このページでわかること
- 覚書（汎用・変更）・確認書テンプレートをWord/PDF全9ファイルで無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- 覚書と契約書の違い・覚書と確認書の使い分けが明確にわかる
- 収入印紙が必要なケース・不要なケースを国税庁基準で解説している
- 実務で多いNG事例・失敗パターン10選と回避策
- 書き方ガイド・記入例付きで初めてでも正確に作成できる（2026-05-29確認済）
1. 覚書・確認書とは（定義・法的効力）
覚書（おぼえがき）とは、当事者間の合意事項・約束・既存契約の変更内容などを書面で記録した文書です。確認書は当事者間の共通認識や事実を確認することを目的とした書面です。どちらも名称は異なりますが、法律上は合意の内容があれば契約書と同等の法的効力を持ちます（ 民法第522条 ）。
覚書・確認書・契約書・念書の比較表
| 書類の種類 | 主な用途 | 署名者 | 法的効力 | 典型的な場面 |
|---|---|---|---|---|
| 覚書 | 既存契約の変更・補足・付帯条件追加 | 双方 | あり（合意内容として） | 単価変更・期間延長・業務範囲の変更 |
| 確認書 | 事実・共通認識の確認 | 双方（または一方） | あり（事実証明として） | 受領確認・打ち合わせ内容の確認 |
| 契約書 | 新たな取引・権利義務の発生 | 双方 | あり | 業務委託・売買・賃貸借 |
| 念書 | 一方の約束・誓約の記録 | 一方（約束する側） | あり（片務的） | 損害弁償の約束・機密保持の誓約 |
2. 覚書・確認書の収入印紙（印紙税）
覚書・確認書に収入印紙が必要かどうかは、文書の名称ではなく記載内容（課税事項）によって判断します（ 国税庁 No.7100 ）。
印紙が必要なケース
| 文書の区分（印紙税法別表第1） | 覚書での該当例 | 印紙税額の目安 |
|---|---|---|
| 第1号文書（不動産・物品売買等） | 不動産売買価格の変更覚書 | 契約金額により200円〜60万円 |
| 第2号文書（請負契約等） | 工事請負代金の変更覚書 | 契約金額により200円〜60万円 |
| 第7号文書（継続的取引の基本契約） | 業務委託契約の期間延長・単価改定覚書 | 一律4,000円 |
印紙が不要なケース
- 記載金額が1万円未満（課税文書でも非課税）
- 単純な事実確認・共通認識の確認のみ（金額・課税事項の記載なし）
- 委任契約・雇用契約・秘密保持契約の変更・補足に関するもの
- 電子契約（電子データ）として締結した場合は文書に該当しないため印紙税は不要
※ 印紙税の要否は個別の文書内容によって異なります。迷う場合は最寄りの税務署または国税局電話相談センター（0570-00-5901）に確認してください（ 国税庁 2026-05-29確認 ）。
3. 覚書と確認書の使い分けガイド
実務での使い分けは以下のフローで判断してください。
覚書を使う場面
- 既存契約の内容変更: 「○月○日締結の業務委託契約書 第○条 単価を◯円に変更する」
- 契約期間の延長・更新: 「○月○日に終了予定の契約を○月○日まで延長する」
- 業務範囲・納品物の追加・変更: 「当初の業務委託範囲に○○業務を追加する」
- 支払い条件の変更: 「月末締め翌月末払いを月末締め翌々月15日払いに変更する」
- 付帯条件・特記事項の追加: 本契約に規定されていない特別な取り決めを追加する
確認書を使う場面
- 商品・成果物の受領確認: 「○月○日付の納品物一式を確認の上、受領しました」
- 打ち合わせ・合意内容の記録: 「○月○日の打ち合わせにおいて以下の内容で合意したことを確認します」
- 仕様・要件の確認: 「○○プロジェクトの仕様について以下の通り確認します」
- 支払い完了の確認: 「○月○日付請求書の金額を受領したことを確認します」
- 口頭合意の書面化: 「先日の電話にて合意した内容を書面で確認します」
4. 覚書・確認書の書き方ガイド（必須6要素）
覚書・確認書に法定の書式はありませんが、以下の6要素を記載することで、後日の紛争防止と証拠価値が高まります。
| 要素 | 記載内容の要点 | 省略した場合のリスク |
|---|---|---|
| 1. 標題 | 「覚書」「確認書」「契約変更覚書」等の文書名称 | 文書の性質が不明確になる |
| 2. 当事者の特定 | 甲・乙それぞれの住所・氏名（または会社名・代表者名）。法人は登記上の名称 | 同姓同名・代理人等との混同・当事者特定に疑義 |
| 3. 原契約の特定（変更覚書の場合） | 元の契約書の名称・締結日・変更する条項番号を明記 | 「どの契約の変更か」が不明で無効主張のリスク |
| 4. 合意・確認の内容 | 「変更前◯◯を変更後△△とする」「以下の事実を確認する」など、具体的・明確に記載 | 解釈の相違・「そんな合意はしていない」トラブル |
| 5. 効力発生日 | 「○年○月○日より効力を生ずる」または「締結日より効力を生ずる」 | 変更・確認の効力開始時点が曖昧になる |
| 6. 署名・捺印欄 | 締結日・甲乙双方の住所・氏名・押印（実印または認印） | 一方のみの意思表示にとどまり、合意の証明が困難 |
契約変更覚書の作成チェックリスト
- □ 原契約書の名称・締結日・当事者名が正確に記載されているか
- □ 変更する条項番号と変更前・変更後の文言が明示されているか
- □ 変更後の内容が原契約全体と矛盾していないか
- □ 印紙税の要否を確認したか（課税文書に該当するか）
- □ 双方が同じ内容の文書（2通）に署名・捺印し、各自1通保管するか
- □ 原契約書とセットで保管するようにしているか
5. テンプレートの構成と活用方法（全9ファイル）
本テンプレートは覚書・確認書それぞれのWord（空欄・記入例）とPDF（印刷用・記入例）を含む全9ファイルで構成されています。
| ファイル名 | 形式 | 主な用途 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| 汎用覚書（空欄版） | Word | 合意事項・変更内容の記録 | 当事者・日付・合意内容を自由に編集可能 |
| 覚書（記入例版） | Word | 書き方の参考・確認 | 業務委託契約の単価変更を想定したサンプル |
| 契約変更覚書 | Word | 既存契約の条項変更 | 原契約の条番号・変更前後を明示する書式 |
| 汎用確認書（空欄版） | Word | 受領・合意事実の確認 | 確認内容を箇条書きで列挙できる書式 |
| 確認書（記入例版） | Word | 書き方の参考・確認 | 打ち合わせ内容確認を想定したサンプル |
| 汎用覚書 PDF（印刷用） | 印刷・手書き記入・郵送用 | A4印刷対応。改ざん防止に有効 | |
| 記入例PDF（覚書） | 記入例の確認・印刷 | 覚書記入例の印刷確認用 | |
| 汎用確認書 PDF（印刷用） | 印刷・手書き記入・郵送用 | A4印刷対応 | |
| 記入例PDF（確認書） | 記入例の確認・印刷 | 確認書記入例の印刷確認用 |
活用シーン別おすすめファイル
- 業務委託単価を変更したい → 「契約変更覚書（Word）」＋「覚書記入例（Word）」で参考にしながら作成
- 打ち合わせ内容を確認書にまとめたい → 「汎用確認書（Word）」＋「確認書記入例（Word）」
- 印刷して手書きで作成したい → 各PDF（印刷用）を使用
- 相手に見せる前に記入例で書き方を確認したい → 各記入例PDF
6. 覚書・確認書の保管・管理
覚書・確認書は締結後の適切な保管が重要です。
保管期間の目安
| 根拠法令 | 保管期間 | 対象 |
|---|---|---|
| 民法（一般時効） | 5年（2020年4月改正後） | 一般的な契約上の権利の消滅時効（ 民法第166条 2026-05-29確認 ） |
| 法人税法・所得税法 | 7年 | 帳簿書類・契約関係書類（税務調査対応） |
| 実務上の目安 | 10年 | 重要な取引・金額の大きい案件は10年保管推奨 |
電子保管のポイント
- PDF/Aフォーマットで保存すると長期保存に適している
- ファイル名に「日付・当事者・文書種別」を含める（例: 20260529_株式会社甲_覚書_単価変更.pdf）
- 原契約書と変更覚書は同じフォルダで一括管理する
- 電子署名・タイムスタンプを付与した場合は認証情報も合わせて保管する
7. 覚書・確認書のよくある失敗・NG事例10選
実務で多発する覚書・確認書のトラブルパターンを解説します。初めて作成する方が特に陥りやすい10の失敗と、その回避策を確認してください。
| # | よくあるNG | リスク | 回避策 |
|---|---|---|---|
| 1 | 片方だけ署名して完了したつもりになる | 双方合意の証明ができない。相手が「そんな覚書は知らない」と言い張れる | 必ず双方が署名・捺印した上で各自1通ずつ保管する |
| 2 | 「○○について変更する」とだけ書いて変更前後を記載しない | 「変更した内容」の解釈をめぐって紛争になる | 「第○条の○○を削除し、△△と改める」のように変更前・変更後を明示する |
| 3 | 原契約書の特定（締結日・名称）を省略する | 「どの契約の変更覚書か」が不明になり、変更の効力が争われる | 「令和○年○月○日締結の業務委託契約書（以下「原契約」という）」と明記する |
| 4 | 効力発生日を書かない | 変更がいつから有効なのかをめぐって紛争になる。特に遡及変更が問題になりやすい | 「本覚書は令和○年○月○日から効力を生ずる」と明記する |
| 5 | 印紙税の要否を確認せずに課税文書を作成する | 過怠税（未納印紙税額の3倍）が課される可能性がある（ 印紙税法第20条 ） | 作成前に国税庁No.7100で課税文書該当性を確認し、迷えば税務署に照会する |
| 6 | 変更覚書が原契約書の内容と矛盾する条項を含む | どちらが優先するか不明確になり解釈をめぐって争いになる | 「本変更以外は原契約書のすべての条項をそのまま適用する」という継続適用条項を入れる |
| 7 | 口頭での合意後に覚書を作成しないまま取引を開始する | 「そんな条件で合意していない」と後から言われるリスクが高い | 口頭合意した直後に確認書または覚書を起案し、当日中に相手へ送付する |
| 8 | フリーランスへの単価変更を覚書で一方的に通知する | フリーランス新法（2024年11月施行）の「買いたたき」禁止違反になる可能性がある | 相互合意のうえで覚書を作成する。発注側が一方的に変更を求める場合は弁護士に確認する |
| 9 | 覚書を原契約書と別々に保管して紛失する | 変更内容の立証が困難になる。税務調査で「変更の根拠書類なし」と指摘されるリスク | 原契約書と変更覚書を同一ファイル（フォルダ）にまとめて管理する |
| 10 | 「記載金額がないから印紙不要」と決め込んで第7号文書を見落とす | 継続的業務委託の基本的条件（単価・期間）の変更は金額なしでも4,000円の印紙が必要な場合がある | 継続取引に関する覚書は第7号文書該当性を必ず確認する（国税庁電話相談：0570-00-5901） |
8. 取引種別・相手先別の覚書作成ガイド
覚書は取引の相手先や内容によって、記載すべき事項・注意点が異なります。以下の分類を参考に、自分の取引に合った書式を選んでください。
| 取引の種別 | よく使う覚書の種類 | 特有の注意点 |
|---|---|---|
| 法人間の業務委託 | 単価変更覚書・期間延長覚書・業務範囲変更覚書 | 下請法の適用対象かを確認（資本金基準）。優越的地位の濫用に注意 |
| 法人→フリーランス | 単価変更覚書・業務範囲追加覚書・期間変更覚書 | フリーランス新法（2024年11月施行）により一方的な不利益変更は禁止。2026年1月から振込手数料のフリーランス負担も禁止 |
| 不動産売買・賃貸 | 売買代金変更覚書・引き渡し日変更覚書・条件変更覚書 | 第1号文書（印紙税あり）。宅建業者が介在する場合は業者の確認を受けること |
| 建設・工事請負 | 請負代金変更覚書・工期延長覚書・追加工事合意書 | 第2号文書（印紙税あり）。追加工事の変更覚書は原則書面で合意 |
| 個人間・親族間の金銭 | 返済計画変更覚書・担保解除確認書・利息免除覚書 | 消費者契約法・利息制限法の上限に注意（年15〜20%超は無効） |
| IT・ソフトウェア開発 | 仕様変更確認書・追加開発覚書・納期変更覚書 | 仕様変更の積み重ねがスコープクリープになりやすい。変更のたびに書面化が重要 |
2026年からの新ルール（フリーランス新法）
2026年1月1日のガイドライン改正により、法人がフリーランスとの覚書で取り決めできない事項が明確化されました。
- 振込手数料のフリーランス一方負担は「報酬の減額」として禁止（2026年1月〜）
- 受け取り拒否・報酬の一方的な引き下げ・不当なやり直し強要は引き続き禁止
- 6ヶ月以上の継続取引を突然終了する場合は30日前予告が必要
参照: 政府広報オンライン フリーランス新法 2026年1月改正 2026-05-29確認
9. 覚書の送付方法と相手への交付手順
覚書を相手方に届ける方法は複数あります。取引の重要度・相手との関係・スピードによって適切な方法を選択してください。
| 送付方法 | 証拠力 | 費用目安 | 適した場面 |
|---|---|---|---|
| 持参（対面） | 最も高い（その場で署名捺印を取得） | 交通費のみ | 重要な契約変更・高額取引・初回の覚書締結 |
| 書留郵便・特定記録 | 中程度（配達証明で到達を証明可） | 435円〜（簡易書留） | 紛争リスクがある案件・重要な内容変更 |
| 内容証明郵便 | 高い（内容・差出人・日付を郵便局が証明） | 735円〜（A4 1枚の場合） | 相手が合意を渋る案件・時効完成猶予が必要な場合 |
| 電子メール（PDF添付） | 中程度（送受信記録は残るが電子署名なし） | 無料 | 日常的な確認書・打ち合わせ議事録の確認 |
| 電子契約（クラウドサイン等） | 最も高い（電子署名・タイムスタンプ付き） | サービス月額費用 | 継続取引・多数の変更が生じる取引・印紙税削減目的 |
覚書の郵送手順（標準フロー）
- 2通を作成: 同じ内容の覚書を2部（または必要部数）印刷する
- 自社分に先行して署名・捺印: 代表者の署名・印鑑を押す
- 送付状を添える: 「覚書 在中」として2通を封入し、返送用の切手付き封筒を同封する
- 相手から返送された1通を受領: 相手の署名・捺印入りの1通を保管する
- 原契約書とセットで保管: 変更覚書は必ず原契約書と同一ファイルで一括管理する
10. 覚書・確認書に関する法令・改正年表
覚書・確認書の作成に関わる主要な法令と近年の改正・施行内容を時系列でまとめます。
| 年月 | 法令・改正内容 | 覚書・確認書への影響 |
|---|---|---|
| 2020年4月1日 | 民法（債権法）大改正施行。消滅時効が「5年または10年のいずれか早い方」に統一 | 覚書・確認書の保管期間の目安が変わった。重要案件は10年保管推奨 |
| 2022年4月1日 | 民法改正：成年年齢を20歳から18歳に引き下げ | 18歳・19歳も成年として単独で覚書を締結できる |
| 2024年11月1日 | フリーランス・事業者間取引適正化等法（フリーランス新法）施行 | 法人がフリーランスとの間で覚書を通じて単価・業務範囲を変更する場合、禁止行為（買いたたき・不当な変更要求）に該当しないよう注意が必要 |
| 2026年1月1日 | フリーランス新法の解釈ガイドライン改正。振込手数料のフリーランス負担が「報酬の減額」に該当と明確化 | 覚書で振込手数料の負担を変更する場合、フリーランス負担に変更することは原則禁止 |
電子契約関連法令
- 電子署名及び認証業務に関する法律（2001年施行）: 電子署名が手書き署名・押印と同等の法的効力を持つことを規定（ 電子署名法 e-Gov 2026-05-29確認 ）
- 電子帳簿保存法（2024年1月〜完全義務化）: 電子取引データの電子保存が義務化。電子メールで交わした確認書・覚書のPDF等も電磁的記録として保存が必要
11. 関連テンプレートで法律文書を一式整備
覚書・確認書と合わせて整備したい法律関係書類をご案内します。
- 示談書テンプレート：トラブルや損害を当事者間で解決する和解契約書。示談金・清算条項・守秘条項付き
- 内容証明テンプレート：覚書の内容変更を相手が拒否した場合や、合意不成立時の証拠保全に活用
- フリーランス新法対応 業務委託契約書テンプレート：フリーランスへの発注に伴う覚書変更と合わせて整備すべき基本契約書
- NDA（秘密保持契約書）テンプレート：業務委託の覚書に付随して締結することが多い秘密保持契約
- 借用書テンプレート：金銭の貸し借りを証明する書面。覚書との使い分けを確認
- 念書テンプレート：一方の確認・誓約を記録する書面。確認書との使い分けを確認
よくある質問（FAQ）
覚書と契約書の違いは何ですか？法的効力はありますか？
覚書と契約書は名称が違うだけで、内容が合意を示すものであれば同等の法的効力を持ちます。民法上、契約は当事者の合意によって成立し（民法第522条）、書面の名称は関係ありません。覚書は「既存契約の補足・変更・確認」に使われることが多く、新たな取引の開始を記録する場合は「契約書」と呼ぶことが一般的です。いずれも合意事項を書面化することで、後日の「言った・言わない」トラブルを防げます。
覚書と確認書の違いは何ですか？どう使い分ければよいですか？
法律上の明確な区別はありませんが、実務上の使い分けは以下の通りです。覚書（おぼえがき）は主に「既存契約の内容変更・補足・付帯条件の追加」に使います。例えば「3月1日締結の業務委託契約書第3条の単価を○○円に変更する」という場面が典型です。確認書は「当事者間の共通認識・事実の確認」を目的とします。例えば「◯月◯日の打ち合わせ内容を確認する」「商品の受領事実を確認する」といった場面に適しています。どちらも当事者双方が署名することで合意の証拠になります。
覚書・確認書に収入印紙は必要ですか？
覚書・確認書という名称だけでは判断できず、記載内容によります。印紙税法では、文書の名称ではなく「実質的な内容（課税事項）」で判断します（国税庁 No.7100）。記載内容が①不動産・物品の売買や請負（1号・2号文書）②継続的取引の基本契約（7号文書）に該当する場合は印紙が必要です。一方、①単なる事実の確認のみ②金額の記載がない③秘密保持・委任・雇用契約の変更のみ、といった場合は非課税になるケースが多くあります。判断に迷う場合は最寄りの税務署または国税局電話相談センターに確認することを推奨します。
収入印紙を貼り忘れた場合はどうなりますか？
印紙税は課税文書の「作成」に対して課されるため、貼り忘れがあっても文書の法的効力自体は変わりません。ただし、税務上は「過怠税」が課される可能性があります。過怠税は、本来の印紙税額の3倍相当額です（印紙税法第20条）。ただし、自主的に税務署へ申告・納付した場合は1.1倍に軽減されます。なお、電子契約（PDFをメール送付等）で締結した場合は印紙税の対象外です（文書として「作成」されていないため）。
契約変更覚書を締結する際の注意点を教えてください。
契約変更覚書で最も重要なのは「変更前・変更後の内容を明確に記載すること」と「元の契約書との整合性を保つこと」です。具体的には以下の点に注意してください。①原契約書の特定（締結日・契約書名・当事者名を記載）②変更箇所の特定（「第○条 ○○を△△に変更する」のように条番号と変更前後の文言を明示）③変更後の解釈が元契約全体と矛盾しないか確認④変更覚書自体の印紙税要否の確認（元契約が課税文書で、変更内容が金額増減に関するものは印紙が必要な場合あり）⑤原契約書・変更覚書を一緒に保管する（分離すると変更内容の立証が困難になる）。
覚書・確認書は一方が署名するだけで効力がありますか？
原則として、覚書・確認書は「双方当事者が署名・捺印」することで合意の証拠となります。一方当事者のみが署名した場合、「念書」や「確認の申し出書」にとどまり、相手方が合意していることの証明が困難になります。ただし、相手が送付してきた確認書に対して「承認します」と返信メールで応答した場合など、行動によって合意の意思が示されれば法的には合意が成立し得ます。確実に合意の証拠を残すためには必ず双方の署名・捺印を得るようにしてください。
覚書・確認書を電子契約で締結する場合の注意点は何ですか？
電子契約は印紙税の対象外になる点が最大のメリットです。電子データは印紙税法上の「文書」に該当しないため、課税文書の内容であっても収入印紙は不要です。電子署名・タイムスタンプを付与することで書面と同等の証拠力を確保できます。注意点としては①電子署名法・e-文書法に準拠した方式を採用すること②当事者双方が電子署名に同意していること③7年間の電磁的記録の保存義務（税務関係書類の場合）を守ることが挙げられます。
フリーランス・個人事業主と企業の間で覚書を締結する際の注意点は何ですか？
フリーランス保護新法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）が2024年11月1日に施行されており、発注事業者側には書面交付義務があります。覚書や確認書での契約変更時も同様に、変更内容を書面（または電磁的方法）で通知する必要があります。特に単価変更・業務範囲の変更・納期の変更を覚書で行う場合は、一方的な不利益変更とならないよう注意が必要です。フリーランスとして不当な契約変更を求められた場合は、公正取引委員会の相談窓口（0570-033-10）に相談できます（公正取引委員会 フリーランス相談窓口）。
覚書・確認書の保管期間はどれくらいが適切ですか？
契約関係の書類は法律ごとに保存期間が異なりますが、覚書・確認書は関連する契約書と同じ期間保管することが原則です。民法上の一般的な消滅時効は5年（商事契約の場合も5年に統一：2020年4月改正）です。税務関係（法人税・所得税）では7年間の帳簿書類保存が義務付けられています。実務上は「10年保管」が一般的な目安です。電子契約で締結した場合は電磁的記録として保管し、必要に応じてPDF出力・バックアップを取っておきましょう。
覚書に記載した条項が元の契約書と矛盾する場合、どちらが優先されますか？
原則として「後に締結した文書が前の文書に優先する」という法解釈になります（民法第92条・合意の最新性の原則）。ただし、契約書に「本契約の変更は書面による覚書によるものとする。覚書と本契約が矛盾する場合は覚書を優先する」のような優先条項があればそれに従います。矛盾が生じた場合に備えて、変更覚書には「本変更以外は原契約書の条項をすべてそのまま適用する」という継続適用条項を入れておくと、解釈の混乱を防げます。高額案件・継続取引の場合は弁護士によるリーガルレビューを推奨します。
覚書を相手が受け取り拒否した場合はどうすればよいですか？
相手が覚書の受け取りを拒否した場合、内容証明郵便で送付することで「いつ・どのような内容を送ったか」を公的に証明できます。内容証明郵便は郵便局が送付内容を証明する公的サービスで、相手が受け取り拒否しても送付の事実は残ります。相手が合意を拒否している場合は、単独での覚書作成では意味がないため、調停・訴訟など法的手段を検討する段階です。弁護士に相談し、適切な対応方針を確認することをお勧めします。
覚書を締結しないまま取引を変更した場合のリスクは何ですか？
口頭のみで契約内容を変更した場合、後日「そんな約束はしていない」「条件が違う」という争いになるリスクが高まります。法律上は口頭の合意も有効ですが、立証が困難です。特に金額・納期・業務範囲の変更は数十万円〜数百万円規模のトラブルに発展することがあります。フリーランス新法（2024年11月施行）では、発注事業者が書面なしに変更を求めると禁止行為に該当する場合があります（公正取引委員会 フリーランス新法 2026-05-29確認）。
本ページに掲載している情報は、国税庁・e-Gov法令検索・公正取引委員会の公式資料（2026-05-29確認）に基づく一般的な情報提供を目的としています。 法的アドバイスを構成するものではありません。個別の取引への適用については、弁護士等の専門家にご相談ください。 印紙税に関する相談：国税局電話相談センター（0570-00-5901）
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-05-29 確認時点）。