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棚卸表テンプレート エクセル 無料

棚卸表のエクセルテンプレートを無料・会員登録不要でダウンロード。帳簿数と実棚数を入れると差異の数量・金額・率が出て、自社で決めた基準を超えた品目に「要確認」が付きます。差異の原因を区分と数量で記録すると、まだ説明できていない数が残ります。保管場所別・原因別の集計、帳簿数を出さない数える用紙、食品の期限チェックつき。架空の商店28品目の記入例と印刷用PDFも配っています。

公開: 2026年10月3日 最終更新: 2026年10月3日 エクセルPDF 会員登録不要・無料
2026年10月3日 時点の情報
国税庁 令和7年分 青色申告の決算の手引き（一般用）（2026-10-03確認）
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テンプレート（空欄・編集可能）

エクセル（使い方・設定・棚卸表・差異の原因・集計・数える用紙・期限チェックの7シート） 会員登録不要・即DL
PDF（数える用紙・棚卸表・差異の原因の3ページ・印刷用） 会員登録不要・即DL

記入例・書き方サンプル （記入済みのサンプルPDF）

エクセル（記入例・架空の商店28品目） 記入例つき・参考用
記入例PDF（架空の商店28品目・5ページ） 記入例つき・参考用
180種類のテンプレートを掲載中
2形式（エクセル/PDF）でダウンロードできます
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ダウンロード後は念のため、お使いのセキュリティソフトでのご確認をおすすめします。

棚卸表テンプレート エクセル 無料のテンプレートプレビュー
棚卸表テンプレート エクセル 無料（エクセル / PDF・会員登録不要・無料DL）
このページでわかること
  • 棚卸表のエクセル（7シート・品目500まで）と、手書き用の印刷PDFを無料でダウンロードできる（会員登録不要）
  • 差異を数量・金額・率で出し、基準を超えた品目に「要確認」を付ける仕組みと、その判定のしかた
  • 在庫管理スプレッドシート（入出庫の記録）との役割の違いと、使い分け
  • 架空の商店28品目の記入例で、11品目の差異の原因をどう記録し、どう集計されるか
  • 期末（決算）の棚卸で国税庁の手引きと法令に書かれていること（棚卸しの時期・単価・保存期間）

棚卸表テンプレートのダウンロード（エクセル・PDF）

配っているファイルは4つです。差異の計算と集計はエクセルの数式で動きます。 印刷して手で書くなら、空欄のPDFを使います。

ファイル中身使う場面
エクセル（空欄）7シート。品目500・原因の記録200件まで自社の品目を入れて、毎月の棚卸に使う
エクセル（記入例）架空の「株式会社サンプル商店」の28品目・保管場所5か所・原因の記録11件どこに何が出るかを先に見る
印刷用PDF（空欄）数える用紙（A4縦・40行）、棚卸表（A4横・30行）、差異の原因（A4横・20行）の3ページ手書きで数えて、記録する
記入例PDF集計・棚卸表・差異の原因・数える用紙・期限チェックの5ページ印刷の仕上がりを確かめる

Word 版は作っていません。差異・判定・集計が表計算の数式で動くためです。 手書きで使うなら、空欄のPDFで足ります。

エクセルのシート構成（7シート）

シート中身
使い方手順、判定の意味、差異の数え方、単価に何を入れるか、期限の欄、印刷、使っている関数
設定会社名・棚卸日・実施責任者、要確認にする基準（差異率・差異金額）、期限の注意日数、保管場所の一覧（20か所）、差異の原因の区分（12個。うち10個は入れてある）
棚卸表品目コード・品名・規格・保管場所・単位・単価・帳簿数・実棚数を入れる。帳簿金額・実地金額・差異数・差異金額・差異率・判定・原因の記録・未説明の差異数は自動。食品などは期限と種類も入れられる
差異の原因1件1行。品目コード・原因の区分・この原因の数量・確かめたこと・再発を防ぐ対応・帳簿の修正（済／未）・確認者を入れる。品名・保管場所・棚卸の差異数・この原因の金額は自動
集計帳簿在庫金額・実地在庫金額・差異金額（不足と超過に分けて）、判定ごとの品目数、保管場所別、原因別。A4縦1枚
数える用紙保管場所を選ぶと、その場所の品目が棚卸表と同じ順に40行まで並ぶ。帳簿数は出さない。A4縦1枚
期限チェック期限切れ・当日・注意日数以内の品目が、期限の近い順に100品目まで並ぶ

黄色のセルが入力、灰色のセルが数式です。灰色のセルは書き換えません。

棚卸表の使い方（最初の1回と、棚卸のたびにやること）

最初の1回

  1. 「設定」シートに、会社名・棚卸日・実施責任者を入れます
  2. 保管場所の一覧に、数える単位の場所を入れます（売場・バックヤード・冷蔵庫など）。1か所が40品目を超えるなら、棚ごとに分けます
  3. 要確認にする基準を入れます。差異率だけ、差異金額だけでも使えます。両方とも空なら、差異が出た品目はすべて要確認です
  4. 「棚卸表」に品目を入れます。品目コードは1品目に1つです。同じコードを打ち込むとエラーが出て、貼り付けで入ったときはセルが赤くなります

棚卸のたび

  1. 棚卸の日の時点の帳簿の数（会計ソフト・POS・在庫管理表など）を「帳簿数」に写します
  2. 「数える用紙」で保管場所を選び、印刷して数える人に渡します。帳簿数は印刷されません
  3. 数えた数を「実棚数」に入れます。差異数・差異金額・差異率・判定が出ます
  4. 要確認の品目を調べ、「差異の原因」シートに1件1行で記録します。1品目に原因が2つあれば2行です
  5. 帳簿を直したら「帳簿の修正」を「済」にします
  6. 「集計」シートで、差異金額と、原因の記録が終わっていない品目の数を確かめます
  7. 書き込んだ数える用紙は捨てずに、棚卸表と一緒に保存します

翌月はファイルをコピーし、帳簿数と実棚数を入れ直します。前の月のファイルは残しておきます。

差異の計算と判定

列計算
帳簿金額／実地金額帳簿数×単価／実棚数×単価
差異数実棚数−帳簿数（マイナスは帳簿より少ない＝不足）
差異金額差異数×単価
差異率差異数÷帳簿数。帳簿数が0以下のときは「－」
未説明の差異数差異数−差異の原因シートに記録した数量の合計
判定出る条件
一致帳簿数と実棚数が同じ
許容内差異はあるが、差異率も差異金額も基準を超えていない（基準とちょうど同じ値は許容内）
要確認差異率か差異金額のどちらかが基準を超えた。帳簿数が0以下で差異があるときも要確認
未入力帳簿数か実棚数が空

要確認の品目には「原因の記録」が出ます。記録した数量の合計が差異数に届けば「済」、足りなければ「一部」、記録が無ければ「未記録」です。 調べても分からなかった差異は、「原因不明」の区分で記録します。原因不明の金額が、原因別の集計に残ります。

在庫管理スプレッドシートとの違い（入出庫の記録と、数えた数の照合）

当サイトの在庫管理スプレッドシートは、入庫と出庫を1行ずつ記録し、その積み上げから今の在庫数を出すファイルです。 その中の「4_棚卸表」シートは、入出庫から出した在庫を帳簿在庫として並べ、実地在庫を入れると差異と差異金額が出ます。原因と対応は、1品目に1つずつの自由記入の欄です。

このテンプレートは、数えた数と帳簿の数を照らし合わせ、合わない理由を残すためのファイルです。 帳簿の数は、どこで管理していても写して使えます。

在庫管理スプレッドシート棚卸表テンプレート（このページ）
主に記録するもの毎日の入庫・出庫（1行が1回の動き）棚卸の日の帳簿数と実棚数（1行が1品目）
帳簿の数入出庫の記録から自動棚卸の日の数を写して入れる
差異数量と金額数量・金額・率と、基準を超えたかの判定
原因1品目に1欄の自由記入1件1行で区分と数量を記録。説明できていない数が残る
数える用紙なし保管場所ごとに印刷（帳簿数を出さない）

毎日の入出庫を在庫管理スプレッドシートで付けているなら、その棚卸表で差異は見られます。 保管場所ごとに数える人を分けたい、差異の原因を区分ごとに集計したい、というときにこのテンプレートを使います。

国税庁の手引きには、個人の青色申告者について、年末の実地棚卸しを省略できる場合が書かれています （ 国税庁 令和7年分 青色申告の決算の手引き（一般用） ）。

  • 商品出入帳などを設けて、毎日の在庫量を明らかにしている
  • 毎年一定の時期に実地に棚卸しをして、出入帳の正否を確かめている

この場合は、出入帳を基に年末の棚卸高を計算すれば、年末の実地棚卸しを省略できます。 年末の実地棚卸しを省くにも、毎年一定の時期の実地棚卸しは要る、ということです。その記録にも、このテンプレートを使えます。

記入例で見る差異の原因（28品目・11件）

記入例は、架空の商店です。2026/9/30に、売場・バックヤード・冷蔵庫・冷凍庫・倉庫（2階）の5か所で28品目を数えました。 要確認の基準は、差異率5%・差異金額1,000円です。集計シートの結果は次のとおりです。

項目記入例の値
帳簿在庫金額136,832円
実地在庫金額140,194円
差異金額（実地−帳簿）+3,362円（帳簿在庫金額の2.5%）
うち不足（帳簿より少ない分）−3,800円
うち超過（帳簿より多い分）+7,162円
判定一致 15品目・許容内 2品目・要確認 11品目

差異が出た13品目と、記録した原因は次のとおりです。

品目帳簿数→実棚数差異金額差異率判定記録した原因
S101 缶コーヒー 微糖（売場） 120→108（−12） −744円 −10.0% 要確認 出庫・売上の記録漏れ・誤り（レジで微糖をブラックのボタンで打った日が4日）
S102 缶コーヒー ブラック（売場） 96→108（+12） +744円 +12.5% 要確認 出庫・売上の記録漏れ・誤り（S101 の打ち間違いの裏側）
S103 ミネラルウォーター（売場） 240→238（−2） −76円 −0.8% 許容内 （許容内のため記録していない）
S107 単3アルカリ電池（売場） 30→27（−3） −630円 −10.0% 要確認 原因不明（売上・入荷・返品・廃棄の記録を見ても合わない）
B201 キッチンペーパー（バックヤード） 36→46（+10） +1,680円 +27.8% 要確認 入庫の記録漏れ・誤り（9/29 納品分の入荷を登録していなかった）
B203 紙コップ 205ml（バックヤード） 22→40（+18） +4,140円 +81.8% 要確認 単位・入数の取り違え（1ケース20パックを「2」と登録）
B205 レジ袋 M（バックヤード） 12→11（−1） −320円 −8.3% 要確認 出庫・売上の記録漏れ・誤り（店で使った1袋を払い出していなかった）
B206 段ボール箱（中）（バックヤード） 40→38（−2） −170円 −5.0% 許容内 （許容内のため記録していない）
R301 プレーンヨーグルト（冷蔵庫） 30→28（−2） −264円 −6.7% 要確認 破損・廃棄の記録漏れ（容器のへこみで2個廃棄）
F401 冷凍餃子（冷凍庫） 40→36（−4） −792円 −10.0% 要確認 返品の処理漏れ（霜付きで4袋を返品）
F403 冷凍うどん（冷凍庫） 15→16（+1） +238円 +6.7% 要確認 前回の棚卸の数え間違い（8月末に奥の段の1パックを数え落とした）
W503 洗濯洗剤 詰替（倉庫（2階）） 24→21（−3） −804円 −12.5% 要確認 破損・廃棄の記録漏れ 1個。残り2個はまだ分からない（記録は「一部」）
W506 紙袋 小（倉庫（2階）） 0→2（+2） +360円 －（帳簿0） 要確認 入庫の記録漏れ・誤り（品目コードを作る前に仕入れた2袋）

スマホでは図を横にスクロールして見られます。

図解：記入例の差異金額を原因ごとに分けた内訳
記入例28品目の差異金額 +3,362円を、差異の原因シートの区分ごとに分けた横棒グラフ。帳簿より多い方向は、単位・入数の取り違え +4,140円、入庫の記録漏れ・誤り +2,040円、前回の棚卸の数え間違い +238円。帳簿より少ない方向は、出庫・売上の記録漏れ・誤り −320円、破損・廃棄の記録漏れ −532円、原因不明 −630円、返品の処理漏れ −792円、原因を記録していない差異 −782円。 中央の縦線が0円。右に伸びる紺の棒は帳簿より多い（超過）原因、左に伸びる赤の棒は帳簿より少ない（不足）原因、灰色の棒は原因を記録していない差異。 ← 帳簿より少ない（不足） 帳簿より多い（超過）→ 単位・入数の取り違え（1件） +4,140円 入庫の記録漏れ・誤り（2件） +2,040円 前回の棚卸の数え間違い（1件） +238円 出庫・売上の記録漏れ・誤り（3件） −320円 破損・廃棄の記録漏れ（2件） −532円 原因不明（1件） −630円 返品の処理漏れ（1件） −792円 原因を記録していない差異 −782円 差異金額の合計 +3,362円 ＝ 実地 140,194円 − 帳簿 136,832円
記入例の差異の原因11件を、区分ごとに合計した図です（集計シートの「原因別」と同じ値）。全部を足すと、差異金額の合計 +3,362円になります。

この記入例から分かることは、次の4つです。

  • 合計の差異は小さくても、品目ごとの差異は小さくない: 合計は+3,362円ですが、不足−3,800円と超過+7,162円が打ち消し合った結果です。缶コーヒーの微糖（−744円）とブラック（+744円）は、合計ではちょうど0円になります
  • いちばん大きい差異は、なくなった品物ではなかった: 紙コップの+4,140円は、1ケース20パックの入荷を「2」と登録した入数の取り違えです。帳簿より多い差異も、帳簿の誤りから出ていることがあります
  • 帳簿が0の品目は、率では判定できない: 紙袋 小は帳簿数0・実棚数2です。差異率は出ないので、基準にかかわらず要確認にしています
  • 原因を1つ見つけても、数が合うとは限らない: 洗濯洗剤は3個の不足のうち、1個の廃棄だけが分かりました。原因の記録は「一部」、未説明の差異数は−2のまま残ります

記入例の数字は、配布しているエクセルを LibreOffice で再計算した値です。 数式を使わずに Python で計算した値と、全セルで一致することを確かめています。

毎月の棚卸と、期末（決算）の棚卸

毎月の棚卸

毎月の棚卸は、差異を早く見つけて、その月のうちに原因をたどるために行います。 記入例でも、入荷（9/29）・返品（9/27）・廃棄（9/26）の記録漏れは、棚卸の数日前に起きていました。1か月以内なら、納品書や伝票をたどれます。

  • 差異の大きさを見るだけなら、単価はふだんの仕入単価で足ります
  • 全部の場所を毎月数えるのが重いなら、要確認が続く保管場所だけを毎月数え、ほかは期末に回す、という分け方もできます
  • 原因の区分は「設定」シートで書き換えられます。自社でよく出る原因に変えると、原因別の集計が読みやすくなります

期末（決算）の棚卸

期末の棚卸では、数えた数に、評価方法で決めた単価を掛けた金額が、期末の棚卸高になります。 国税庁の手引きでは、売上原価は次の算式で計算します （ 国税庁 令和7年分 青色申告の決算の手引き（一般用） ）。

売上原価＝年初（期首）の棚卸高＋年間の仕入高−年末（期末）の棚卸高

期末の棚卸高が多すぎれば売上原価が少なくなり、少なすぎれば売上原価が多くなります。 損益計算書の売上原価の欄は、損益計算書テンプレートで確かめられます。

決まり中身出典
棚卸しの時期 青色申告法人は各事業年度終了の日。個人の青色申告者は毎年12月31日 法人税法施行規則第56条第1項 ・ 所得税法施行規則第60条第1項
棚卸表に書くこと 棚卸資産の種類・品質・型ごとに、数量・単価・金額 法人税法施行規則第56条第2項・所得税法施行規則第60条第3項
単価（評価方法） 届け出た評価方法で計算する。届け出ていなければ、最終仕入原価法による原価法 法人税法施行令第31条第1項 ・ 所得税法施行令第102条第1項 ・ 国税庁 A1-17
年末に数えられないとき（個人） 多忙のため年末にできないような場合は、年末から多少前後した日でもよい。12月31日との間の売上げ・仕入れなどから年末の棚卸高を計算し、計算方法を明らかにしておく 国税庁 青色申告の決算の手引き
数えたメモ（個人） 実地棚卸しの数量などを書いたメモなどの原始記録は、棚卸表と一緒に保存する 国税庁 青色申告の決算の手引き
棚卸表の保存 法人は確定申告書の提出期限の翌日から7年間（青色申告で欠損金額が生じた事業年度などは10年間）。個人の青色申告者も7年間 国税庁 No.5930 ・所得税法施行規則第63条第1項第2号

最終仕入原価法は、手引きの算式では「年末に一番近い時期に仕入れたその棚卸資産の仕入単価×年末の棚卸資産の数量＝年末の棚卸高」です。 このテンプレートの単価の列にその仕入単価を入れると、実地金額の列がこの算式の金額になります。 手引きには、著しく損傷した品物や棚ざらしの品物を、ほかと区別して処分可能価額で評価できることも書かれています。 その場合は品目コードを分け、別の行に入れます。

このテンプレートは、上の項目を書く欄を持っていますが、自社の棚卸表として足りるかは、使い方と評価方法しだいです。 評価方法の届出や、決算での扱いに迷うときは、顧問の税理士か税務署に確認してください。

食品を扱うなら、期限も同じ日に見る（期限チェック）

棚卸表の「期限」の列に、パッケージの日付を入れておくと、期限切れ・当日・注意日数以内の品目が「期限チェック」シートに出ます。 数える人が手に取ったついでに日付を見られるので、期限の確認を別の日に回さずに済みます。 期限のない品目は、空のままにします。

食品表示基準では、消費期限は「腐敗、変敗その他の品質の劣化に伴い安全性を欠くこととなるおそれがないと認められる期限」、 賞味期限は「期待される全ての品質の保持が十分に可能であると認められる期限」を示す年月日と定められています （ 食品表示基準第2条第1項第7号・第8号 ）。 種類の列で、どちらの期限かを選びます。

期限種類状態品目数量実地金額
2026/9/29消費期限期限切れR304 カット野菜 サラダ用7袋686円
2026/9/30消費期限当日R302 ハムサンド6個960円
2026/10/3消費期限あと3日R303 絹豆腐20丁960円
2026/10/8賞味期限あと8日R301 プレーンヨーグルト28個3,696円
2026/10/20賞味期限あと20日S104 ポテトチップス うすしお60袋5,280円

上は記入例の期限チェックです。基準日（棚卸日）は2026/9/30、注意日数は30日です。 期限切れの品目の数と実地金額は、集計シートにも出ます。 同じ品物で期限の違うものを分けて数えたいときは、S101-1、S101-2 のように品目コードを分けます。

エクセルの棚卸で回らなくなる境目

このテンプレートは、数える場所が数か所、品目が数百までの店や事務所を想定しています。 このファイルで言うと、次の場面で手作業が増えます。

場面このファイルで起きること
品目が500を超える数式を入れてある行が500行です。保管場所ごとにファイルを分けることになります
1か所の品目が40を超える数える用紙は1か所40行までです。棚ごとに保管場所を分けて登録します
帳簿数の写し毎回、会計ソフトや POS から帳簿数を写します。写し間違いは、そのまま差異に見えます
何人もで同時に入力する1つのファイルを各自が別々に開くと、コピーが人数分でき、どれが最新か分からなくなります
月ごとの差異の推移1か月1ファイルなので、同じ品目の差異を月ごとに並べて見るには、集計を手で写します

目安として、この5つのうち2つ以上が毎月起きているなら、エクセルの外に出ることを考える時期です。 この目安に統計の裏づけはなく、当サイトの経験則です。 そのときは、このファイルで決めた保管場所の分け方・原因の区分・要確認の基準が、次の仕組みを決めるときの土台になります。

使っている関数と、動作の確認

関数使う場所使えるバージョン
SUMIFS・COUNTIFS 集計（実棚数を入れた品目の帳簿金額、保管場所別の要確認の数など） 適用先に Excel 2016 を含む（ SUMIFS ・ COUNTIFS ）
SMALL・INDEX・MATCH・IFERROR 数える用紙と期限チェックの一覧、差異の原因シートの品名・差異数の表示 適用先に Excel 2016 を含む（ SMALL ・ INDEX ・ MATCH ・ IFERROR ）
IF・AND・OR・NOT・SUM・SUMIF・COUNT・COUNTA・COUNTIF・ABS・ROUND・ISNUMBER・N・FIXED・LEFT・TODAY・ROW 差異・判定・期限の状態・基準の表示 標準の関数

XLOOKUP・FILTER・MAXIFS は使っていません。 品目コードに * や ? を使うと、原因の集計でほかのコードと混ざるので使わないでください。

配布前に、次のことを確かめました（2026年10月3日）。

  • 空欄・記入例・入力を書き換えた版・ランダムに埋めた版（品目150〜300件・原因40〜150件）の計11通りを LibreOffice で再計算しました。エラー表示（#N/A・#REF!・#VALUE!・#DIV/0! など）のセルは0件です
  • 棚卸表の自動の列、差異の原因・集計・数える用紙・期限チェックの全セルを、数式を使わずに Python で計算した値と突き合わせて、73,887項目で不一致0件
  • 基準を片方だけにした場合・両方空の場合・帳簿数がマイナスの場合・棚卸表にないコードを原因に入れた場合・品目コードを13桁の数字（JANコード）にした場合も、同じく不一致0件
  • PDF は空欄3ページ・記入例5ページで、全ページ A4 に収まり、文字が印刷されることを画素で確認

確かめていないのは、Excel と Google スプレッドシートの実機で開いたときの表示です。

よくある質問

棚卸表に必ず書く項目は何ですか？
青色申告の場合、棚卸資産の種類・品質・型ごとに、数量・単価・金額を書くと決められています。法人は法人税法施行規則第56条第2項、個人は所得税法施行規則第60条第3項です（法人税法施行規則・所得税法施行規則、2026年10月3日確認）。このテンプレートでは、品名と規格・入数で種類と型を分け、単価・実棚数・実地金額（単価×実棚数）を1行に並べています。帳簿数・差異・原因の欄は、法令で求められている項目ではなく、差異を調べるために足した欄です。
12月31日や決算日に棚卸しができないときは、どうしますか？
個人の青色申告者は、多忙で年末に数えられないような場合、年末から多少前後した日に棚卸しをしても差し支えありません。国税庁の手引きにそう書かれています。その場合は、12月31日と棚卸日の間の売上げ・仕入れなどから12月31日現在の棚卸高を計算し、その計算方法を明らかにしておく必要があります（国税庁 令和7年分 青色申告の決算の手引き（一般用））。このテンプレートには、棚卸日から年末までの増減を足し引きする欄はありません。差異の原因シートとは別に、計算を書いた紙かシートを残してください。法人の場合の扱いは、このページでは確かめていません。顧問の税理士か税務署に確認してください。
差異はどのくらいまでなら許されますか？
このテンプレートでは決めていません。要確認にする基準（差異率と差異金額）は、自社で決めて「設定」シートに入れます。空欄のファイルは基準が空で、差異が1つでも出た品目はすべて要確認になります。最初の1〜2回は空のまま使い、どのくらいの差異がどの品目に出るかを見てから決めると、基準を決めやすくなります。記入例の「差異率5%・差異金額1,000円」は、架空の会社が決めた値です。
帳簿数はどこから持ってきますか？
棚卸の日の時点の在庫の記録から写します。会計ソフトや POS の在庫の数、当サイトの在庫管理スプレッドシートの現在の在庫数などです。数えている最中に入荷や販売があると、帳簿数と実棚数の時点がずれて、ありもしない差異が出ます。数える場所の入出庫を止めるか、数えている間の入出庫を書き留めておいてください。
Excel 2016 や Google スプレッドシートでも使えますか？
XLOOKUP・FILTER など新しい関数は使っていません。SUMIFS・COUNTIFS・SMALL は、Microsoft のサポートページで適用先に Excel 2016 が挙がっています。（SUMIFS・COUNTIFS・SMALL、2026年10月3日確認）。ほかに使っているのは IF・SUMIF・COUNTIF・ROUND などの標準の関数です。当サイトが確かめたのは LibreOffice での再計算だけで、Excel と Google スプレッドシートの実機では開いていません。

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参考文献・出典

本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-10-03 確認時点）。

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