- 業務フロー図をエクセル・PowerPointで無料ダウンロードできる（記号の凡例・スイムレーン・記入例つき）
- 開始・終了／処理／判断／書類／データベースの5つの記号の意味と、迷いやすい使い分け
- スイムレーン（担当者ごとのレーン）で書くと、引き継ぎや属人化の場所が見えること
- 工程一覧シートに所要時間と月間発生回数を入れると、月間の手作業時間が自動計算されること
- 業務マニュアル・組織図テンプレートなど関連ページへの導線
業務フロー図とは何か・何のために書くか
業務フロー図は、1つの業務が始まってから終わるまでの工程の順番と、それぞれの工程を誰が担当しているかを、1枚の図にまとめた資料です。 文章のマニュアルと違い、工程の全体像を一目で見渡せるため、次の3つの場面で使われます。
- 新しく担当になった人への説明: 工程の順番と担当者の切り替わりが図で分かる
- 業務の見直し: 工程が多い・同じ確認が2回ある・担当者が頻繁に変わるなど、無駄が見えやすくなる
- システム化・自動化を検討する前の整理: どの工程が手作業で、どの工程がすでにシステムで動いているかを分けて書ける
業務フロー図の作成そのものに法令上の義務や決まった様式はありません。 社内で使いやすい形で作って構いません。
記号の意味と迷いやすい使い分け
本テンプレートで使う5つの記号の形は、 JIS X 0121（情報処理用流れ図記号） に準拠したPowerPoint標準のフローチャート図形です。この規格は1973年に制定され、1986年に改正された現行の規格です。
| 記号 | 形 | 使うとき |
|---|---|---|
| 開始・終了 | 角の丸い長方形 | 1つの図に開始1つ・終了1つを置く |
| 処理 | 長方形 | 1人が行う1つの作業（入力・確認・作成など） |
| 判断 | ひし形 | 「はい/いいえ」のように分かれ道が2つ以上あるとき |
| 書類 | 下辺が波形の長方形 | 紙の書類や出力されたレポートなど、記録として残るもの |
| データベース | 円柱 | 台帳・システム・エクセル等、情報を保存しておく場所 |
最も迷いやすいのは「処理」と「書類」の区別です。 「処理」は人が行う動作そのものを指し、「書類」はその動作の結果として残る紙やレポートを指します。 たとえば「見積書を作成する」という工程を、動作として書くなら処理の記号、 でき上がった見積書そのものを次の工程に渡す様子を強調したいなら書類の記号、というように使い分けます。 「判断」の記号は、分かれ道が実際にあるときだけ使います。分かれ道が無い工程まで判断の記号にすると、 図が複雑になり、本当の分岐点が目立たなくなります。
スイムレーンで書くと何が見えるか
スイムレーンは、担当者や部門ごとに横のレーンを分けて工程を並べる書き方です。 水泳競技のコース(レーン)に見立てたことが名前の由来で、 BPMN（業務プロセスの表記法） という国際的な表記法でも、担当者ごとの関わりを整理するために使われています。
工程を時系列に並べるだけの図では、担当者の切り替わりが埋もれてしまいます。 スイムレーンで書くと、次のようなことが1枚の図から見えるようになります。
- ある工程から別の工程へ移るときに、担当者が変わる場所（引き継ぎの場所）がどこか
- 1人の担当者が抱えている工程の数が、他の担当者と比べて多いか少ないか
- 特定の担当者しか分からない工程（属人化している工程）が、図の中でどこにあるか
エクセル版のフロー図シートは、担当者ごとに2行を使ったレーンと、工程を書き込む箱が横に並ぶ形になっています。 PowerPoint版は白紙のスイムレーンのスライドに、前のスライドの記号をコピー＆ペーストして工程を並べる形です。
工程一覧の「使っているツール」「手作業かどうか」の埋め方
フロー図を描いただけでは、どの工程に時間がかかっているかまでは分かりません。 エクセル版の工程一覧シートには、工程ごとに所要時間（分）・使っているツール・手作業かどうか・月間発生回数を書く列があり、 「手作業か」に「はい」を選んだ行だけ、所要時間×月間発生回数で月間の手作業時間が自動計算されます。
「手作業か」の基準は、二重入力・転記・目視での確認作業など、システム化すれば減らせる作業かどうかです。 ピッキングや配送のような、パソコンの外で行う物理的な作業は、システム化しても工程自体が無くなるわけではないため、 ここでは「いいえ」として区別します。この基準で分けると、パソコンの前での再入力・転記に絞って手作業時間を数えられます。
記入例(受発注業務)では、「受注メールの受付」「在庫確認」「出荷伝票を紙に手書きで転記する」「請求書をエクセルに手入力する」の 4工程を「はい」にしています。この4工程を合計すると、営業・倉庫・経理の3つの担当をあわせて月8.7時間の手作業になります。 自社の工程一覧を埋めてみると、どの工程にどれくらいの時間が集中しているかが具体的な数字で見えてきます。
テンプレートの中身
エクセル・PowerPointとも、実際にファイルを開いて確認した構成です。
エクセル版（3シート）
- フロー図: 記号の凡例（5種類）と、担当者3名分のスイムレーン（工程5つ分の枠）。罫線で組んだ下書き用
- 工程一覧: 工程名・担当・所要時間・使っているツール・手作業か・月間発生回数を入力する表。「手作業か」はドロップダウンから選択、月間手作業時間は自動計算
- 記入例: 受発注業務(営業→倉庫→経理)を例に、フロー図と工程一覧の両方を埋めたもの
PowerPoint版（4スライド）
- 表紙: テンプレートの使い方4ステップ
- 記号の凡例: 5種類の図形と、使い分けのコツ
- 白紙のスイムレーン: 担当者3名分のレーンの枠のみ。図形をコピー＆ペーストして工程を組み立てる
- 記入例: 受発注業務を、判断の分かれ道(在庫あり/なし)を含めて実際の図形で組んだもの
PowerPoint版の図形は、位置をドラッグで動かし、テキストをダブルクリックで書き換えられます。 工程を増やす場合は、既存の図形をコピー＆ペーストして矢印でつなぎ直してください。
よくある質問
業務フロー図とマニュアルはどう違いますか？
エクセルとPowerPoint、どちらを使えばいいですか？
記号を正確に使い分けなければいけませんか？
業務フロー図はどのくらいの頻度で更新すればいいですか？
工程一覧の「手作業か」はどういう基準で選べばいいですか？
関連テンプレート
- 業務マニュアルテンプレート(1つの工程の詳しい手順を書く場合はこちら)
- 組織図テンプレート(指揮命令系統を図にする場合はこちら)
- 業務文書テンプレート集
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-09-30 確認時点）。