- 業務引継書のエクセル（5シート）と、手書き用の印刷PDFを無料でダウンロードできる（会員登録不要）
- 状態と期限から、残りの業務・期限超過・3日以内・期限未設定を数える仕組みと、その式（COUNTIFS・SMALL）
- 後任者が一人でできる業務別詳細（引継ぎ資料）の書き方と、伝わりにくい書き方との比べ
- 退職のときのチェックリスト20項目と、年次有給休暇・退職の申し入れについて条文で確かめたこと
- 業務マニュアル・業務フロー図・退職届とは、何が違い、どう使い分けるか
業務引継書テンプレートのダウンロード（エクセル・PDF）
配っているファイルは4つです。進み具合を数えながら引継ぐならエクセル、紙に書いて渡すなら印刷用PDFを使います。
| ファイル | 中身 | 使う場面 |
|---|---|---|
| エクセル（空欄） | 使い方・引継ぎ概要・業務別詳細・退職時チェックリスト・進行状況管理の5シート | 自分の担当業務を書き出して引継ぐ |
| エクセル（記入例） | 架空の「サンプル商事」総務部の担当者が、13業務を2人＋部長に引継ぐ版 | どこに何を書くか、何が自動で出るかを先に見る |
| 印刷用PDF（空欄） | 引継ぎ概要（30業務分）・業務別詳細1枚・退職時チェックリスト（5ページ） | 印刷して手書きで書く |
| 記入例PDF | 記入例を印刷した状態（7ページ） | 印刷の仕上がりを確かめる |
Word 版は作っていません。残りの業務や期限を過ぎた業務を数える仕組みが、表計算の関数で動いているためです。 手書きで使うなら、印刷用PDFで足ります。業務別詳細は1枚に1業務なので、必要な枚数だけ印刷します。
エクセルのシート構成（5シート）
| シート | 中身 | 入力するもの |
|---|---|---|
| 使い方 | 手順、状態の決め方、印刷の設定、使っている関数 | なし |
| 引継ぎ概要 | 上の欄（前任者・後任者3人・上長・最終出社日・退職日など）と、担当業務一覧（1行1業務・40業務まで）。右の「期限まで」に、あと何日か・何日超過しているかが出る | 業務名・頻度・時期・1回の時間・重要度・後任者・引継ぎのやり方・引継ぎ期限・状態・確認した日・メモ |
| 業務別詳細 | 1業務を A4縦1枚に書く枠が10個。業務No を選ぶと、業務名・頻度・後任者・期限・状態が引継ぎ概要から出る | 目的・手順（8行）・関係者（4行）・注意点・進行中の案件・参考資料の場所 |
| 退職時チェックリスト | 最初から20項目。最終出社日から「何日前」で期限を出し、済んだ日を入れると「済」になる | 済んだ日・メモ（項目と何日前は書き換えてよい） |
| 進行状況管理 | 担当業務の数・引継ぎ済み・確認中・未着手・残り・期限超過・3日以内・期限未設定、後任者ごとの数、チェックリストの残り、残っている業務の一覧（期限が近い順） | 基準日だけ（最初は今日の日付） |
業務引継書の作り方（エクセルの操作手順）
異動や退職が決まると、毎日の業務と年1回の業務、進行中の案件が頭の中で混ざります。 このファイルでは、最初に担当業務を全部1行ずつ書き出し、そのあと業務ごとに後任者と期限を決めていきます。
- 「引継ぎ概要」の上の欄に、前任者・後任者（3人まで）・上長・最終出社日・退職日（異動日）を入れます
- 担当業務一覧に、業務を1行に1つずつ書きます。毎日・毎週・毎月の業務のほか、年1回の業務と不定期の業務、進行中の案件も入れます
- 業務ごとに、重要度（A・B・C）、後任者（プルダウン）、引継ぎのやり方（資料で渡す／説明する／一緒にやる）、引継ぎ期限を入れます。期限は最終出社日より前の日にします
- 重要度Aの業務から、「業務別詳細」に手順・関係者・注意点を書きます。業務No の欄に引継ぎ概要の番号を選ぶと、業務名などが出ます
- 引継ぎが進んだら、状態を「未着手 → 確認中 → 引継ぎ済み」と変えます。引継ぎ済みにしたら、確かめた日を「確認した日」に入れます
- 「進行状況管理」で、期限を過ぎた業務（赤）と3日以内の業務（黄）を見て、上長と予定を組み直します
状態と重要度の決め方
| 欄 | 選ぶ値 | このファイルでの意味 |
|---|---|---|
| 状態 | 未着手 | まだ後任者に説明していない（空欄のままの業務も、進行状況管理では未着手として数える） |
| 確認中 | 説明した。後任者がやってみている途中 | |
| 引継ぎ済み | 後任者が一人でできることを確かめた | |
| 重要度 | A | 止まると取引先や社員に迷惑がかかる（請求・支払い・給与など） |
| B | 止まると社内の仕事が遅れる | |
| C | 少し遅れても困る人が少ない |
残り・期限超過を数える式
「進行状況管理」の数は、引継ぎ概要の状態と引継ぎ期限を COUNTIFS で数えています。期限超過の式は次のとおりです（B2 が基準日）。
=COUNTIFS('引継ぎ概要'!$B$9:$B$48,"<>",'引継ぎ概要'!$J$9:$J$48,"<>引継ぎ済み",'引継ぎ概要'!$I$9:$I$48,"<"&$B$2)- 1つ目の条件: 業務名（B列）が空でない行だけを数えます。業務名を消した行は数えません
- 2つ目の条件: 状態（J列）が「引継ぎ済み」でない行。確認中・未着手・空欄が入ります
- 3つ目の条件: 引継ぎ期限（I列）が基準日より前の行。期限が空の行は入りません。空の行は「期限未設定」で別に数えます
- 3日以内: 3つ目の条件を「基準日以上」と「基準日＋3以下」の2つに変えた式です
残っている業務の一覧は、期限が近い順に並びます。引継ぎ概要の右の作業列（N列）に「引継ぎ期限＋行番号÷100000」を出し、 SMALL で小さい順に1番目・2番目…を取り出して、MATCH でその行を探しています。期限が空の業務には 100000 を入れて、最後に並べます。 同じ期限の業務は、一覧の上の行が先に出ます。
配布前に確かめたこと
当サイトでは、配布前に次のことを確かめました（2026年10月3日）。
- 空欄・記入例と、入力を乱数で変えた30通りのファイルを LibreOffice で再計算し、エラー表示（#N/A・#REF!・#VALUE! など）のセルが0件
- 進行状況管理の数・残っている業務の一覧・期限までの日数・チェックリストの期限と状態・業務別詳細に出る業務名など、計20,823セルを、数式を使わずに計算した値と突き合わせて不一致0件
- 引継ぎ概要の一覧を並べ替えても、業務別詳細が同じ業務を指したままであること（No が業務と一緒に動くため）
- 業務別詳細の1枠（27行）をコピーして下に貼ると、貼った枠でも業務名・状態が出ること
- 式を3か所わざと壊したファイルでは不一致が出ること（突き合わせの検査が働いていることの確認）
COUNTIFS・SMALL・IFERROR・INDEX・MATCH は、Microsoft のサポートページで Excel 2016・2019・2021・2024・Microsoft 365 が適用対象に挙がっています （ COUNTIFS ・ SMALL ・ IFERROR ・ INDEX ・ MATCH ）。 確かめたのは LibreOffice での再計算だけで、Excel と Google スプレッドシートの実機では開いていません。
業務別詳細の書き方（後任者が一人でできる引継ぎ資料）
引継ぎ資料でいちばん困るのは、書いた本人には分かるのに、後任者には分からない書き方です。 「いつものフォルダ」「先方」「例の件」は、書いた人の頭の中にしか答えがありません。 業務別詳細は、後任者が一人で、この紙だけを見て1回やり通せるかを基準に書きます。
| 欄 | 伝わりにくい書き方 | 後任者が一人でできる書き方（記入例「請求書の発行」） |
|---|---|---|
| やること | 請求書を作る | 取引先ごとに、請求書のエクセルへ転記する |
| 使うもの・保存場所 | いつものフォルダ | 共有フォルダ「経理/請求書/2026年度」 |
| 判断の基準・気をつけること | 締め日に注意 | 締め日が20日の取引先が2社ある。取引先台帳の「締め日」の列を見る |
| 関係者 | 営業 | 営業部 サンプル 四郎・内線 205（納品の訂正・値引きの連絡が来る） |
| 注意点・過去にあったトラブル | 単価に気をつける | 9月に、単価の改定を見落として古い単価で請求し、出し直した。営業部から届く改定のメールを先に見る |
| 進行中の案件 | サンプル建設の件 | サンプル建設は10月納品分から単価が変わる。改定のメールは「経理/請求書/単価改定」に保存してある |
- 目的を1〜2行で書く: 「入金が1か月ずれる取引先がある」のように、遅れたら何が困るかを書くと、後任者が優先順位を決められます
- 手順は1行に1つの作業: 8行に収まらない業務は、細かい操作をマニュアルのファイルに分け、その保存場所を「参考資料」に書きます
- 年1回の業務は時期と前回の資料: 記入例の健康診断は「9月に候補日をもらう」「昨年の申込書は総務/健康診断/2025」と書いています。次にやるのが1年後なので、前回の資料の場所がいちばん役に立ちます
- 失敗したことを書く: 注意点の欄には、実際にあったトラブルと、そのあと何を見るようにしたかを書きます
記入例で見る進行状況（架空の13業務・10月15日時点）
記入例は、架空の「サンプル商事」総務部の担当者が10月30日に最終出社し、11月30日に退職する設定です。 13業務を、後任者2人（サンプル 一郎・見本 次郎）と部長（サンプル 三郎）に引継ぎます。1業務は後任者が決まっていません。 基準日を10月15日にしたときの進み具合が、次の図です。
スマホでは図を横にスクロールして見られます。
この日の「進行状況管理」には、次の数が出ます。
| 業務の数 | 引継ぎ済み | 確認中 | 未着手 | 残り | 期限超過 | 3日以内 | 期限未設定 | 進み具合 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 13 | 4 | 3 | 6 | 9 | 2 | 1 | 2 | 31% |
| 後任者 | 業務の数 | 引継ぎ済み | 残り | 期限超過 |
|---|---|---|---|---|
| サンプル 一郎 | 5 | 2 | 3 | 0 |
| 見本 次郎 | 6 | 2 | 4 | 2 |
| サンプル 三郎（部長） | 1 | 0 | 1 | 0 |
| 上の3人以外（未定） | 1 | 0 | 1 | 0 |
期限を過ぎた2業務は、どちらも見本 次郎さんの担当で、状態は確認中です。 小口現金は「残高が合わない日が2回あった」、備品の発注は「発注はまだ1回もしていない」とメモに残っています。 この表を見れば、上長は「次郎さんの2業務をいつまでに終えるか」を決め直せます。 残っている業務の一覧は、No.5（10/9）→ No.6（10/13）→ No.9（10/16）→ No.10（10/20）→ No.2（10/23）→ No.11（10/27）→ No.4（10/30）→ 期限未設定の No.12・No.13 の順に並びます。
退職のときの引継ぎ（チェックリスト20項目）
退職のときは、業務を渡すほかに、取引先への連絡、アカウントの停止、貸与品の返却があります。 「退職時チェックリスト」には、最初から次の20項目が入っています。引継ぎ概要に最終出社日を入れると、各項目の期限が「何日前」から出ます。
| No | 区分 | やること | 担当 | 異動のときも | 最終出社日の何日前 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 引継ぎ | 担当している業務を「引継ぎ概要」に書き出し、業務ごとの後任者を上長と決める | 本人・上長 | ○ | 30日前 |
| 2 | 引継ぎ | 業務ごとの引継ぎ期限を決める（最終出社日より前の日にする） | 上長 | ○ | 28日前 |
| 3 | 引継ぎ | 重要度Aの業務から順に、手順・関係者・注意点を「業務別詳細」に書く | 本人 | ○ | 21日前 |
| 4 | 引継ぎ | 毎月の業務を、後任者と一緒に1回やってみる | 本人・後任者 | ○ | 14日前 |
| 5 | 引継ぎ | 年1回・不定期の業務は、次にやる時期と前回の資料の場所を書く | 本人 | ○ | 14日前 |
| 6 | 引継ぎ | 進行中の案件の状況と、次の期限を書く | 本人 | ○ | 7日前 |
| 7 | 引継ぎ | 後任者が一人でできるかを確かめ、状態を「引継ぎ済み」にする | 上長 | ○ | 3日前 |
| 8 | 引継ぎ | 最終出社日のあとに問い合わせが来たときの窓口を決める | 上長 | ○ | 3日前 |
| 9 | 社外 | 取引先に担当の交代を伝え、後任者を紹介する | 本人・後任者 | ○ | 14日前 |
| 10 | 社外 | 社外のサービスや取引先に登録している担当者名・連絡先を変える | 本人・後任者 | ○ | 10日前 |
| 11 | 社内 | 社内に担当の交代を知らせる | 上長 | ○ | 7日前 |
| 12 | データ | パソコンや個人のフォルダにある業務のファイルを、共有の場所へ移す | 本人 | ○ | 7日前 |
| 13 | データ | メールの自動応答と、最終出社日のあとに届くメールの転送先を決める | 本人・上長 | 退職のみ | 4日前 |
| 14 | アカウント | 社内システム・クラウドサービスの管理者の権限を後任者に移す | 本人・総務 | ○ | 4日前 |
| 15 | アカウント | アカウントを止める日を決める（メール・社内システム・クラウドサービス） | 総務 | 退職のみ | 4日前 |
| 16 | アカウント | 本人が使っていた共有のパスワードを変える | 総務 | 退職のみ | 当日 |
| 17 | 返却 | 名刺・顧客の資料・社外秘の書類を返すか、決めた方法で処分する | 本人 | 退職のみ | 1日前 |
| 18 | 返却 | 貸与品を返す（パソコン・携帯電話・社員証・鍵・制服など） | 本人・総務 | 退職のみ | 当日 |
| 19 | 返却 | 机・ロッカーの私物を片付ける | 本人 | ○ | 当日 |
| 20 | 休暇 | 年次有給休暇の残日数を確かめ、休む予定を上長に伝える | 本人 | 退職のみ | 30日前 |
何日前の数字は、当サイトが決めた目安です。法令で決まった日数ではありません。自社の都合で書き換えて使います。 期限を日付で決めたい項目は、期限の欄に日付を直接入れても数えます。 記入例では、21行目に「社用車の鍵と、ガソリンカードを返す」を足しています。その会社だけの項目は、空いている行に足します。
最終出社日と退職日を分けて入れる理由
年次有給休暇を消化してから辞める場合、最終出社日は退職日より前になります。 引継ぎができるのは最終出社日までなので、このファイルは引継ぎ期限とチェックリストの期限を、退職日ではなく最終出社日から数えます。
- 年次有給休暇の時季: 労働基準法39条5項は、使用者は有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない、ただし請求された時季に与えることが事業の正常な運営を妨げる場合は他の時季に与えることができる、と定めています（ e-Gov 法令検索 労働基準法 ）
- 退職の申し入れ: 民法627条1項は、雇用の期間を定めなかったときは、各当事者はいつでも解約の申入れができ、雇用は申入れの日から2週間を経過することによって終了する、と定めています（ e-Gov 法令検索 民法 ）
引継ぎに使える日数は、退職が決まった日と最終出社日で決まります。日数が足りないときに全部を書こうとすると、どれも途中で終わります。 このファイルが重要度Aの業務から業務別詳細を書く順にしているのは、そのためです。
会社側の退職手続きで、このファイルに入れていないもの
チェックリストは、引き継ぐ本人と上長がやることをまとめたものです。会社が退職者に対して行う手続きは入れていません。 労働基準法で決まっているものには、次の2つがあります。
| 条文 | 定められていること | このサイトのページ |
|---|---|---|
| 労働基準法22条1項（退職時等の証明） | 労働者が退職の場合に、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なく交付しなければならない | 退職証明書テンプレート |
| 労働基準法23条1項（金品の返還） | 労働者の死亡または退職の場合に、権利者の請求があったときは、7日以内に賃金を支払い、積立金・保証金・貯蓄金など労働者の権利に属する金品を返還しなければならない | なし（給与の締め日と支払日を経理と確かめる） |
退職のときに秘密保持の誓約書を出してもらう会社は、秘密保持誓約書テンプレート（退社時用あり）も使えます。 チェックリストの「名刺・顧客の資料・社外秘の書類を返すか、決めた方法で処分する」と同じ日に済ませると、手続きが1回で終わります。
異動・休職のとき
異動や産休・育休の前も、同じファイルで引継ぎます。引継ぎの理由を「異動」「休職・産休・育休」にし、最終出社日には今の担当での最後の日を入れます。 退職時チェックリストのうち、「異動のときも」が「○」の14項目は異動のときにも使えます。「退職のみ」の項目は、行の中身を消して使います。 休職から戻る予定がある場合は、業務別詳細の「進行中の案件・次の予定」に、戻る時期と、それまで誰が何をするかを書いておきます。
業務マニュアル・業務フロー図・退職届との違い
| 書類 | 何のための書類か | 作る時期 |
|---|---|---|
| 業務引継書（このページ） | 担当者が替わるときに、自分の担当業務を後任者へ渡す。誰に・いつまでに・どこまで渡したかを管理する | 異動・退職・休職が決まってから、最終出社日まで |
| 業務マニュアル | 1つの業務のやり方を、担当者が替わっても使えるように章立てで残す | ふだんから。手順が変わるたびに直す |
| 業務フロー図 | 業務の流れ（誰から誰へ、どの順番で）を図にする | 業務を見直すとき・新しく入った人に説明するとき |
| 退職届 | 退職することを会社に届け出る | 退職を決めたとき |
| 退職証明書 | 退職した人の請求を受けて、会社が使用期間や退職の事由などを証明する | 退職後（請求があったとき） |
業務引継書は、担当者が替わる時期だけ使う書類です。業務別詳細に書いた手順は、引継ぎが終わると担当者の手元に残るだけになりがちです。 次の担当替えでも使う業務は、引継ぎのあとに業務マニュアルへ書き写しておくと、次の人が一から書かずに済みます。 手順を章立てでまとめ直す作業には、マニュアル作成テンプレートも使えます。
よくある質問
引継ぎ資料は、どこまで細かく書けばいいですか？
状態を「引継ぎ済み」にしていいのは、いつですか？
退職前に年次有給休暇を消化したいとき、引継ぎの期限はどう決めますか？
Excel 2016 や Google スプレッドシートでも使えますか？
社内システムのパスワードも引継書に書いておくべきですか？
関連テンプレート
- 業務マニュアルテンプレート（引継いだ手順を、次の担当替えでも使える形に残すとき）
- マニュアル作成テンプレート（手順を章立てでまとめ直すとき）
- 業務フロー図テンプレート（引継ぐ業務の流れを図で渡すとき）
- 退職届テンプレート（退職を届け出るとき）
- 退職証明書テンプレート（退職した人から証明書を請求されたとき）
- 有給休暇管理表（管理簿）テンプレート（退職前に残日数を確かめるとき）
- 秘密保持誓約書テンプレート（退社時の誓約書を出してもらうとき）
- 顧客カルテ テンプレート（取引先ごとの対応履歴を後任者に渡すとき）
- 管理表テンプレート一覧
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-10-03 確認時点）。