- 第三者提供に係る記録（提供記録・受領記録の2種類）をExcel・PDFで無料ダウンロードできる（記入例つき）
- 個人情報保護法第29条（提供側）・第30条（受領側）が定める記録作成・保存義務と記載事項の違い
- 記録が不要になる場合（法27条各号）の判定ポイントと、保存期間3パターン（施行規則21条・25条）
- 罰則の段階構造（法148条・178条・185条）と、控えている7本の法改正への対応状況
第三者提供に係る記録とは（提供する側・受け取る側の両方に義務があります）
個人情報保護法第29条1項 は、個人情報取扱事業者が個人データを第三者に提供したときは、提供した年月日・第三者の氏名等その他委員会規則で定める事項の記録を作成するよう義務づけています。同条2項は、この記録を作成した日から委員会規則で定める期間保存するよう義務づけています。
一方、 同法第30条 は逆に、第三者から個人データの提供を受ける側にも、①第三者の氏名等 ②取得の経緯 の確認義務（1項）、確認したときの記録作成義務（3項）、保存義務（4項）を課しています。つまり同じ1回の第三者提供について、提供する側と受け取る側の双方が、それぞれ別の記録を作成・保存する必要があります。
提供する側と受け取る側で記録すべきことがどう違うか【最重要】
両者は似ているようで、義務の内容・記載事項が異なります。 施行規則第20条2号 （提供側）・ 同規則第24条2号 （受領側）を比較すると、次のとおりです（いずれも法27条1項・28条1項の「本人の同意」に基づく提供／受領のケース。実務で最も多いパターンです）。
| 項目 | 提供する側（法29条） | 受け取る側（法30条） |
|---|---|---|
| 義務の内容 | 記録の作成・保存のみ | 相手方の確認義務＋記録の作成・保存義務（2段構え） |
| 確認の対象 | なし（相手方を確認する義務は無い） | 第三者の氏名等・第三者による取得の経緯 |
| 記載事項（同意に基づく提供/受領） | 同意を得ている旨／第三者の氏名等／本人特定事項／データ項目（計4項目） | 同意を得ている旨／第三者の氏名等・取得の経緯／本人特定事項／データ項目（計4項目） |
| 「提供/受領した年月日」 | 条文上の記載事項に列挙なし（任意記録） | 条文上の記載事項に列挙なし（任意記録） |
| 保存期間の起算 | 記録を作成した日から | 記録を作成した日から |
受け取る側の義務が「確認＋記録」の2段構えである点、そして両者とも「同意に基づく提供・受領」の記載事項には提供/受領した年月日が条文上列挙されていない点（オプトアウト提供＝施行規則20条1号・24条1号にはあります）は、一般的な解説記事では見落とされがちです。この対応関係は第2波棚卸しレポートには記載が無く、本ページの制作にあたり条文を実読して新たに整理しました。
そもそも記録が不要な場合（法27条各号）
次のいずれかに該当する提供は、 法27条1項各号・5項各号 に該当するため「第三者」提供に当たらない、又は記録義務の対象外です（法29条1項ただし書・法30条1項ただし書）。
- 法令に基づく場合／人の生命・身体・財産の保護に必要で本人同意が困難な場合／公衆衛生・児童の健全育成に特に必要で本人同意が困難な場合／国の機関等への協力で本人同意が事務遂行の支障になる場合／学術研究目的の例外（法27条1項1〜7号） → 記録不要
- 委託に伴う提供／合併等の事業承継に伴う提供／共同利用（あらかじめ本人に通知・容易に知り得る状態にしている場合）（法27条5項1〜3号） → 法律上「第三者」に該当しないため記録義務自体が生じません
- 上記のいずれにも該当しない提供（本人の同意に基づく提供等） → 記録が必要です。本テンプレートをご利用ください
自社のケースが1・2に該当するかどうかは、必ず条文（法27条）で最終確認してください。
保存期間は3パターン（施行規則21条・25条）
保存期間は、記録の作成方法によって3パターンに分かれます（提供側＝ 施行規則21条 、受領側＝同規則25条、いずれも同じ構造）。
| 作成方法 | 保存期間 |
|---|---|
| 契約書等をもって記録に代える方式（19条3項・23条3項） | 最後にその記録に係る提供/受領を行った日から1年 |
| 継続的・反復的な提供/受領を一括して記録する方式（19条2項但書・23条2項但書） | 最後の提供/受領日から3年 |
| 上記以外の通常の都度作成方式 | 3年 |
本テンプレートのExcel版は、「作成方法」欄に「代替」の文字が含まれる行を1年、それ以外（都度・一括）を3年として自動計算します。一括作成方式は本来「最後の提供/受領日」が起算点のため、同一の第三者について複数行がある場合は、その中で最も新しい行の日付を基準にしてください（各行を独立に計算する仕様のため、古い行の期限表示をそのまま信じないよう注意してください）。
罰則の構造【要注意・段階を踏みます】
29条・30条（1項・3項・4項）の記録作成・保存義務そのものには、直接の罰則（罰金・拘禁刑）はありません。 法148条1項 により、個人情報保護委員会はこれらの規定に違反した事業者に対し是正勧告を行うことができ、正当な理由なく勧告に従わない場合は 同条2項 の命令を出すことができます。この命令に違反した場合にはじめて、 法178条 の1年以下の拘禁刑又は100万円以下の罰金の対象になります。つまり「記録を作らなかったら即座に処罰される」わけではなく、勧告→命令→命令違反という段階を踏みます。
一方、 法30条2項 （確認事項の虚偽申告の禁止）だけは別枠で、確認を求められた第三者（提供側）が確認事項を偽った場合、 法185条1号 により10万円以下の過料が直接科されます。過料は罰金と異なり刑事罰ではなく行政上の秩序罰です。
控えている法改正について（7本すべてを条文レベルで突合済み）
個人情報保護法には2026-10-01・2026-12-31・2027-01-17・2027-04-01・2027-04-16・2028-07-16・2028-12-23に施行予定の改正が控えています。2026-09-07時点でe-Gov法令API v2により、この7本すべてに?asof=で当てて27条・29条・30条を条番号ごとに突合した結果、2026-10-01から2027-04-16までの5本では変更がありませんでした。2028-07-16・2028-12-23の2本では、29条のみ条文が変わる予定です（27条に新設される7項＝オプトアウト提供時の事前確認義務に連動して、記録事項に「27条7項の確認が行われた場合の追加事項」が加わります）。30条はこの7本のいずれによっても変わりません。本ページは2026-09-07時点の現行条文（29条・30条とも変更前）に基づいています。
様式について
本様式は個人情報保護法施行規則20条2号・21条（提供側）・24条2号・25条（受領側）の記載事項から作成したものです（特定の団体が頒布する様式を複製したものではありません）。個人情報保護委員会は「第三者提供時の確認・記録義務編」ガイドライン（37ページ）で記載事項を詳しく解説していますが、2026-09-07時点で当サイトが確認した範囲では、同ガイドラインを含む個人情報保護委員会サイト内の関連ページのいずれにも、記入用の様式・エクセルファイルの配布は見当たりませんでした。
第三者提供の記録は、提供する側だけ作ればよいのですか？
記録には「いつ提供したか」の年月日を必ず書かないといけませんか？
すべての第三者提供に記録が必要ですか？記録が不要になるケースはありますか？
記録を作らなかった場合や、確認事項を偽った場合の罰則はありますか？
個人情報保護法はこれから改正されると聞きました。この記録の記載事項も変わりますか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-09-07 確認時点）。