有給休暇管理表（管理簿）テンプレート

先に答え: 年次有給休暇は、入社6か月後に10日、以降1年ごとに11日・12日・14日・16日・18日・20日が付与されます（週5日以上または週30時間以上の場合）。パート・アルバイトは週の所定労働日数で日数が変わります。20日になるのは入社から6年6か月後です（労働基準法39条1項・2項、施行規則24条の3。2026-10-06確認）。付与が10日以上になる人には、基準日から1年以内に5日を取得させる義務があります（39条7項）。

1. 付与日数の早見表（週5日以上・週30時間以上の場合）

付与の要件は①雇入れの日から6か月間継続勤務したこと、②その間の全労働日の8割以上出勤したことの両方です（労基法39条1項）。要件を満たした日に10日が付与され、以降は継続勤務年数1年ごとに、次の表の日数が加算されます（39条2項。加算は1・2・4・6・8・10労働日）。

1回の付与の上限は20日です（39条2項の表の最大）。出勤率が全労働日の8割に届かなかった期間があると、その次の1年間は付与されません（同項ただし書）。出勤率の計算では、業務上の負傷・疾病による療養の期間、育児休業・介護休業をした期間、産前産後の休業の期間を出勤したものとして数えます（39条10項）。有給休暇は発生の日から2年で時効により消滅するため（労基法115条）、繰越を含めた保有は最大40日です。

2. パート・アルバイトの付与日数（比例付与）

週の所定労働日数が4日以下で、週の所定労働時間が30時間未満の労働者は、所定労働日数に応じた日数の比例付与になります（労基法39条3項、施行規則24条の3）。週以外の期間で所定労働日数を定めている場合は、年間216日以下が対象です（同条5項）。週の所定労働時間が30時間以上なら、日数が少なくても通常の労働者と同じ日数です（同条1項）。

比例付与の日数早見表

出典: 厚生労働省「年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています」（ 出典: 厚生労働省リーフレット 2026-10-06確認 ）と、労働基準法施行規則24条の3第3項の表（ 出典: e-Gov 労基法施行規則 2026-10-06確認 ）。表の数値は両方と一致しています。

年間の所定労働日数が48日に満たない場合: 省令の表は、年間48日以上（週1日）の区分までしか定めていません。48日未満の扱いは条文・厚生労働省のQ&Aに明示がなく、このページでは断定しません。個別の扱いは労働基準監督署に確認してください。

3. 自分の基準日を出す（入社日から付与日を数える）

基準日は、入社日から6か月後（初回）と、その後の1年ごとの日です。4月1日に入社した人の初回の基準日は10月1日です。

月末に入社した人の基準日

労働基準法には期間の数え方の定めがないので、民法の期間計算に従います（民法138条）。39条1項は「雇入れの日から起算して」とあるので入社日を1日目に数え、6か月の期間は応当日の前日に満了します。応当日が無い月は、その月の末日に満了します（民法143条2項）。初回の付与は、満了日の翌日です（39条2項の「六箇月経過日」）。

厚生労働省のQ&Aに月末入社を直接扱った項目は見つかっていません。上の表は条文（労基法39条・民法143条2項）の読み方です。会社が実際に付与した日が基準日になるので、実際の付与日が違うときは、エクセルの「実際の付与日」にその日を入れてください。なお、「入社日に EDATE 関数で6か月を足す」計算は、31日入社で基準日が1日早くなります。このページのエクセルはその補正を入れています。

4. 自動計算エクセルの使い方（yukyu_fuyo_keisan.xlsx）

ダウンロードの先頭にあるエクセルです。入社日を入れると、同じ行に基準日・付与日数・年5日の期限と判定が出ます。会員登録は要りません。

• 年5日は基準日から1年で数えます。暦年（1月〜12月）の合計ではありません。半日は0.5日、本人が取った日・計画的付与の日も数え、時間単位の取得は数えません。
• 「判定」列は、緑＝達成、橙＝期限まで90日以内でまだ5日に届いていない、無色＝進行中、「対象外」＝その基準日の法定の付与日数が10日未満。「前期の年5日」が赤の人は、前の期間に5日に届いていません。
• 前倒し付与（会社が基準日を早めている）の人は「実際の付与日」に日付を入れます。その行は年5日の期限と判定を表示しません（基準日が2つになる場合の按分は、このエクセルでは計算しません。下の説明を見てください）。
• 年間の所定労働日数が48日に満たない人は「区分外（表に定めなし）」と表示し、付与日数は出しません。
• 「従業員」「取得日」シートの式のセルはロックしてあります。変えたいときは［校閲］→［シート保護の解除］（パスワードなし）。サンプルの行（例）は消して使ってください。

確認の方法: 基準日・期限の式は、入社日を2020年から2034年までの全日、付与8回・基準日の当日と前日で、民法の期間計算を別に書いた計算と突き合わせています（87,664通り・不一致0）。月末入社・2月29日を含みます。

5. 年5日取得義務（2019年4月施行）

2019年4月1日施行の労働基準法39条7項により、使用者が与えなければならない有給休暇が10日以上の労働者には、そのうち5日を、基準日（継続勤務した期間を6か月経過日から1年ごとに区分した各期間の初日）から1年以内に、労働者ごとに時季を定めて与えなければなりません（ 出典: 厚生労働省パンフレット 2026-10-06確認 ）。

義務の概要

5日に数えるもの・数えないもの

6. 基準日が複数になるとき（前倒し付与・斉一的な付与）

入社日と関係なく「全員4月1日に付与」のように、法定の基準日より前に付与している会社があります。このとき年5日の期間と、付与日数・出勤率の扱いは次のとおりです。

• 年5日の期間: 法定の基準日より前に10日以上を付与したときは、その日（第一基準日）から1年以内に、時季を定めて5日を与えます（施行規則24条の5第1項）。
• 期間が重なるとき: 基準日または第一基準日から1年以内の特定の日（第二基準日）に新たに10日以上を与えるときは、重なる期間（履行期間）の月数を12で除した数に5を乗じた日数を、その期間中に与えれば足ります（同条2項）。厚生労働省のパンフレットの例では、10月1日から翌々年3月31日（18か月）の期間について、5日÷12×18＝7.5日以上です（ 出典: 厚生労働省パンフレット ）。
• 出勤率（8割）の算定: 前倒しで法定の基準日より早く付与する場合、短縮された期間は全期間出勤したものとみなします。次年度以降の付与日も、初年度を繰り上げた期間と同じかそれ以上、法定の基準日より繰り上げます（平成6年1月4日 基発第1号。厚生労働省Q&A 3-28に抜粋）。

このページのエクセルは、前倒し付与の按分（上の第二基準日の計算）を計算しません。「実際の付与日」に日付を入れた行は、年5日の期限・判定を表示しない作りです。

7. 年次有給休暇管理簿（記載事項・保存期間・罰則）

使用者は、時季・日数・基準日（第一基準日・第二基準日を含む）を労働者ごとに明らかにした書類を「年次有給休暇管理簿」として作成し、保存しなければなりません（ 出典: 労働基準法施行規則24条の7 ）。法定の付与がある全労働者が対象で、10日未満のパートも作成の対象です（厚生労働省Q&A 3-29）。

管理簿に必ず記載する3項目

保存期間: 本則5年・当分の間3年

施行規則24条の7は、管理簿を当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間保存するよう定めています。ただし同規則附則71条により、当分の間「五年間」は「三年間」と読み替えます。現在の実務上の保存期間は、期間の満了後3年間です（ 出典: e-Gov 労基法施行規則 2026-10-06確認 。厚生労働省の特設サイトも「３年間保存」と案内）。管理簿は、労働者名簿・賃金台帳とあわせて調製してもかまいません（施行規則55条の2）。

罰則について

厚生労働省の解説が挙げる罰則は、①年5日を与えなかった場合（30万円以下の罰金・労基法120条1号）、②就業規則に休暇を書いていない場合（同じく120条1号・89条）、③請求された時季に与えない場合など（6か月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金・119条）の3つです。管理簿の作成・保存は、この一覧に含まれていません。このページでは、管理簿について罰則の有無を断定しません。

※ 本ページは一般的な情報提供であり、法的アドバイスではありません。具体的な運用は社会保険労務士・弁護士にご確認ください。

8. 繰越・時効・保有日数の上限

有給休暇は、発生の日から2年で時効により消滅します（労基法115条。賃金の請求権以外の請求権は2年）。このため前年の分は繰り越せます。1回の付与の上限が20日なので、繰越を含めた保有は最大40日（前年20日＋今年20日）です。繰越分を取った日数は、年5日の日数から控除できます（39条8項・厚生労働省Q&A 3-4）。

退職時の有給休暇と買取

法定の有給休暇は、お金を払っても「与えた」ことになりません。買上げを約束して、請求できる日数を減らしたり、請求された日を与えなかったりすることはできません。ただし、法律を上回って会社が上乗せしている日数は、この限りではありません（ 出典: 鹿児島労働局 よくあるご質問 Q8 、 出典: 厚生労働省 スタートアップ労働条件 。労働基準法39条）。

退職するときは、退職日で有給休暇の権利がなくなるため、会社は時季変更権を使えず、残った有給休暇の取得を認めるほかないとされています（ 出典: 厚生労働省 確かめよう労働条件 ）。引き継ぎのために退職日を遅らせるよう打診されても、応じるかどうかは労働者が決めます（同）。時効で消える分や退職時に残った分を会社が買い取ってよいかは、法律に定めがなく、このページでは断定しません。就業規則の定めを確認してください。

9. 全従業員一覧版（自動計算）と個人別管理版の使い分け

全従業員の状況は新しい自動計算エクセル、1人の取得履歴は個人別管理版、というように使い分けられます。

人数が増えたときは、KING OF TIME・ジョブカン・freee勤怠管理などのクラウド勤怠システムへの移行も選べます（下の「電子化」を参照）。

10. 半日有給・時間単位有給の制度設計と管理方法

年次有給休暇は1日単位が原則です。半日単位は法律で定められた制度ではなく、「労働者が希望し、使用者が同意すれば、日単位での取得を阻害しない範囲で与えることは差し支えない」とされています（ 出典: 厚生労働省 スタートアップ労働条件 2026-10-06確認 ）。厚生労働省の学習ページも、半日単位は就業規則等の定めがあればこれを認めている、と案内しています（ 出典: 確かめよう労働条件 ）。時間単位は、労使協定が必須です（39条4項）。

半日有給（半日単位取得）の要点

• 根拠: 就業規則等に定めを置く（半日単位は労使協定が必須ではない。上の厚生労働省の文言のとおり、労働者の希望と使用者の同意が前提）
• 単位: 0.5日（午前半休・午後半休）
• 年5日の数え方: 0.5日として控除（厚生労働省Q&A 3-11）
• 管理上の注意: 0.5日単位で管理し、時間単位と混在させない

時間単位有給（時間単位年休）の要点

管理上の注意点

• 半日と時間単位は、時間に換算して相互に計算せず別々に管理する
• 管理表では「日数」と「時間数」の2つの欄で記録する（自動計算エクセルの『取得日』シートは、日数と時間数を別の欄にしています）
• 「時間単位有給対応版エクセル」は、1日の所定労働時間を入れると上限（1時間未満を切り上げた所定労働時間×5日）と年間使用時間の超過を判定します。日換算は参考で、年5日には数えません

11. 育児・介護休業との関係・特別休暇との管理分離

有給休暇の管理で混乱しやすいのが、育児・介護休業や会社独自の特別休暇との区別です。

育児・介護休業・産前産後・療養の期間の扱い

• 業務上の負傷・疾病による療養の期間、育児休業・介護休業をした期間、産前産後の休業の期間は、8割出勤の算定で出勤したものとみなされます（労基法39条10項）。付与日数が減る原因にはなりません。
• 私傷病による休職など、10項に書かれていない休みの扱いは、会社の規定・個別の事情で変わるため、このページでは書きません。

特別休暇（慶弔休暇・夏季休暇・病気休暇等）との管理分離

12. 電子化（クラウド勤怠管理）への移行の目安

従業員が増え、有給の管理が複雑になったときは、エクセルからクラウド勤怠管理システムへ移す選択肢があります。

移行を検討するタイミング

• 従業員が50人を超えた（自動計算エクセルは50人までの作りです）
• シフトが変則的で、年5日の確認を見落とすミスが出た
• 半日有給・時間単位有給を導入して、手作業の管理が複雑になった
• テレワーク・フレックスタイム制の導入で、打刻の管理が複雑になった

主要クラウド勤怠管理システム

※ 機能は各社の公式情報（2026-05-28確認）をもとにしています。料金・最新の機能は各社の公式サイトで確認してください。

13. 勤怠管理ハブ：有給管理と連携する書類・ツール一覧

有給休暇管理表は単独では機能しません。以下の書類・ツールとあわせて使うと、勤怠管理を一か所にまとめられます。

よくある質問