このページでわかること
- シフト表テンプレートをWord・Excel（自動計算）・PDF形式で無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- 週次シフト（勤務時間自動集計）・月次シフト（出勤日数COUNTIF集計）の2シートが1ファイルに収録
- 36協定・時間外労働の上限規制（月45時間・年360時間）とシフト管理の関係がわかる
- 飲食・小売・介護・製造業種別のシフト組み方・労働時間管理のポイントがわかる
- 出勤簿・タイムカード（既存ページ）との職場管理ハブ連携で一元管理できる
1. シフト表とは（タイムカード・勤怠管理表との違い）
シフト表は「誰をいつ・何時から何時まで働かせるか」を事前に計画する書類です。タイムカード・勤怠管理表が実際の出退勤を事後記録するのに対し、シフト表は計画書類に位置づけられます（ 労働基準法 e-Gov ）。
| 書類 | 目的 | タイミング | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| シフト表 | 勤務計画の事前作成・周知 | 当該期間の1〜4週間前 | 飲食・小売・サービス・介護 |
| 出勤簿 | 出勤・欠勤の実績記録 | 勤務日ごと | 労基法108条の賃金台帳補完 |
| タイムカード | 出退勤時刻の打刻記録 | 出退勤のたびに | 給与計算・残業代の根拠 |
| 勤怠管理表 | 月次の労働時間・休暇の集計 | 月次締め | 36協定管理・給与計算連携 |
法律上の根拠
- 賃金台帳・出勤簿の作成・保存義務（労働基準法第108条・第109条）: 使用者は3年間の保存義務
- シフト表自体の作成義務を定めた法律はないが、時間外・休日労働の管理義務（労基法第36条）の履行に不可欠な書類
- 厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で出退勤時刻の正確な記録を求めている（ 厚生労働省 労働時間・休憩・休日 ）
2. 36協定とシフト管理の関係（法定上限規制・一次情報）
シフト表を作成するうえで、最も重要な法律知識が36協定（ろくさんろくきょうてい・さぶろくきょうてい）です（労働基準法第36条）。36協定を締結・届出することで、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えた労働が初めて合法となります（ 厚生労働省 2026-05-28確認 ）。
※ 本記事は一般情報の提供を目的としており、法的アドバイスではありません。具体的な運用は社会保険労務士・弁護士にご確認ください。
時間外労働の上限規制（厚生労働省 2026-05-28確認）
| 区分 | 上限時間 | 補足 |
|---|---|---|
| 原則（通常時） | 月45時間・年360時間 | 36協定で定めることができる上限 |
| 特別条項適用時（臨時的な特別の事情がある場合） | 年720時間以内 | 月100時間未満（時間外+休日労働）・2〜6か月平均80時間以内 |
| 特別条項の発動回数 | 年6回以内 | 月45時間超を認める限度 |
| 違反時の罰則 | 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金 | 労働基準法第119条 |
シフト作成時の36協定チェックポイント
- 週40時間を超えるシフト: 36協定の締結・届出が前提。協定なしは即違法
- 月45時間超えのシフトが続く場合: 特別条項の対象であり、年6回が上限
- 深夜シフト（22時〜5時）: 法定割増賃金（深夜25%以上）が別途発生
- 休日出勤シフト: 法定休日（週1日）の場合は35%以上の割増賃金が必要
- 6時間超シフト: 45分以上の休憩が法律上必須（8時間超は60分以上）（労基法第34条）
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残業代計算ツール
シフト超過・法定時間外労働が発生した場合の残業代（時間外・深夜・休日割増）を自動計算できます。36協定の原則上限を超えた時間数を入力するだけで即座に概算額がわかります。
残業代を計算する3. シフト表の書き方ガイド（週次・月次の作り方 5ステップ）
シフト表の作成は5つのステップで進めます。業種・規模に関わらず共通のフローです。
- 必要人数を確認する（需要予測）
曜日・時間帯ごとの来客数・業務量から必要なスタッフ数を洗い出します。飲食・小売では前年同期のレジ通数・売上データが参考になります。 - スタッフの希望・制約を収集する（希望シフト表の活用）
各スタッフから希望休・勤務可能時間帯・勤務NG日を2週間〜1か月前に回収します。口頭より書面（希望シフト表）で収集すると後のトラブルを防げます。 - 法定基準を確認して割り当てる
週40時間上限・6時間超の休憩義務・深夜割増ラインを把握したうえでシフトを割り当てます。特に週合計労働時間が40時間に近いスタッフは36協定の確認が必要です。 - シフト表を作成・共有する
本サイトのExcelテンプレートで週次・月次シートを使い分け、作成後は少なくとも1週間前に全スタッフへ通知します。 - 実績と突き合わせて改善する
翌月のシフト作成時に前月のシフト表と実際の出勤記録（タイムカード）を突き合わせ、過不足・残業発生パターンを改善します。
週次シフト表の構成要素
| 項目 | 記載内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 対象期間 | 月日（曜日）〜月日（曜日） | 7日単位を基本とする |
| 氏名 | スタッフ全員の氏名・役職 | 雇用区分（正社員/パート）も明記推奨 |
| 出勤・退勤時刻 | 09:00〜17:00など | 休憩時間を除いた実労働時間も記載 |
| 休日・公休 | 公休・年休・有給等の区分 | 有給使用日は有給消化実績の記録に |
| 勤務時間合計 | 週合計時間数 | 40h超は要36協定確認 |
| 出勤人数 | 曜日・時間帯ごとの人数 | 最低人員の確保確認に使用 |
月次シフト表の構成要素
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 対象月 | YYYY年MM月 |
| 氏名 + 1〜31日 | 各日の勤務区分（出勤/公休/年休/特休/有給/夜勤等） |
| 出勤日数合計 | 月の実出勤日数（給与計算・有給管理の根拠） |
| 合計労働時間 | 月次の累計時間（36協定の月上限管理に使用） |
| 有給休暇残日数 | 有給取得の進捗管理（年5日取得義務の確認） |
4. 業種別シフト組み方のポイント
業種によってシフト管理の課題は異なります。以下の4業種を中心に実務上の注意点を整理します。
飲食業のシフト管理
飲食業はランチ・ディナーピークに合わせた分断シフト（スプリットシフト）が多く、出退勤が1日2回発生します。拘束時間が長くなりやすいため、休憩時間・実労働時間の管理が重要です。
- ピーク時間帯（11:30〜13:30、17:30〜21:00）に出勤人数を集中させる
- 分断シフトでは中間休憩時間が「拘束時間」に含まれるかを雇用契約書で明確化
- 深夜営業店舗では22時以降の割増賃金（25%以上）を忘れずに計算
- 週の所定労働時間が20時間以上のアルバイトは雇用保険・社会保険の対象に注意
介護・医療のシフト管理
介護・医療は24時間対応・夜勤・早出・遅出・オンコールなど複雑なシフトが必要です。月次シフト表が主流で、特別条項付き36協定の締結が一般的です。
- 夜勤は連続勤務時間・休息時間に法的な目安がある（24時間以内の連続勤務が原則）
- 介護施設は特定最低賃金の確認が必要（介護業種は別途最低賃金が設定されている都道府県あり）
- 医師の時間外労働は2024年4月から上限規制が適用（A水準: 年960時間等）
小売・コンビニのシフト管理
小売・コンビニは週7日・早朝〜深夜まで対応するシフト設計が必要です。法定休日（週1日）の確保と、土日・祝日の割増賃金管理が課題になります。
- 土日・祝日に出勤させる場合は「法定休日（週1日必須）」が確保されているか確認
- 法定休日の出勤は35%以上の割増賃金が必要（所定休日と法定休日を区別して管理）
- 年末年始・GW等の特需期は特別条項の対象になりやすいため36協定の確認を
製造業のシフト管理（交替勤務）
製造業は2交替・3交替制が多く、夜勤帯の連続操業が一般的です。変形労働時間制を採用している場合は、シフト設計に変形期間内の総労働時間上限管理が必要です。
- 1か月単位変形労働時間制の場合: 変形期間の所定総労働時間の上限（4週×40h等）の管理が必要
- 夜勤帯の深夜割増（22時〜5時）は製造業でも適用される
- フレックスタイム制を採用する場合は「コアタイム」を明記したシフト表が有効
5. Excelシフト表の自動計算機能の使い方
本サイトのExcelテンプレートには2つのシートが収録されています。
週次シフト表シート（自動計算対応）
週次シートでは各スタッフの勤務時間を入力すると以下が自動計算されます。
- 週合計勤務時間（週合計h列）: 月〜日の勤務時間をSUM関数で自動合計
- 出勤人数（最下行）: 曜日ごとの出勤者数をCOUNTA関数で自動カウント
月次シフト表シート（出勤日数集計）
- 出勤日数（AC列）: セルに「出」と入力した日数をCOUNTIF関数で自動集計
- 合計時間（AD列）: 出勤日数×8h（基本値・実態に合わせて修正可）
- 有休残（AE列）: 手動入力（年次有給付与日数から取得日数を差し引いて管理）
入力方法のポイント
| 入力項目 | 形式 | 例 |
|---|---|---|
| 出勤・退勤時刻（週次） | HH:MM形式 | 09:00 / 17:30 |
| 勤務時間（週次 勤務h列） | 数値（小数点可） | 8.0 / 7.5 |
| 勤務区分（月次） | 任意の文字列 | 出 / 公休 / 年休 / 夜勤 |
| 出勤人数カウント（月次） | 「出」と入力した日をCOUNTIF集計 | 「出」=出勤・その他は欠勤扱い |
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給与計算ツール
シフト表で確定した出勤日数・労働時間から月次給与・手取りを自動計算できます。残業代・深夜手当・交通費を加味した概算計算が可能です。
給与を計算する6. 職場管理ハブ：シフト表と連携すべき書類一覧
シフト表は単独では機能しません。以下の書類と一体で運用することで職場管理を一元化できます（職場管理ハブ）。
| 書類 | 役割 | シフト表との連携ポイント |
|---|---|---|
| シフト表（本ページ） | 勤務計画の事前作成・周知 | 計画の起点 |
| 労働条件通知書 | 所定労働時間・賃金の明示 | シフト設計の法的根拠となる基準書類 |
| 雇用契約書 | 労働条件の合意書面 | 所定労働時間の逸脱がないかの確認基準 |
| 出勤簿（勤怠管理） | 実際の出退勤記録 | シフト計画との差異（残業・欠勤）を記録 |
| タイムカード | 打刻記録 | シフト表上の時刻と実打刻の突き合わせ |
よくある質問
シフト表とタイムカード・勤怠管理表の違いは何ですか？
シフト表は「誰をいつ働かせるか」を事前に計画する書類です。タイムカード・勤怠管理表は実際の出退勤時刻を事後記録する書類です。シフト表は「計画」、タイムカードは「実績」と覚えると区別しやすいです。労働基準法上、使用者には賃金台帳・出勤簿等の作成・保存義務（第108条・109条）があるため、両方の整備が必要です。
シフト表はどのくらい前に従業員に通知する必要がありますか？
法律上の明示的な期日規定はありませんが、厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」等では可能な限り事前周知を推奨しています。実務上は最低でも1週間前、できれば2〜4週間前の通知が望ましいとされています（出典: 厚生労働省 職場の労働衛生 労働時間の管理）。急な変更の場合も変更理由の説明と従業員の同意取得が紛争防止に有効です。
36協定を締結せずにシフトで月45時間超えの残業をさせることはできますか？
できません。36協定（労働基準法第36条に基づく労使協定）を締結・届出せずに法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えてシフトを組むことは違法です。違反した場合、使用者（会社）は6か月以下の懲役または30万円以下の罰金（労働基準法第119条）の対象になります（出典: 厚生労働省 時間外労働の上限について）。
シフト表をExcelで作るときに便利な関数は何ですか？
よく使うExcel関数は4つです。①COUNTIF（出勤者数・休暇者数のカウント）、②SUMIF（特定スタッフの合計時間集計）、③TEXT（日付から曜日を自動表示）、④NETWORKDAYS（実稼働日数の自動計算）です。本サイトのExcelテンプレートには週次シフトの勤務時間自動集計・月次シフトのCOUNTIF出勤日数集計が組み込み済みです。
パートやアルバイトのシフトを組む際の法律上の注意点は何ですか？
主に4点あります。①所定労働時間の遵守: 雇用契約書に記載された週所定労働時間を著しく下回るシフト（シフト未充足）は賃金減少を招くため労使協議が必要。②週20時間以上の勤務は社会保険加入対象（特定適用事業所では週10時間以上が対象の場合あり）。③深夜割増（22時〜5時）は25%以上の割増賃金が必要。④6時間超の休憩: 6時間超は45分以上、8時間超は60分以上の休憩付与が義務（労働基準法第34条）。
シフトを一方的に減らされた場合、従業員はどう対応できますか？
雇用契約書・労働条件通知書に記載された所定労働時間を著しく下回るシフトは労働条件の不利益変更にあたる可能性があります。まず①雇用契約書・労働条件通知書を確認し、所定労働時間の記載を確認してください。次に②会社に書面で申し入れ、それでも解決しない場合は③各都道府県の労働局（総合労働相談コーナー）に無料相談できます。悪質な場合は弁護士への相談も有効です。
月次シフト表と週次シフト表はどちらを使うべきですか？
業態によって異なります。週次シフト表はシフトが週単位で変動しやすい飲食・小売・サービス業に向いています。月次シフト表は1か月先まで計画を立てる介護・医療・製造業に向いています。本サイトのExcelテンプレートには週次シート（勤務時間自動計算）と月次シート（出勤日数COUNTIF集計）の両方が1ファイルに収録されているため、業態に応じて切り替えてご利用ください。
シフト表の保存期間は何年ですか？
シフト表自体の保存義務を定めた法律はありませんが、関連する賃金台帳・出勤簿・雇用契約書は3年間の保存が義務づけられています（労働基準法第109条）。シフト表も賃金計算の根拠書類となるため、少なくとも3年間の保存を推奨します（2024年4月からの民事上の賃金請求権の消滅時効は5年のため、実務上は5年保存を推奨する社会保険労務士も多くいます）。
勤怠管理システムとシフト表テンプレートはどちらがよいですか？
従業員数・シフト複雑性によって使い分けます。5名以下・シフトが単純な場合はExcelテンプレートで十分です（コスト¥0）。10〜30名・シフト変更が頻繁な場合はKING OF TIME（¥300/人/月〜）・ジョブカン勤怠管理などのクラウド勤怠システムへの移行でシフト自動通知・変更申請・集計が自動化されます。50名以上では人的ミスのリスクを考えると月額費用を大幅に上回るROIが見込めます。
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-05-28 確認時点）。