- 年次有給休暇管理表を全従業員一覧版（年5日取得アラートExcel）・個人別版の2形式で無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- 半日有給・時間単位有給対応版・記入例PDF・付与日数早見表PDFも同梱（計10ファイル）
- 労基法第39条の年5日取得義務（2019年施行）・5年保存義務・違反罰則30万円の詳細がわかる
- 正社員・パート比例付与の付与日数計算表（勤続年数・所定労働日数別早見表）がわかる
- シフト表・出勤簿・タイムカード・給与明細と連携した「勤怠管理ハブ」で一元管理できる
1. 年次有給休暇管理簿とは・労基法第39条の義務（2026-05-28確認）
年次有給休暇管理簿は、使用者が全労働者の有給休暇の付与・取得状況を記録・管理するための書類です。 2019年4月の労働基準法改正により全ての使用者に作成義務が課されました（ 労基法施行規則§24の7 ）。
管理簿に必ず記載する3項目
| 記載項目 | 内容 | 記載例 |
|---|---|---|
| 基準日 | 各労働者に年次有給休暇が付与された日（雇入れから6か月後、以降1年ごと） | 2025年4月1日 |
| 日数 | 付与した有給休暇日数（前年繰越分を含む付与合計・取得済み日数・残日数） | 付与20日・取得5日・残15日 |
| 時季 | 実際に有給休暇を取得した具体的な日付（労働者請求・時季指定・計画的付与 全て記録） | 2025/5/2・2025/6/16〜20（5日） |
保存期間：原則5年間（経過措置で当面3年）
2020年4月施行の改正労働基準法施行規則により、年次有給休暇管理簿の保存期間は当該有給休暇を与えた期間の満了後5年間に延長されました（労基法施行規則第24条の7・第56条第3項）。 ただし経過措置として当面3年間も認められています。実務上は今後の経過措置廃止に備え、5年保存体制の整備を推奨します（ e-Gov 労基法施行規則 2026-05-28確認 ）。
| 書類 | 保存期間 | 起算日 |
|---|---|---|
| 年次有給休暇管理簿 | 原則5年（経過措置で当面3年） | 当該有給休暇を与えた期間の満了日 |
| 賃金台帳 | 原則5年（経過措置で当面3年） | 最後の記入から |
| 出勤簿・タイムカード | 原則5年（経過措置で当面3年） | 最後の記入から |
| 雇用契約書・労働条件通知書 | 原則5年（経過措置で当面3年） | 労働者の退職・解雇日から |
※ 本記事は一般情報の提供を目的としており、法的アドバイスではありません。具体的な運用は社会保険労務士・弁護士にご確認ください。
2. 年5日取得義務の詳細（2019年4月施行・一次ソース確認済み）
2019年4月1日施行の労働基準法第39条第7項により、年10日以上の有給休暇が付与される全労働者に対して、使用者は1年以内に5日の有給休暇を取得させる義務を負います（ 厚生労働省パンフレット 2026-05-28確認 ）。
義務の概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象労働者 | 付与日数が年10日以上の全労働者（正社員・パート・管理監督者 含む） |
| 取得期間 | 基準日（付与日）から1年以内 |
| 取得方法 | ①労働者が自ら申請・取得した日数 ②使用者が時季指定した日数 ③計画的付与 の合算で5日以上 |
| 時季指定の手順 | 使用者が労働者の意見を聴いた上で、意見を尊重して時季を指定。就業規則への規定が必要 |
| 違反時の罰則 | 労働者1人あたり30万円以下の罰金（労働基準法第120条）。10人なら最大300万円 |
| 根拠法令 | 労働基準法第39条第7項（ e-Gov 2026-05-28確認 ） |
3. 付与日数の計算ルール（勤続年数・所定労働日数別早見表）
年次有給休暇の付与要件は①雇入れから6か月間継続勤務かつ②全労働日の8割以上出勤の両方を満たすことです（労基法§39①②）。要件を満たした日に最低10日が付与され、以降1年ごとに段階的に増加します。
正社員・フルタイム（週5日・週30時間以上）の付与日数
| 継続勤務年数 | 6か月 | 1年6か月 | 2年6か月 | 3年6か月 | 4年6か月 | 5年6か月 | 6年6か月以上 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 付与日数 | 10日 | 11日 | 12日 | 14日 | 16日 | 18日 | 20日 |
| 年5日取得義務 | あり | あり | あり | あり | あり | あり | あり |
付与日数の上限は年20日（労基法§39③）。前年から繰り越した日数を含めた最大保有日数は40日です。繰越分は古い付与分（時効が近い方）から消化するのが実務上の一般的な運用です。
4. 比例付与：パート・アルバイトの計算方法
週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の労働者は、所定労働日数に応じた「比例付与」の対象です（労基法§39④）。フルタイム基準の付与日数に、所定労働日数に応じた割合を掛けた日数が付与されます。
パート・アルバイト 比例付与日数早見表
| 週所定労働日数（年間日数） | 6か月 | 1年6か月 | 2年6か月 | 3年6か月 | 4年6か月 | 5年6か月 | 6年6か月以上 | 10日到達（義務発生） |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4日（年169〜216日） | 7日 | 8日 | 9日 | 10日 | 12日 | 13日 | 15日 | 3年6か月〜 |
| 3日（年121〜168日） | 5日 | 6日 | 6日 | 8日 | 9日 | 10日 | 11日 | 5年6か月〜 |
| 2日（年73〜120日） | 3日 | 4日 | 4日 | 5日 | 6日 | 6日 | 7日 | 対象外（最大7日） |
| 1日（年48〜72日） | 1日 | 2日 | 2日 | 2日 | 3日 | 3日 | 3日 | 対象外（最大3日） |
出典: 厚生労働省「年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています」（ 厚生労働省パンフレット 2026-05-28確認 ）
5. 全従業員一覧版 vs 個人別管理版の使い分け
本ページでは2形式のテンプレートを提供しています。職場の規模・運用スタイルに合わせて使い分けてください。
| 項目 | 全従業員一覧管理版 | 個人別管理版 |
|---|---|---|
| 主な用途 | 会社・部門単位での有給取得状況の俯瞰管理 | 従業員1人の詳細な取得履歴記録 |
| 向いている規模 | 5〜50名程度（大きすぎると見づらい） | 全規模（各人の管理に特化） |
| アラート機能 | 年5日未達者を自動で赤色表示（条件付き書式） | 5日達成/未達の自動判定（IF関数） |
| 記録の詳細度 | 月単位の取得日数（大まかな管理） | 日付・種別・申請日・承認者まで詳細記録 |
| 使い方の提案 | 管理者が一覧で未達者を把握し時季指定を実施 | 個人ファイルとして従業員本人にも共有 |
| 法的効果 | 両方とも労基法施行規則§24の7の「年次有給休暇管理簿」として使用可能 | |
50名以上の事業所では人的管理の限界から、KING OF TIME・ジョブカン・freee勤怠管理等のクラウド勤怠システムへの移行を検討するとよいでしょう。
6. 半日有給・時間単位有給の制度設計と管理方法
年次有給休暇は原則として1日単位ですが、就業規則または労使協定の定めにより、半日・時間単位での取得も可能です（ 厚生労働省 スタートアップ労働条件 2026-05-28確認 ）。
半日有給（半日単位取得）の要点
- 根拠: 就業規則への規定のみで導入可（労使協定不要）
- 単位: 0.5日（午前半休・午後半休のいずれか）
- 年5日カウント: 0.5日として算入。午前・午後それぞれの取得で合計0.5日
- 管理上の注意: 時間換算せず「0.5日単位」で管理。時間単位有給と混在させない
時間単位有給（時間単位年休）の要点
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 根拠法令 | 労働基準法第39条第4項・第5項 |
| 導入要件 | 労使協定の締結が必須（就業規則のみでは不可） |
| 年間上限 | 5日以内（時間換算: 1日の所定労働時間×5日分） |
| 最小単位 | 1時間単位（端数は1時間に切り上げ） |
| 年5日カウント | 取得時間÷1日の所定労働時間 で日換算して算入 |
| 労使協定の記載事項 | ①対象者の範囲 ②年間上限日数（5日以内）③1日の時間数 ④時間単位以外を単位とする場合はその時間数 |
半日・時間単位有給の管理上の注意点
- 半日有給と時間単位有給は時間換算で相互に計算できない（別々に管理する）
- 管理表では「日数欄 + 時間数欄」の2軸で記録する
- 時間単位有給は労使協定の届出が不要（締結のみ）。ただし内容を労働者に周知すること
- 本ページの「時間単位有給対応版Excel」は所定労働時間を入力すると自動換算する
7. 育児・介護休業との関係・特別休暇との管理分離
有給休暇の管理で混乱しやすいのが、育児・介護休業や会社独自の特別休暇との区別です。法律上の分類を正確に把握することで管理ミスを防げます。
育児・介護休業中の有給休暇
- 育児休業中は有給休暇を取得できない（育休は「労働義務のない期間」のため）
- 育休期間は出勤率の計算に「出勤したものとみなす」（労基法§39③）→ 育休取得によって付与日数が減らない
- 育休復帰後の基準日には通常通り付与。育休中に消滅した有給は復帰後に回復しない
- 介護休業も同様に「出勤したものとみなす」（育介法§18）
特別休暇（慶弔休暇・夏季休暇・病気休暇等）との管理分離
| 休暇の種類 | 法的根拠 | 有給・無給 | 管理上の注意 |
|---|---|---|---|
| 年次有給休暇 | 労働基準法第39条 | 有給（賃金発生） | 管理簿の作成・保存義務あり |
| 特別休暇（慶弔・夏季等） | 就業規則（法定外） | 会社規定による | 年次有給休暇とは別に記録する |
| 病気休暇 | 就業規則（法定外） | 会社規定による | 年次有給休暇との選択制にする場合は本人同意が必要 |
| 育児・介護休業 | 育児介護休業法 | 原則無給（給付金あり） | 年次有給休暇とは完全に別管理 |
8. 退職時の有給消化・買取の可否
退職時の有給休暇の扱いは、実務でよくトラブルになるテーマです。法律上の原則を理解したうえで対応してください。
退職時の有給消化（法的に可能）
- 退職日が決まった後、残っている有給休暇を退職日前にまとめて消化することは法律上の権利です
- 退職確定後は使用者の「時季変更権」が行使できないため（変更先の日がない）、労働者が申請した時季に取得できます
- 退職月に有給残日数が多い場合は、退職日を有給消化分だけ後ろにずらして設定する方法が一般的です
有給買取（原則禁止・例外3ケース）
- 原則禁止: 有給休暇の目的は「休暇の実取得」。金銭代替は有給取得と認められず労基法違反
- 例外①: 2年間の時効で消滅した分（消滅後の事実関係として任意対応可）
- 例外②: 退職時の未消化残日数（退職時のみ・法的義務なし・会社の任意対応）
- 例外③: 法定付与日数を超えて付与した会社独自の部分（法定分を残し、法定超過分のみ）
9. 電子化（クラウド勤怠管理SaaS）への移行ガイド
従業員数の増加や有給管理の複雑化に伴い、Excelテンプレートからクラウド勤怠管理システムに移行する企業が増えています。移行のタイミングと主要ツールの特徴を整理します。
移行を検討すべきタイミング
- 従業員が20名を超えた（Excelでの名簿管理が煩雑になる）
- シフトが変則的・年5日アラートを見落とすミスが発生した
- 半日有給・時間単位有給を導入したい（手動管理が複雑）
- 育休・産休・介護休業の法改正対応（随時変わる制度への追従）
- テレワーク・フレックスタイム制の導入で打刻が複雑化した
主要クラウド勤怠管理システムの比較
| ツール | 月額料金（目安） | 有給管理機能 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| KING OF TIME | ¥300/人/月〜 | 自動付与・残日数管理・時季指定機能 | 打刻方法が豊富（IC・顔認証・GPS等） |
| ジョブカン勤怠管理 | ¥200/人/月〜 | 有給取得アラート・計画付与設定 | 給与・労務管理との連携が強み |
| freee勤怠管理 | ¥200/人/月〜 | 有給管理・36協定アラート | freee会計・freee人事との連携でオールインワン |
※ 料金・機能は2026-05-28時点の公式情報を参考。各社の最新情報は公式サイトをご確認ください。
10. 勤怠管理ハブ：有給管理と連携すべき書類・ツール一覧
有給休暇管理表は単独では機能しません。以下の書類・ツールと連携することで職場の勤怠管理を完全一元化できます。
| 書類・ツール | 役割 | 有給管理との連携ポイント |
|---|---|---|
| 有給休暇管理表（本ページ） | 付与・取得・残日数の法定記録 | ハブの中核。年5日達成状況を管理 |
| シフト表 | 勤務計画の事前作成・周知 | 有給取得予定日をシフト表に反映し人員配置を計画 |
| 出勤簿 | 出勤・欠勤の実績記録 | 有給取得日の出勤区分「年休」を記録・突き合わせ |
| タイムカード | 出退勤時刻の打刻記録 | 有給取得日の打刻は「有休」等の区分で管理 |
| 給与明細 | 月次給与の支給・控除明示 | 有給取得日の賃金計算（通常賃金/平均賃金）の確認 |
| 雇用契約書 | 労働条件の合意書面 | 有給付与日数・特別休暇の規定の基準書類 |
| 残業代計算ツール | 時間外・深夜・休日割増の計算 | 有給未消化による残業増加分の未払い確認 |
| 給与計算ツール | 月次給与・手取りの自動計算 | 有給取得日の賃金計算（平均賃金・標準報酬日額） |
よくある質問
パート・アルバイトにも年5日取得義務はありますか？
有給休暇5日の時季指定はどのようにすればよいですか？
時季変更権はどんな場合に使えますか？
有給休暇の買取は可能ですか？
前年度の有給休暇は繰り越せますか？
退職時に残った有給休暇はどうなりますか？
育休復帰後の有給休暇付与日数はどうなりますか？
年次有給休暇管理簿はExcel・PDFで保存してよいですか？
半日有給を取得した場合、年5日取得義務のカウントはどうなりますか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-05-28 確認時点）。