- 送付状テンプレートをWord（空欄・記入例）・FAX送付状・PDF形式・用途別Word（名刺送付／請求書添付／契約書添付）で無料ダウンロードできる（会員登録不要・全11ファイル）
- 拝啓/敬具・記書き（記〜以上）の正しいビジネスマナーと書き方の手順がわかる
- 請求書・見積書・契約書・納品書・履歴書など用途別の書き方のポイントと、書類を郵便で送る理由（信書）がわかる
- FAX送付状・メール添付・転職用添え状の違いと使い分けがわかる
- 送付状は「入口書類」として、請求書・見積書・契約書・納品書・稟議書・履歴書の各テンプレートへこのページから移動できる
※ 本記事はビジネス文書に関する一般情報の提供を目的としており、法的アドバイスではありません。具体的な状況については各種専門家にご確認ください。（2026-10-10 時点の情報）
1. 送付状（添え状）とは何か
送付状（添え状）は、書類を郵便（信書便を含む）・FAXで送るときや持参するときに「誰が・何を・なぜ送ったか」を簡潔に伝える挨拶文書です。送付状の同封を義務付ける法令はなく、あくまで日本のビジネス上の慣習で、取引先へ書類を送るときに添えるのが一般的とされています。
送付状の主な役割は「書類の受取側を安心させること」です。書類が何通届いているか、誰から何のために届いたかが瞬時にわかるため、受取側の業務がスムーズになります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 名称 | 送付状 / 添え状（同義・使い分けなし） |
| 法的義務 | なし（ビジネス上の慣習として添えるのが一般的） |
| 主な用途 | 請求書・見積書・契約書・納品書・発注書・履歴書などの書類送付 |
| 形式 | 拝啓〜敬具（頭語・結語）＋ 記書き（書類一覧） |
| 書く項目 | 日付・宛先（会社名・担当者）・差出人・挨拶文・送付書類一覧（部数）の基本5項目 ＋ 備考（任意） |
送付状・添え状・案内状の違い
| 名称 | 意味・使い場面 |
|---|---|
| 送付状 | 書類を郵送（郵便・信書便）・FAX・持参で渡すときに添える挨拶文。よく使われる呼び方 |
| 添え状 | 送付状と同義。転職・就活での履歴書添付時によく使われる呼び方 |
| 案内状 | イベント・セミナー・催事の告知・招待状。書類添付用途とは異なる |
| FAX送付状 | FAXで書類を送る際専用。総枚数・FAX番号を書き、誤送信時の注意書きを入れることが多い |
書類の送り方と郵便法（信書）
請求書・見積書・契約書・納品書などは、総務省の信書のガイドラインで「信書」に当たる文書として挙げられています（「◇」は個々の相談で判断された事例）。履歴書も、応募者から会社へ送る場合は信書に当たります（総務省「信書に該当する文書に関する指針」Q＆A集）。
■請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
※ ◇印は個々の相談において判断された事例。
出典： 総務省「信書のガイドライン」（信書に該当する文書：請求書の類） （平成26年4月1日更新）
履歴書は、一般的に、応募する会社等に対し自らの経歴や資格等の情報を通知する文書であり、応募者から会社等に送付する場合は、特定の受取人に事実を通知する文書となるため、信書に該当します。
出典： 総務省「信書に該当する文書に関する指針」Q＆A集 具体的な事例 Q4（履歴書は信書に該当しますか？） （令和7年6月1日更新）
郵便法は、運送営業者が信書を運ぶことと、運送営業者に信書の送達を頼むことの両方を禁じています。このため、信書に当たる書類は郵便（または信書便）で送り、宅配便などの荷物として送ることはできません。違反には罰則があります（同法第76条）。
第四条第三項 運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。
第四条第四項 何人も、第二項の規定に違反して信書の送達を業とする者に信書の送達を委託し、又は前項に掲げる者に信書（同項ただし書に掲げるものを除く。）の送達を委託してはならない。
第七十六条 第四条の規定に違反した者は、これを三年以下の拘禁刑又は三百万円以下の罰金に処する。
例外は、荷物に添える送付状（添え状・送り状）です。総務省のQ＆A集（Q6）は「その貨物を送付するために従として添付される無封の添え状・送り状は、信書に該当しますが、貨物に添えて送付することができます」としています。「無封」には、封筒に入れていない・封をしていない状態のほか、透明な封筒や「開閉自由」などの表示をした封筒も含まれます（Q7）。
「無封」とは、(1)封筒等に納めていない状態、(2)封筒等に納めて納入口を閉じていない状態のことをいいます。また、封筒等に納めて納入口を閉じている場合であっても、(3)当該封筒等が透明であり容易に内容物を透視することができる状態、(4)当該封筒等の納入口付近に「開閉自由」等の表示（※）をするなど運送営業者等が内容物の確認のために任意に開閉しても差し支えないものであることが一見して判別できるようにしてある状態も「無封」に含まれます。
※表示の例
「開閉自由」
「添え状・送り状につき開封可」
出典： 総務省「信書に該当する文書に関する指針」Q＆A集 Q7（添え状・送り状の「無封」とはどういう状態のことですか？） （令和7年6月1日更新）
信書に当たるか判断に迷うときは、総務省の信書相談窓口で確かめられます。
このような行為は、郵便法第4条違反となる可能性がありますので、信書の送達に関しては十分ご注意いただきたくお願いします。
送達の依頼を受けた文書、又は運送営業者に差し出そうとしている文書が信書に該当するか判断に迷う場合など、ご不明な点がございましたら、下記関連サイトを参照していただくか、総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課の信書相談窓口（03-5253-5975 平日9:30～12:00, 13:00～17:00）までご連絡をお願いします。
2. 送付状に書く6項目（基本5・任意1）
送付状に書く項目は以下の6つです。1〜5が基本の項目で、6の備考は任意です。これらが揃っていれば、相手がどの書類をどう扱えばよいかが一目でわかります。
| # | 項目 | 記載内容・ポイント | よくあるNG例 |
|---|---|---|---|
| 1 | 日付 | 郵送日または書類作成日（西暦・和暦どちらでも可） | 日付なし（後で追跡不能） |
| 2 | 宛先 | 会社名 + 部署名（あれば）+ 担当者名 +「様」または「御中」 | 会社名だけで、部署も担当者も書かない（社内で誰に回すかわからない） |
| 3 | 差出人情報 | 会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレス | 氏名のみで連絡先なし |
| 4 | 挨拶文 | 頭語（拝啓）＋ 時候の挨拶 ＋ 送付の主旨 ＋ 結語（敬具） | 挨拶なしで書類一覧だけ記載 |
| 5 | 送付書類一覧（記書き） | 「記」〜書類名・部数〜「以上」の形式で明記 | 記書きなしで本文に「請求書を同封します」のみ |
| 6 | 備考（任意） | 支払期限・返送期限・問い合わせ先など補足事項 | 重要な期限が伝わらない |
3. 書き方の手順（5ステップ）
本サイトのWordテンプレートを使った送付状の作成は5ステップで完成します。
- 宛先・差出人情報を入力する
宛先は「会社名 + 部署名 + 担当者名 + 様」または「会社名 + 御中（特定個人不明の場合）」の形式で記入します。差出人欄には会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレスを書きます（本テンプレートは欄ごとに記入する表の形です）。 - 頭語と挨拶文を書く（拝啓〜）
頭語「拝啓」で始め、時候の挨拶を続けます。季節を問わず使えるのは「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」です。継続取引先には「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」を加えます。 - 送付の主旨を書く
「さて、このたびは下記の書類をお送りいたします。ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」が標準文です。請求書なら「ご請求書をお送りいたします」、契約書なら「ご契約書2部をお送りいたします。内容をご確認のうえ、1部にご署名・ご捺印後ご返送ください」と用途に合わせて変更します。 - 結語（敬具）を右揃えで書く
本文の後、右揃えで「敬具」と記載します。「拝啓→敬具」「謹啓→謹白」「急啓→草々」が対応します。頭語と結語は対応させます（拝啓には敬具）。 - 記書き（記〜以上）で書類一覧を記載する
中央揃えで「記」を書き、箇条書きで書類名と部数を記載し、右揃えで「以上」を書きます。本テンプレートにはNo.・書類名・部数の表形式を収録しています。白紙の部数欄は単位まで空けてあるので、書類に合わせて「1通」「2部」「3枚」のように書き入れます。
頭語・結語の対応表
| 頭語 | 対応する結語 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 拝啓 | 敬具 | 一般的なビジネス文書（広く使われる） |
| 謹啓 | 謹白 | より改まった場面（目上・初取引） |
| 急啓 | 草々 | 急ぎの際（通常は拝啓を使用） |
| 前略 | 草々 | 社内文書・親しい相手（取引先への送付状では使わないことが多い） |
4. 用途別：何に送付状を添えるか（8パターン）
送付状は様々な書類に添えます。用途別に記載すべきポイントが変わりますので、以下を参考にしてください。各パターンの下に、そのまま貼れる文面（コピーボタン付き）を置いています。ダウンロードの欄には、名刺送付・請求書添付・契約書添付の3つについて、文面と記書きまで入れたWordの記入例があります（書式は汎用の送付状と同じで、見た目違いの雛形ではありません）。
パターン1: 請求書への添付
本文には「ご請求書をお送りいたします」と明記し、記書きに「ご請求書（○月分） 1通」と記載します。支払期限が明確な場合は備考欄に「お支払期限: ○年○月○日」と明記すると丁寧です。
- 記書き: 「ご請求書（○月分） 1通」「業務明細書 1通」
- 備考: お支払期限・振込先口座・問い合わせ先
- 関連: 請求書テンプレートと組み合わせて使用
コピー用の文面: 請求書を送るとき（用途別Word「請求書添付」の記入例と同じ型）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり○月分のご請求書をお送りいたします。ご多忙中恐縮ではございますが、ご確認・ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. ご請求書（○月分） 1通
2. 業務明細書 1通
以上
備考: お支払期限は○年○月○日です。お振込先は請求書に記載のとおりです。
パターン2: 見積書への添付
本文には「ご依頼いただきましたお見積書をお送りいたします」と記載します。有効期限がある場合は、書いておくと相手が検討しやすくなります。ダウンロードの記入例（Word・PDF）は、見積書と会社案内を送る場面です。
- 記書き: 「御見積書 1通」
- 備考: 見積の有効期限（自社で決めた期間）・ご確認後の連絡先
- 関連: 見積書テンプレートと組み合わせて使用
コピー用の文面: 見積書を送るとき（記入例 Word・PDF の場面と同じ型）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、ご依頼いただきましたお見積書をお送りいたします。内容をご確認のうえ、ご不明な点がございましたらご連絡ください。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. 御見積書 1通
以上
備考: 見積の有効期限は○年○月○日までです。
パターン3: 契約書への添付
契約書は通常2部送付し「ご署名・ご捺印後、1部ご返送ください」と依頼します。返送用封筒を同封する場合はその旨も記載します。
- 記書き: 「○○契約書 2部」「返送用封筒 1通」
- 備考: 返送期限・署名者の指定・ご不明点の問い合わせ先
- 関連: 業務委託契約書テンプレートと組み合わせて使用
コピー用の文面: 契約書を送るとき（用途別Word「契約書添付」の記入例と同じ型）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたびは弊社との契約締結にご同意いただき、誠にありがとうございます。○○契約書2部をお送りいたします。内容をご確認のうえ、1部にご署名・ご捺印をいただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. ○○契約書 2部
2. 返信用封筒 1通
以上
備考: ご返送期限は○年○月○日（○曜日）です。
パターン4: 納品書への添付
納品書を郵送するときに添えます。納品書は総務省の信書のガイドラインで「請求書の類」（信書）に挙げられているので、郵便（または信書便）で送ります。商品を宅配便などの荷物で送り、その荷物に送付状を入れるときは、封をしない（無封）か、透明な封筒や「開閉自由」などの表示をした封筒に入れます（上の「書類の送り方と郵便法（信書）」）。納品書を商品と一緒に荷物に入れてよいかは、その納品書がQ6の「貨物の送付と密接に関連し、その貨物を送付するために従として添付される無封の添え状・送り状」に当たるかで決まります。迷うときは総務省の信書相談窓口で確かめてください。
- 記書き: 「納品書（○月○日納品分） 1通」
- 備考: 検品期間・数量の不足や不備があった場合の連絡先
- 関連: 納品書テンプレートと組み合わせて使用
コピー用の文面: 納品書を郵送するとき
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、○月○日に納品いたしました○○につきまして、納品書をお送りいたします。数量・品番にご不明な点がございましたら、お手数ですがご連絡くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 納品書（○月○日納品分） 1通
以上
パターン5: 発注書への添付
取引先に発注書を送る際に添えます。「ご発注をお願いするための書類をお送りします」という意図を明確にします。
- 記書き: 「ご発注書 1通」
- 備考: 納期希望日・担当者連絡先
- 関連: 発注書テンプレートと組み合わせて使用
コピー用の文面: 発注書を送るとき
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、下記のとおりご発注をお願いしたく、発注書をお送りいたします。ご確認のうえ、納期のご回答をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. ご発注書 1通
以上
備考: 希望納期は○年○月○日です。
パターン6: 履歴書・職務経歴書への添付（転職・就活）
転職・就活時の応募書類に添える添え状です。通常の送付状より応募動機の一言を本文に加えることが推奨されます。履歴書は信書に当たるため、郵便（または信書便）で送ります（上の「書類の送り方と郵便法（信書）」）。
- 記書き: 「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」「その他応募書類 ○通」
- 本文: 「貴社の○○に魅力を感じ、ぜひ貢献したいと考え応募いたしました。」と一言添える
- 宛先: 「採用ご担当者様」または「人事部採用担当 ○○様」
コピー用の文面: 履歴書・職務経歴書を送るとき
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
貴社の求人を拝見し、○○の経験を活かして貴社に貢献したいと考え、応募いたします。つきましては、下記の書類をお送りいたします。ご査収のうえ、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 履歴書 1通
2. 職務経歴書 1通
以上
パターン7: 領収書への添付
代金を受け取った後、領収書を郵送する場合に添えます。請求書の添え状が「お支払いのお願い」であるのに対し、領収書の添え状は入金を確認した旨の報告になる点が逆です。本文には「○年○月○日にご入金いただきました○○代金につきまして、領収書を発行いたしましたのでお送りいたします」のように、受領した日付と代金の内容を明記します。
- 記書き: 「領収書 1通」
- 備考: 領収書の宛名と添え状の宛先を一致させておくと、受け取った側が保管・照合しやすい
- 判定額が5万円以上の領収書は収入印紙を貼り、領収書と印紙の彩紋にかけて印章か署名で印紙を消してから送ります（消印。印紙税法第8条第2項「当該課税文書と印紙の彩紋とにかけ、判明に印紙を消さなければならない」）。折るときは、印紙と消印に折り目がかからないようにしておくと読みやすくなります（課税事業者が消費税額を区分して書いた領収書は税抜の額で判定します。領収書の印紙の判定）
- 関連: 領収書テンプレートと組み合わせて使用
コピー用の文面: 領収書を送るとき
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、○年○月○日にご入金いただきました○○代金につきまして、領収書を発行いたしましたのでお送りいたします。ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. 領収書 1通
以上
パターン8: 名刺・会社案内の送付
展示会・商談・セミナーのあとに、挨拶を兼ねて名刺と会社案内を郵送する場面です。書類を「処理してもらう」ためではなく、相手に覚えてもらい、次の連絡につなげるための送付状なので、お礼を先に書き、備考に連絡先と次の一歩（打ち合わせの希望など）を入れます。
- 記書き: 「名刺 2枚」「会社案内 1部」「サービス資料 1部」
- 本文: 「先日は〜お時間をいただき、ありがとうございました」と、いつ・どこで会ったかを一言入れる
- 備考: 電話番号・メールアドレス、打ち合わせを希望する場合はその旨
コピー用の文面: 名刺と会社案内を送るとき（用途別Word「名刺送付」の記入例と同じ型）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日はご多用のなかお時間をいただき、誠にありがとうございました。ご挨拶のしるしに、名刺と会社案内をお送りいたします。ご査収のほど、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. 名刺 2枚
2. 会社案内 1部
3. サービス資料 1部
以上
備考: ご不明な点やお打ち合わせのご希望がございましたら、上記の電話番号またはメールアドレスまでお気軽にご連絡ください。
5. FAX送付状の書き方（通常の送付状との違い）
FAX送付状は通常の送付状と目的は同じですが、FAXの特性（白黒・文字が潰れやすい・誤送信リスク）に合わせた構成にします。
| 項目 | 通常の送付状 | FAX送付状 |
|---|---|---|
| 総枚数 | 不要（封筒内容物で確認） | 書く（本紙含む○枚を明記） |
| FAX番号 | 不要 | 書く（送信先・送信元双方） |
| 挨拶文 | 標準の拝啓〜敬具 | 簡略化OK（短文でも可） |
| 誤送信注意書き | 不要 | 推奨（誤って届いたときの連絡と破棄のお願い） |
| 分量 | 1枚に収まる範囲 | 1枚に収める（受信側が枚数を確かめやすい） |
FAX送付状に書く事項
- 総枚数: 「3枚送信（本紙含む）」のように本紙を含めた枚数を明記
- 送信先FAX番号: 受信側が正しく届いたか確認できるよう明記
- 送信元FAX番号・電話番号: 問い合わせ・再送要求に対応するために書く
- 送信日時: 年月日・時刻を記載（再送時のトラブル防止）
- 秘密保持の注意書き（推奨）: 本テンプレートのFAX送付状には「本FAXに含まれる情報は送信先のみを対象としています。誤送信の場合はご連絡いただき、破棄をお願いします」と入れています
6. 送付状の文例集（用途別コピペ可）
以下の文例はコピー&ペーストして使用できます。宛名・日付・書類名は実際のものに書き換えてください。
文例1: 汎用ビジネス（初取引）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
初めてご連絡申し上げます。私、○○株式会社の△△と申します。このたびはご縁をいただき誠にありがとうございます。
さて、下記の書類をお送りいたします。ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
文例2: 請求書送付（継続取引先）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月分のご請求書をお送りいたします。ご多忙中恐縮ではございますが、ご確認・ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
お支払期限は○年○月○日でございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
敬具
文例3: 契約書送付（署名・捺印・返送依頼あり）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたびは弊社との契約締結にご同意いただきまして、誠にありがとうございます。下記のとおり契約書2部をお送りいたします。内容をご確認のうえ、1部にご署名・ご捺印をいただき、同封の返送用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
ご返送期限: ○年○月○日（○曜日）
敬具
文例4: 領収書送付（受領確認）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、○年○月○日にご入金いただきました○○代金につきまして、領収書を発行いたしましたので下記のとおりお送りいたします。ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
7. 送付状に関連する書類テンプレート（一覧）
送付状は「入口書類」であり、以下の書類すべてに添えることができます。各テンプレートページと組み合わせてご活用ください。
| 添付する書類 | テンプレートページ | 主な用途 |
|---|---|---|
| 請求書 | 請求書テンプレート | 売上請求・インボイス対応 |
| 見積書 | 見積書テンプレート | 価格提示・相見積 |
| 納品書 | 納品書テンプレート | 商品・成果物の納品 |
| 発注書 | 発注書テンプレート | 仕入・外注の発注 |
| 業務委託契約書 | 業務委託契約書テンプレート | フリーランス・外注契約 |
| 稟議書（添付書類用） | 稟議書テンプレート | 相見積・仕様書の送付 |
| 事業計画書 | 事業計画書テンプレート | 創業融資・補助金申請書類の郵送 |
納品書テンプレート（無料・登録不要）
納品書を郵送するときは送付状を添えるのが一般的です。Excel（消費税自動計算）・Word・PDF対応の納品書テンプレートをご利用ください。
納品書テンプレートを見るよくある質問
送付状（添え状）とは何ですか？必ず同封しなければなりませんか？
送付状と添え状の違いは何ですか？
「拝啓」「敬具」は必ず使わないといけませんか？
「記」「以上」の書き方はどうすればよいですか？
FAX送付状と通常の送付状は何が違いますか？
転職・就活の送付状（添え状）はビジネス文書と書き方が違いますか？
メール添付で書類を送る場合も送付状は必要ですか？
送付状は何を送るときに使いますか？どんな書類に添えますか？
送付状に「拝察」「ご清栄」など難しい言葉は必要ですか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の情報源に基づき作成しています（2026-10-10 確認時点）。
このテンプレートの改訂履歴
- 作り直し（Phase 1）: 請求書・見積書・契約書・履歴書は郵便法上の信書のため、宅配便で送る前提の記述を直し、郵便法4条・76条と総務省の信書のガイドラインの原文を引用。領収書の印紙は「割印」でなく消印（印紙税法8条2項）。配布11本を1本の生成器で作り直し（記入例を見積書と会社案内の場面に・FAX の記入例を見積書の場面に・「以上」を右揃えに・白紙は書式だけ・見出しスタイル・曜日）。コピー用の文面と文例集を soufujou-bunrei.json の1か所に
- 用途別Word（名刺送付・請求書添付・契約書添付）3本を追加。「用途別」の各パターンにコピーボタン付きの文面を置き、名刺・会社案内を送るときのパターン8を追加
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