- 警備員名簿をExcel・PDFで無料ダウンロードできる（PDFに法定寸法の写真貼付欄・記入例つき）
- 警備業法第45条・施行規則第66条1項1号が定める記載事項（イ〜ヘ）と、資格者証の有無で追加記載が変わるルール
- 名簿以外にも7種類ある備付書類の概要と、書類ごとに異なる保存期間
- 罰則（法58条9号・三十万円以下の罰金）と、様式が自由設計である理由
警備員名簿とは（備付書類8種類のうちの1つ）
警備業法第45条 は、警備業者に対し、内閣府令で定めるところにより、営業所ごとに警備員の名簿その他の内閣府令で定める書類を備えて、必要な事項を記載するよう義務づけています。「内閣府令で定める書類」の具体的な内容は 警備業法施行規則第66条1項 が定めており、名簿を含めて全部で8種類あります。
| 号 | 書類 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 1号 | 警備員の名簿（写真貼付） | 退職後1年間（人ごと） |
| 2号 | 欠格事由（法14条1項）に該当しないことの誓約書関連書類 | 定めなし |
| 3号 | 護身用具の種類ごとの数量を記載した書面 | 定めなし |
| 4号 | 指導計画書 | 実地に指導した日から2年間 |
| 5号 | 教育計画書（年度ごと） | 年度終了日から2年間 |
| 6号 | 教育実施記録（年度ごと） | 年度終了日から2年間 |
| 7号 | 契約ごとの書類 | 定めなし |
| 8号 | 苦情処理簿 | 定めなし |
本テンプレートは、このうち最も多くの営業所で未整備になりがちな1号「警備員の名簿」に特化しています。2号・3号・7号・8号は施行規則上の保存年限の定めがありませんが、備付義務自体は継続します。
警備員名簿の記載事項（施行規則66条1項1号イ〜ヘ）
施行規則第66条1項1号は、警備員名簿に記載する事項を次のとおり定めています。
- イ: 氏名、本籍、住所、生年月日及び採用年月日並びに退職した場合には退職年月日
- ロ: 当該警備員に対して行った警備員教育に係る実施年月日、内容、時間数及び実施者の氏名
- ハ: 従事させる警備業務の内容
- ニ: 合格証明書の交付を受けている警備員は、警備業務の種別・交付公安委員会の名称・交付年月日・番号等
- ホ: 指導教育責任者資格者証の交付を受けている警備員は、交付公安委員会の名称・交付年月日・番号・区分
- ヘ: 機械警備業務管理者資格者証の交付を受けている警備員は、交付公安委員会の名称・交付年月日・番号
本テンプレートのExcel版は、この6項目すべてに対応した列を用意しています。
追加記載が必要かどうかの判定（資格者証の有無で変わります）
イ・ロ・ハ（氏名等の基本情報・教育記録・従事業務）はすべての警備員に共通して必要です。ニ・ホ・ヘは、その警備員が該当する資格者証の交付を受けている場合にだけ追加で記載します。
- 合格証明書の交付を受けている → ニの4項目（種別・交付公安委員会・交付年月日・番号）を記載
- 指導教育責任者資格者証の交付を受けている → ホの4項目（交付公安委員会・交付年月日・番号・区分）を記載
- 機械警備業務管理者資格者証の交付を受けている → ヘの3項目（交付公安委員会・交付年月日・番号）を記載
- いずれの資格者証も交付を受けていない → イ・ロ・ハのみで足ります
写真の規格が法令で決まっています【要注意】
施行規則第66条1項1号は、名簿に貼付する写真の規格を「3年以内に撮影した無帽、正面、上三分身の縦の長さ3センチメートル、横の長さ2.4センチメートルの写真（無背景のものに限る）」と具体的に定めています。次の4条件すべてを満たす必要があります。
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| 撮影時期 | 3年以内に撮影したもの |
| 撮り方 | 無帽・正面・上三分身（上半身の3分の1程度） |
| サイズ | 縦3cm×横2.4cm |
| 背景 | 無背景（背景に物や人が写り込まないもの） |
施行規則第66条1項1号は「…写真をはり付けた警備員の名簿」と、写真の貼付そのものを様式の要件にしています。そのため本テンプレートは、印刷用PDF（個人カード形式）にこの縦3cm×横2.4cmを実寸で反映した貼付欄を用意しています。Excelのセル幅・高さはフォントやOSによって実際のcm換算がずれることがあるため目安としての位置づけとし、正確な寸法はPDF版を基準にしています。PDFを印刷する際は、プリンタの設定で必ず「倍率100%（等倍・実際のサイズ）」を選択してください。「用紙に合わせる」を選ぶと縮小され、枠が法定寸法どおりに印刷されません。社員証や運転免許証の写真を使い回すと、サイズや無背景の要件を満たさない場合があるため、名簿専用に撮影することをおすすめします。
保存期間（施行規則66条2項・3項）
- 警備員名簿（1号）: 当該警備員が退職した後1年間（警備員ごとに起算）
- 指導計画書（4号）: 実地に指導した日から2年間
- 教育計画書（5号）・教育実施記録（6号）: 当該年度が終了した日から2年間
さらに同条3項により、教育計画書（5号）は当該年度の開始日の30日前までに備え付けておく必要があります。年度が始まってから作成するのでは間に合わない点に注意してください。本テンプレートのExcel版は、退職年月日を入力すると保存期限の目安（退職日+1年）を警備員ごとに自動計算します。
罰則（法58条9号）
警備業法第58条9号 は、「第44条又は第45条に規定する書類を備え付けず、又はこれに必要な事項を記載せず、若しくは虚偽の記載をした者」を三十万円以下の罰金としています。名簿そのものを作らない場合だけでなく、必要事項の記載漏れや虚偽記載も対象になります。
様式について
警備業法施行規則第66条1項は、記載すべき事項（イ〜ヘ）を列挙しているのみで、「別記様式第◯号による」といった様式の指定がありません。同規則には別記様式の指定がある条文も多数存在するため、名簿にそれが無いのは意図的なものと考えられます。写真の規格のみが具体的に定められています。2026-09-07時点で当サイトが確認した範囲では、警察庁・都道府県警察は無料の記入用ファイルを配布しておらず、全国警備業協会は名簿用紙を有償で販売していました。本テンプレートは記載事項要件と写真規格を満たす独自レイアウトです。本様式は警備業法施行規則66条1項の記載事項から作成したものです（特定の団体が頒布する様式を複製したものではありません）。
同じく許可事業者に法定帳簿の備付を義務づける書類として、古物営業法に基づく古物台帳テンプレートも配布しています。業種は異なりますが、公的な記入用ひな形が存在しない法定帳簿という共通点があります。
警備員名簿の写真は、社員証等の使い回しでもよいですか？
警備員名簿以外にも作成しなければならない書類はありますか？
警備員名簿の保存期間はどのくらいですか？
警備員名簿を備え付けなかった場合、罰則はありますか？
警備員名簿の様式は決まっていますか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-09-07 確認時点）。