このページでわかること
- 経費精算書をExcel・Word・PDFで無料ダウンロードできる（消費税自動計算・科目別集計付き）
- インボイス制度における証憑保存の正しいルール
- 領収書がもらえない支出への対応方法（出金伝票との使い分け）
- 勘定科目の分類方法と、Excel版の自動集計の仕組み
経費精算書とは
経費精算書は、従業員が業務のために立て替えた経費（交通費・接待交際費・消耗品費等）を、日付・支払先・勘定科目・金額ごとに整理し、会社に請求するための書類です。個人事業主が自身の経費を月次で整理する際にも活用できます。
記入項目
| 項目 | 記入内容 |
|---|---|
| 日付 | 支出が発生した日 |
| 支払先 | 店舗名・取引先名 |
| 勘定科目 | 旅費交通費・接待交際費・消耗品費等 |
| 金額（税込） | 領収書・レシートに記載の税込金額 |
| 消費税率 | 標準税率10%・軽減税率8%を選択 |
| 摘要 | 訪問先・購入理由等の具体的な内容 |
Excel版の自動計算機能
- 「経費精算書」シートに、日付・支払先・勘定科目・税込金額・消費税率を入力する
- 「うち消費税額」列が自動計算される（税込金額×税率÷(1+税率)の逆算方式）
- 合計行に全体の税込金額・消費税額の合計が表示される
- 「勘定科目別集計」シートで、科目ごとの合計金額がSUMIF関数により自動集計される
インボイス制度における証憑保存の注意点
2023年10月のインボイス制度（適格請求書等保存方式）導入により、消費税の仕入税額控除を受けるための要件が厳格化されています。
- 所得税の必要経費算入： 所得税法第37条 に基づき、経費精算書と客観的に合理的な記載があれば通常は経費として認められます
- 消費税の仕入税額控除：原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。 消費税法施行規則第26条の6 が定める、自動販売機・公共交通機関（3万円未満）等の限定的なケースを除き、証憑なしでは控除を受けられません
「3万円未満なら領収書不要」という旧ルールは2023年10月のインボイス制度導入で原則廃止されています。この点を誤解したまま経理処理をしていると、後日の税務調査で指摘を受ける可能性があるため注意しましょう。
証憑がない支出への対応
自動販売機での購入、慶弔費（ご祝儀・香典）など、領収書・レシートを受け取れない支出は、出金伝票テンプレートで日付・金額・摘要を記録し、経費精算書とあわせて保管してください。
経費精算から確定申告までクラウドでまとめる
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- レシート撮影・スキャナ保存に対応
- 青色申告・白色申告のどちらにも対応
関連テンプレート
- 出金伝票テンプレート（領収書がない支出の記録用）
- 現金出納帳テンプレート（青色申告帳簿）
- 開業届 提出準備チェックリスト
経費精算書はどんな場面で使う？
従業員が立て替えた経費（交通費・接待交際費・消耗品費等）を会社に請求する際に使用します。個人事業主が自身の支出を科目別に整理する際にも活用できます。1ヶ月分の経費をまとめて申請するのが一般的です。
レシートと領収書、どちらを添付すべき？
どちらでも構いません。レシートには購入した品目の内訳が記載されているため、経費の内容を証明する書類として領収書より優れている場合もあります。重要なのは、インボイス制度（適格請求書等保存方式）における記載事項（発行事業者の登録番号・適用税率・消費税額等）が満たされているかです。
消費税額はどうやって計算する？
Excel版では、税込金額と税率（標準10%・軽減8%）を入力するとROUND(税込金額×税率÷(1+税率),0)の計算式で消費税額を自動算出します。税込価格から消費税相当額を逆算する一般的な計算方法です。
領収書がもらえなかった支出はどうする？
自動販売機での購入・慶弔費（ご祝儀・香典）など、証憑の入手が難しい支出は、出金伝票テンプレートで代替記録を作成し、経費精算書に添付してください。
インボイス制度で経費精算はどう変わった？
2023年10月のインボイス制度導入後、消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要になりました。
勘定科目はどう分類すればいい？
本テンプレートのExcel版には「旅費交通費」「接待交際費」「会議費」「消耗品費」「事務用品費」「新聞図書費」「通信費」「その他」の8科目を用意しています。「勘定科目別集計」シートでSUMIF関数により科目ごとの合計が自動計算されます。迷った場合は、金額・頻度の近い過去の記帳例にならうのが実務上のコツです。
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-08-31 確認時点）。