検収書テンプレート

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1. 検収書とは何か（受領書との決定的な違い）

検収書は「納品物を受け取り、かつ品質・仕様を検査して合格を確認したことを証明する書類」です。発注者（買主）側が作成し、受注者（売主）へ送付します。

受領書と混同されやすいですが、証明する内容が根本的に異なります。

一般的な物品取引では受領書だけで済ませることも多くあります。一方、システム開発・特注製品・建設工事・製造委託などでは、契約で「検収に合格したら引渡し完了・代金を請求できる」と決めることがあり、その場合は検収書が請求のきっかけになります。どの書類を請求の条件にするかは契約で決まるので、契約書の検収条項を確かめてください。取適法の対象になる取引では、検収の日にかかわらず、支払期日は受領日から60日以内です（3章）。

2. 取引フロー全体における検収書の位置づけ

本サイトの会計ハブでは、取引の全工程をカバーするテンプレートを提供しています。検収書は取引の流れの6番目（受領のあと、請求の前）にあたります。

取引書類の全体の流れ（会計ハブ）

本ページの検収書1枚だけで完結する取引もありますが、見積からの流れをすべて書類として残しておくと、金額や仕様をめぐるトラブル時の証拠になります。関連テンプレートは記事末尾の一覧からまとめて入手できます。

3. 取適法（旧下請法）における検収と支払期日のルール

2026年1月1日に施行された取適法（旧下請法を改正した法律）には、検収と支払期日に関わる規定があります。取適法が適用されるのは、発注側と受注側の資本金・従業員数の組み合わせと、取引の内容（製造委託・修理委託・情報成果物作成委託・役務提供委託など）が条件に当てはまる取引だけです。自社の取引が当たるかは、公正取引委員会の取適法テキストで確かめてください（ 出典: 公正取引委員会 取適法テキスト（令和7年11月・PDF） (2026/10/17確認) ）。

4. 検収書の記載項目と書き方ガイド（場面別・詳細版）

検収書には法定の必須事項はありませんが、取引の証拠として機能させるために以下の項目を漏れなく記載することを推奨します。

場面①：システム開発・ソフトウェア納品の検収

検収書が最も重要な役割を果たすのが、このケースです。

• 検収期間：受領後の検収期間を明記（例: 受領日から10営業日以内）
• 品名欄：システム名・バージョン・対応機能（例: 社内業務管理システム v1.0 / 受発注機能・在庫管理機能・請求書自動生成機能）
• 合格基準：備考欄に「発注仕様書（PO番号）の全要件を満たすことを確認」と明記
• テスト内容：実施したテスト（機能テスト・負荷テスト・UAT等）の概要を記載
• 検収結果：「全数合格」で請求書受理が可能になる旨を明確化

場面②：製品・特注品の製造委託検収

品質基準・仕様書への適合確認が中心です。

• 品名欄：品番・製品名・仕様（材質・サイズ・色等）まで詳しく記載
• 検収基準：備考欄に「仕様書（品番・改訂番号）に対して全数合格」と記載
• 不良品の扱い：「不良品〇個を返品し、再納品を依頼」などを明記
• 数量確認：「受領数〇個、不良〇個、合格〇個」の内訳も記載

場面③：コンサル・役務・クリエイティブ成果物の検収

成果物の「品質・仕様への適合」を言語化することが重要です。

• 品名欄：成果物の具体的な内容（例: Webサイトリニューアル制作 / トップ・LP・5下層ページ）
• 合格根拠：備考欄に「ブリーフィング資料（〇〇年〇月〇日版）の要件を満たすことを確認」
• 修正要件：条件付き合格の場合、具体的な修正箇所・要件・期限を明記

5. 検収書の電子化と保管ルール（電子帳簿保存法対応）

電子データを出力した書面で保存する措置は、令和4年1月1日以後に行う電子取引について廃止され、令和5年12月31日までは宥恕措置で事実上認められていました。2024年（令和6年）1月以後に電子で受け取った検収書は、電子データそのものを保存します。要件に従って保存できない相当の理由がある場合の猶予措置もありますが、その場合も出力書面だけの保存は認められていません（ 出典: 国税庁 電子帳簿保存法一問一答〔電子取引関係〕（PDF） 2026-10-10確認 ）。

保管義務の期間（法的根拠）

電子で受け取った・送った検収書を保存するときの要件（概要）

紙で受け取った検収書は紙のまま保存できます。メールやクラウドなど電子でやり取りした検収書（電子取引）は、国税庁の一問一答（問18）にある次の要件を満たして保存します（ 出典: 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月・PDF） (2026/10/17確認) ）。

• 改ざんを防ぐ措置（次のどれか1つ）：①タイムスタンプが付いたものを受け取る、②受け取ったあと速やかにタイムスタンプを付ける、③訂正・削除の記録が残るか、訂正・削除ができないシステムで受け取って保存する、④訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、そのとおりに運用する
• 検索できること：取引年月日（その他の日付）・取引金額・取引先で検索でき、日付と金額は範囲を指定して、2つ以上の項目を組み合わせて検索できるようにする。基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合などは、検索の要件は不要
• 画面・印刷で見られること：パソコンとディスプレイ・プリンタ（とその説明書）を備え、すぐに画面に表示・印刷できるようにする
• システムの概要を書いた書類：自社開発のプログラムを使う場合に限って備え付ける

会計ソフトや請求書の保存サービスを使う場合は、上の要件のどれをそのサービスで満たし、どれを自社の運用（事務処理規程やファイル名の付け方など）で満たすかを、サービスの説明で確かめてください。エクセルとフォルダで管理する方法は、一問一答の問19（ファイル名に日付・取引先・金額を入れて保存し、事務処理規程を定める例）が参考になります。

6. 会計ハブ：取引の流れごとのテンプレート

検収書だけでなく、取引の流れに沿って書類をそろえておくと、どの発注のどの納品をいつ検収したかを後からたどれます。

よくある質問

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