいです。シフト表そのものの作成を義務づける法律はありません。一方、厚生労働省のガイドラインは、使用者が労働時間を適正に把握するため、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し記録することを求めています（厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定））。賃金台帳の調製は労働基準法第108条、労働関係に関する重要な書類の保存は同法第109条に定めがあります（労働基準法 第108条（賃金台帳））。
シフト表はどのくらい前に従業員に通知する必要がありますか？
変形労働時間制を使わないシフトについて、通知の期限を定めた法令の規定はありません。厚生労働省の「シフト制」の留意事項は、確定したシフト表などを労働者に通知する期限や方法を、あらかじめ使用者と労働者で話し合って定めておくことが考えられるとしています（厚生労働省「いわゆる「シフト制」により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」（令和4年1月7日・改正令和8年6月19日））。1週間単位の非定型的変形労働時間制（労働基準法第32条の5）を使う常時30人未満の小売業・旅館・料理店・飲食店は、各日の労働時間を、少なくともその1週間が始まる前に書面で通知しなければなりません（同法施行規則第12条の5第3項・労働基準法施行規則 第12条の5 第1項〜第3項（1週間単位の非定型的変形労働時間制））。1か月単位などの変形労働時間制を使う場合も、労働日と労働日ごとの労働時間を、制度導入時又は一定の期日までに具体的に定めた上でシフト表を作る必要があります（同じ留意事項）。急な変更は、理由を説明して本人の同意を得ておくとトラブルを防げます。
36協定を締結せずにシフトで月45時間超えの残業をさせることはできますか？
できません。法定労働時間は、原則として休憩時間を除き1日8時間・1週40時間です（労働基準法第32条・労働基準法 第32条（労働時間））。これを超えて働かせるには、36協定を結んで行政官庁（労働基準監督署長）に届け出る必要があります（同法第36条第1項・労働基準法 第36条 第1項・第4項・第5項・第6項（時間外及び休日の労働））。36協定があっても、時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です（同条第4項）。なお、変形労働時間制（同法第32条の2・第32条の4・第32条の5）とフレックスタイム制（同法第32条の3）は制度で定めた枠、常時10人未満の物品販売・保健衛生・旅館・飲食などの特例事業場は週44時間・1日8時間（同法施行規則第25条の2・労働基準法施行規則 第25条の2第1項（週44時間の特例））が基準になり、その中であれば時間外労働になりません。36協定なしで時間外労働をさせると、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金の対象になります（同法第119条第1号・労働基準法 第119条第1号（罰則））。
シフト表をエクセルで作るときに便利な関数は何ですか？
よく使うエクセル関数は4つです。①COUNTIF（出勤者数・休暇者数のカウント）、②SUMIF（特定スタッフの合計時間集計）、③TEXT（日付から曜日を自動表示）、④NETWORKDAYS（実稼働日数の自動計算）です。本サイトのエクセルテンプレートには週次シフトの週合計h・出勤人数の自動集計（COUNTA）と、月次シフトの出勤日数の自動集計（COUNTA と COUNTIF の組み合わせ）が組み込み済みです（TEXT・NETWORKDAYS は入っていないので、必要に応じてご自身で追加してください）。
パートやアルバイトのシフトを組む際の法律上の注意点は何ですか？
主に4点あります。①所定労働時間の遵守: 雇用契約書に記載された週所定労働時間を著しく下回るシフト（シフト未充足）は賃金減少を招くため労使協議が必要。②週20時間以上の勤務は社会保険加入の対象になりうる（学生でなく、勤め先が企業規模要件を満たす場合。月額8.8万円の賃金要件は2026年10月1日に撤廃・厚生年金保険法 第12条第5号（適用除外・2026-10-11 時点））。③深夜割増（22時〜5時）は25%以上の割増賃金が必要（労働基準法第37条第4項）。④6時間超の休憩: 6時間超は45分以上、8時間超は60分以上の休憩付与が義務（労働基準法第34条・労働基準法 第34条第1項（休憩））。
シフトを一方的に減らされた場合、従業員はどう対応できますか？
雇用契約書・労働条件通知書に記載された所定労働時間を著しく下回るシフトは労働条件の不利益変更にあたる可能性があります。まず①雇用契約書・労働条件通知書を確認し、所定労働時間の記載を確認してください。次に②会社に書面で申し入れ、それでも解決しない場合は③各都道府県の労働局（総合労働相談コーナー）に無料相談できます（厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」）。悪質な場合は弁護士への相談も有効です。
月次シフト表と週次シフト表はどちらを使うべきですか？
業態によって異なります。週次シフト表はシフトが週単位で変動しやすい飲食・小売・サービス業に向いています。月次シフト表は1か月先まで計画を立てる介護・医療・製造業に向いています。本サイトのエクセルテンプレートには週次シート（スタッフ10名・週合計hを自動集計）と月次シート（スタッフ15名・31日分。休みの区分を除いた出勤日数を自動集計）の両方が1ファイルに収録されているため、業態に応じて切り替えてご利用ください。
シフト表の保存期間は何年ですか？
シフト表自体の保存義務を定めた法律はありませんが、賃金台帳や雇入れに関する書類、出勤簿・タイムカードなど労働時間の記録に関する書類には保存義務があります（労働基準法第109条・厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定））。労働基準法第109条は本来5年間の保存を義務づけていますが、同法附則第143条1項の経過措置により当分の間3年間とされているため、現時点での実務上の保存期間は3年間です（労働基準法 附則第143条 第1項・第3項（記録の保存・時効の経過措置））。シフト表も賃金計算の根拠書類となるため、同様に少なくとも3年間の保存を推奨します。なお、賃金（退職手当を除く）請求権の消滅時効も労基法第115条は本来5年ですが、同法附則第143条3項により当分の間3年です。
勤怠管理システムとシフト表テンプレートはどちらがよいですか？
従業員数・シフトの複雑さによって使い分けます。5名以下・シフトが単純な場合はエクセルテンプレートで十分です（コスト¥0）。10〜30名・シフト変更が頻繁な場合は、KING OF TIME（1人あたり月300円・KING OF TIME 料金ページ）・ジョブカン勤怠管理などのクラウド勤怠システムを使うと、シフトの通知・変更申請・集計をシステム上で行えます。50名以上では、手作業の集計ミスや作業時間を考えて、クラウド勤怠システムの導入を検討します。
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-10-11 確認時点）。
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