封筒書き方の基本ルール（縦書き・横書きの使い分け）

封筒の書き方には縦書き（和封筒）と横書き（洋封筒）の2種類があります。 どちらを使うかは封筒の種類・書類の性質・相手との関係性によって決まります。

本記事は一般的なビジネスマナーの解説を目的としています。 業種・組織・取引先によって慣習が異なる場合があります。所属組織の規定・業界慣行を優先してください。

縦書きと横書きの使い分け基準

種類 封筒形状 主な用途 印象
縦書き 長形（長3・長4など）
和封筒		 請求書・納品書・通知書・退職届・お礼状・お詫び状 フォーマル・格調・丁寧
横書き 洋形（洋0〜洋6など）
角形封筒		 履歴書・契約書・商品案内・DM・招待状 モダン・見やすい・カジュアルにも対応

ビジネス書類を目上の方・取引先に送る場合は縦書きが基本です。 ただし、洋形封筒（フラップが山型）を使う場合や、 宛先にアルファベットが多く含まれる場合は横書きを使います。

封筒の種類と対応サイズ

封筒名 サイズ（mm） 入るサイズ 郵便区分 代表用途
長形3号（長3） 120×235 A4三つ折り 定形（110円〜） 請求書・通知書・案内状
長形4号（長4） 90×205 B5三つ折り 定形（110円〜） 退職届（B5用紙）
角形2号（角2） 240×332 A4折らずに 定形外（140円〜） 履歴書・契約書・重要書類
角形0号（角0） 287×382 A3・複数書類 定形外（140円〜） 大量書類・厚い契約書
洋形0号（洋0） 120×235 A4三つ折り 定形（110円〜） 招待状・案内状

参考: 日本郵便 郵便料金表（post.japanpost.jp 2026-05-28確認） / 封筒サイズ: kaunet 封筒サイズ解説（kaunet.com 2026-05-28確認）

縦書き封筒の書き方（表書き・裏書き・位置関係）

縦書き封筒（長形）はビジネスで最も多く使われる形式です。 表書きと裏書きの要素をそれぞれ正しい位置に配置することが重要です。

縦書き封筒【表書き】の構成と位置

要素 書く位置 書き方のポイント
切手 左上（縦書きは左上） 貼り忘れに注意。切手が足りないと受取人が着払いになる
郵便番号 右上の郵便番号枠 枠あり封筒は枠に合わせて記入。枠なし封筒は右上に「〒」+番号
住所（相手） 右側・上から少し下げた位置 郵便番号枠の右端に揃えて、1字下げて書き始める。数字は漢数字（一、二、三）
会社名・団体名 中央やや右 （株）などの略称を使わず正式名称で。「株式会社〇〇」
部署名 会社名の下（1行あける） 会社名より小さめの文字で書いても可
役職・氏名 中央・最も大きな文字 宛名本体。1文字分下げて書く。名前の後に「様」を付ける
在中表示 左下・赤字で囲む 「請求書在中」「契約書在中」など。赤ペンまたは赤スタンプで
縦書き数字のルール: 住所の番地は漢数字で書くのが正式マナーです。 例：「3-5-12」→「三-五-十二」ではなく「三丁目五番十二号」と書きます。 ただし電話番号などはアラビア数字が一般的です。

縦書き封筒【裏書き】の構成と位置

要素 書く位置 書き方のポイント
差出日付 封じ目（中央の折り目線）の右上 「令和〇年〇月〇日」と縦書きで書く（省略可）
差出人の住所 封じ目の左側（左下寄り） 表書きと同じく漢数字。自分の郵便番号も記載する
差出人の社名・氏名 住所の下 「〇〇株式会社 〇〇部 山田太郎」の順で縦書き
封字（〆など） 封じ目（のりしろの交差部分）の中央 封がされていることを示すマーク。開封されていないことの証明
裏書きに差出人を書く理由: 宛先が不明・転居・受取拒否などで戻ってきた際に、差出人が確認できます。 差出人の記載がないと郵便局で廃棄処分になる場合があります。 重要書類は必ず差出人を裏書きしましょう。

横書き封筒の書き方（表書き・裏書き・英文表記）

横書き封筒（洋形・角形）は、 A4書類を折らずに送る角形2号や、招待状・案内状に使う洋形が代表的です。 縦書きとはレイアウトが変わるため、注意ポイントを確認しましょう。

横書き封筒【表書き】の構成と位置

要素 書く位置 縦書きとの違い
切手 右上（縦書きは左上・注意） 横書き封筒では右上が正しい位置
郵便番号 左上の郵便番号枠（または左上に記載） 枠ある場合は枠内に。枠ない場合は左上に「〒000-0000」と記載
住所（相手） 郵便番号の下・左側 横書きなので数字はアラビア数字で可（「3-5-12」）
会社名・部署名・氏名 中央左寄り〜中央 横書きで左から右へ。氏名の後に「様」「御中」を付ける
在中表示 右下または左下（赤字） 横書きの場合は右下が一般的。赤字横書き

横書き封筒【裏書き】の構成と位置

要素 書く位置 ポイント
差出人の郵便番号・住所・氏名 裏面の中央下部または左下 横書きで「〒000-0000 東京都〇〇区〇〇 株式会社〇〇 山田太郎」の形で書く
封字 フラップの封じ目中央 「〆」を縦書きで書く（向きに注意）

英文表記が含まれる場合のポイント

  • 会社名のアルファベット表記（例：「ABC株式会社」）は、そのままアルファベットで書いてよい
  • 英語の宛名を書く場合は横書き封筒が適切
  • 国際郵便（海外向け）の場合は宛名全体を英語（ローマ字）横書きとし、国名を大文字で書く

宛名の正しい書き順と敬称の使い分け

封筒の宛名は「郵便番号→住所→会社名→部署名→役職→氏名→敬称」の順で書きます。 敬称（様・御中・各位・殿）の使い分けミスはビジネスマナーの基本的な誤りになるため、正確に把握しましょう。

宛名の書き順（標準パターン）

順序 書く内容 書き方のポイント
① 郵便番号 「〒000-0000」の形式。枠あり封筒は枠に合わせて
② 都道府県+市区町村+番地 縦書き封筒では漢数字（「三丁目五番」）。省略なく書く
③ 会社名・団体名 正式名称で。「（株）」等の略称を使わない
④ 部署名 会社名の下に1行。「〇〇部〇〇課」の順
⑤ 役職名 4文字以内は氏名の上に小さく書く。5文字以上は右に縦書き
⑥ 氏名 最も大きな文字で書く。フルネームが基本
⑦ 敬称（様・御中など） 氏名の直後に続けて書く。ほかの敬称との併用禁止

敬称の使い分け（様・御中・各位・殿）

敬称 使う対象 使用例 注意点
様 個人（氏名がわかる相手） 山田太郎様 / 営業部長 山田太郎様 「○○社長様」は二重敬称。「社長」「部長」等の役職には「様」を重ねない
御中 組織・部署（担当者名が不明） 株式会社〇〇 御中 / 〇〇部 御中 「様」と「御中」の同時使用禁止。「御中」か「様」どちらか一つ
各位 複数の相手全員 関係者各位 / 〇〇部各位 封筒宛名では使用しない（社内文書・メール内の書き出しで使う）
殿 役職名に続けて（公文書・辞令） 代表取締役殿 / 総務部長殿 目上の方への一般的なビジネス書類では「様」が適切。「殿」は公文書・辞令等で使う

役職と氏名の正しい組み合わせ

誤り（NG） 正しい書き方 理由
営業部〇〇課長様 営業部課長 〇〇様 役職の後に氏名。役職+様は二重敬称
〇〇社長様 代表取締役 〇〇様 または 〇〇社長 「社長」という称号に「様」を重ねない
株式会社〇〇様 株式会社〇〇 御中 法人・組織には「御中」。「様」は個人に使う
〇〇部 御中 〇〇様 〇〇部 〇〇様 （御中と様の同時使用NG） 敬称は1つのみ。担当者名がわかれば「様」を使う

参考: ラクスルマガジン「ビジネスの封筒マナー」（raksul.com 2026-05-28確認）

連名・複数宛先・代表者宛の書き方

複数の人物や部署に同時に書類を送る場合、封筒の宛名に工夫が必要です。 状況に応じた正しい書き方を確認しましょう。

連名（2〜3名）の書き方

ケース 書き方 ポイント
2名の連名 氏名を縦に並べる。上の人物が目上になる順で書く 「山田太郎様　鈴木次郎様」の形。それぞれに「様」を付ける
3名以上の連名 代表者の名前の下に「ご一同様」と書く 「山田太郎様 ご一同様」の形。全員の名前が書ける場合は全員記載
担当者が複数で全員不明 部署名+「御中」で統一 「〇〇部 御中」として、本文（送付状）内で全員への挨拶を入れる

代表者宛（○○行き）の書き方

  • 返信用封筒に「〇〇行」と書かれている場合は、受け取った側が「行」を二重線で消して「御中」または「様」に書き直すのがマナー
  • 「〇〇宛」も同様に二重線で消して書き直す
  • 返信用封筒を自分で用意して送る場合は、最初から自社名の後に「行」と書かず「御中」と書く方が相手の手間が省ける

役職が変わった・退職した担当者宛の場合

  • 担当者が退職・異動していた場合でも、送付時に把握していた情報で書いて問題ない
  • 継続的な取引先には「〇〇部 ご担当者様」と書くことで人事異動の影響を受けにくくなる
  • 担当者変更をあらかじめ知っている場合は、新担当者の名前で送付する

書類別 郵送マナー（退職届・内容証明・契約書・履歴書・見積書・請求書）

封筒選び・宛名書き・郵送方法は書類の種類によって異なります。 template-free で提供しているテンプレートと連動した書類別の郵送マナー一覧です。

書類 推奨封筒 在中表示 郵送方法 送付状
退職届 白・長形4号または長形3号 「退職届在中」赤字 簡易書留（発送記録必須） 同封推奨
内容証明 白・長形3号または角形2号（郵便局指定） 不要（郵便局が管理） 内容証明郵便（書留自動付加） 不要
契約書 白・角形2号（折らずに送付） 「契約書在中」赤字 簡易書留または書留 必須
覚書 白・角形2号または長形3号 「覚書在中」赤字 簡易書留または一般 推奨
履歴書 白・角形2号（折らずに送付） 「応募書類在中」赤字 一般郵便または簡易書留 必須
見積書 白・長形3号（A4三つ折り） 「見積書在中」赤字 一般郵便または簡易書留 同封推奨
請求書 白・長形3号（A4三つ折り） 「請求書在中」赤字 一般郵便または簡易書留 同封推奨

2026-05-28 時点の一般的なビジネスマナー基準。業種・組織の慣行が優先されます。

退職届を郵送するときの手順

やむを得ない事情で退職届を郵送する場合は、 封筒への適切な記入と簡易書留の利用が基本です。

  1. 退職届を用意する — B5またはA4の白紙（または便箋）に縦書きで記入。退職日・提出日・氏名を必ず入れる
  2. 内封筒に入れて封をする — 退職届を折りたたみ、小さな白封筒に入れて「退職届」と表書きし「〆」で封をする（二重封筒が正式）
  3. 外封筒に宛名を縦書きで書く — 「会社名→部署名→「代表取締役 氏名 様」または「人事部長 氏名 様」の順で書き、左下に「退職届在中」と赤字で記載
  4. 簡易書留で郵送する — 発送記録が残る簡易書留（+350円）が必須。受け取りサインも残るため、後のトラブル防止に有効
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内容証明を郵送するときの注意点

内容証明郵便は、郵便局が差出日・差出人・宛先・文書内容を証明してくれる特殊な郵便です。 法的効力が重要な場合（退職勧奨への異議申し立て・損害賠償請求・契約解除通知など）に使います。

  • 封筒に「内容証明」とは書かない（郵便局が管理するため）
  • 文書は同じ内容のものを3通準備（郵便局保管用・相手方送付用・差出人手元保管用）
  • 文字数・行数の制限あり（縦書き：1行20字×26行以内、横書き：1行20字×26行以内）
  • 書留（一般書留）が自動で付加されるため、追加料金が発生する（窓口で確認）
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契約書・覚書を郵送するときのポイント

  • 契約書は双方で原本を保管するため、2部（または部数分）同封するのが一般的
  • 押印前の場合は「サイン・押印の上、1部をご返送ください」と送付状に明記する
  • 収入印紙が必要な契約書は、貼付を忘れずに（契約金額に応じた印紙税がかかる）
  • 折り目を避けるため角形2号に折らずに封入する
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見積書・請求書を郵送するときのポイント

見積書・請求書は長形3号（A4三つ折り）が標準です。 送付状（添え状）を同封するのが正式なビジネスマナーです。

  • 見積書・請求書は一般郵便でも送れるが、高額案件・重要書類は簡易書留を使う
  • インボイス対応の適格請求書が必要な場合は、送付前に記載事項を確認する（→ 請求書の書き方ガイド）
  • 電子帳簿保存法の観点から、PDF電子送付への切り替えも検討する価値がある

見積書の書き方・記載事項の詳細は 見積書の書き方 完全ガイドを参照してください。

封字（〆・緘・寿・賀）の意味と使い分け

封字（ふうじ）とは、封筒の封じ目（のりしろが重なる部分）に書く印です。 「封がされており、開封されていない」ことを示すために書きます。 ビジネス書類では封字の記入が基本マナーです。

封字の種類と用途一覧

封字 読み方 意味 使う場面
〆 しめ 「締」の略字。封をしたことを示す最も一般的な封字 ビジネス書類全般・就活応募書類・退職届・一般的な手紙
緘 かん 「封緘（ふうかん）」の略。特に重要・機密の書類に使う格調高い封字 重要書類・公文書・機密性が高い書類（契約書・内容証明など）
封 ふう 「封じた」を示す。「緘」に近い格調ある表現 公文書・役所関連・改まった書類
寿 ことぶき お祝いの意味。喜びを表す 結婚祝い・入学祝い・昇進祝い等のお祝い状
賀 が お祝い（賀）を表す 年賀・祝賀に関する書状
「×（バツ）」はNG: 「〆」を書くときに雑に書くと「×（バツ印）」に見えることがあります。 「×」はマイナスの印象を与えるため、「〆」は正しい書き方（左上から右下、右上から左下、下に一本）で書きましょう。 AllAbout 封筒マナー（allabout.co.jp 2026-05-28確認）

〆の正しい書き方（ストローク）

  1. 左上から右下へ斜め線を引く
  2. 右上から左下へ斜め線を引く（×のように見えるが次のステップで変わる）
  3. 下部に横線を一本引く（これで「〆」らしい字になる）

のりでしっかり封をした上で、封じ目の中央に「〆」を書きます。 セロテープだけで封をするのはビジネスマナーとして避けましょう（のりで封をした上でセロテープを補助に使うのは許容範囲）。

添え状・送付状の必要性と書き方

書類を郵送するときは、送付状（添え状）を同封するのが正式なビジネスマナーです。 送付状は「誰から・何の書類を・何の目的で送ったか」を1枚で伝える役割を持ちます。

送付状が必要な場面とそうでない場面

場面 送付状 理由
取引先に請求書を郵送 推奨 書類の枚数・内容を明示することで相手の確認ミスを防ぐ
就活・転職先に応募書類を郵送 必須 同封書類の一覧と志望動機の一言を添えるのが礼儀
契約書を取引先に郵送（捺印依頼） 必須 署名・押印の依頼と返送期限を明示するため
社内の回覧書類 不要 社内では省略可。ただし組織慣行に従う
退職届を郵送 推奨 「退職の意思表示であること」を文書で補足できる

送付状の基本構成

  • 日付（右上：「令和〇年〇月〇日」）
  • 宛先（左上：「〇〇株式会社 〇〇様」）
  • 差出人（右：会社名・部署・氏名・連絡先）
  • 表題（中央：「〇〇書類の送付について」等）
  • 挨拶文（「拝啓 時下ますます〜」等）
  • 送付の旨（「下記の書類をお送りします」）
  • 記書き（送付書類の一覧・部数・ 以上）
  • 敬具（結語）
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送付状テンプレート（無料・会員登録不要）
ビジネス書類の郵送に使える送付状・添え状をWord / PDF形式で提供。請求書・契約書・履歴書対応

送付状の書き方の詳細やテンプレートの活用方法については、 ビジネスメールの書き方 完全ガイド の「書き出しと結びの定型表現」セクションも参考にしてください。

切手・郵便料金の基準と速達/書留/簡易書留の使い分け

2024年10月1日から郵便料金が改定されています。 送付する封筒のサイズ・重量・書類の重要度に合わせて正しい選択をしましょう。

2024年10月改定後の郵便料金（2026年5月現在）

区分 規格 重量 料金 代表例
定形郵便 長辺23.5cm以内・厚さ1cm以内 50gまで 110円 長形3号・長形4号の通常書類
定形外（規格内） 長辺34cm・幅25cm・厚さ3cm以内 50gまで 140円 角形2号の書類（A4折らずに送付）
定形外（規格内） 同上 100gまで 180円 複数書類・契約書2部など
定形外（規格内） 同上 150gまで 270円 厚い書類・パンフレット同封
定形外（規格内） 同上 250gまで 320円 複数書類・冊子など

出典: 日本郵便 郵便料金（2024年10月1日改定）（post.japanpost.jp 2026-05-28確認）

速達・書留・簡易書留の使い分け

サービス 追加料金（目安） 特徴 使うべき場面
一般郵便 追加なし 翌日〜翌々日配達。追跡・補償なし 通常の請求書・案内状・カタログ
速達 +300円（250g以内） 翌日配達（当日発送で翌日午前中）。追跡なし 期日が迫っている書類・締め切りが近い応募書類
簡易書留 +350円 発送記録・受取記録あり。補償5万円まで。追跡可 退職届・契約書・履歴書・重要書類（記録を残したい）
一般書留 +480円 配達過程全て記録。補償10万円まで（増額可）。追跡可 高額小切手・内容証明・法的に重要な書類

出典: 日本郵便「書留・速達などの付加サービス料金」（2026-05-28確認）

ビジネス書類の郵送方法の選び方まとめ:
・通常の請求書・見積書→ 一般郵便（110円〜）で十分
・退職届・契約書・履歴書→ 簡易書留（+350円）で記録を残す
・内容証明→ 書留が自動付加（郵便局窓口で手続き必須）
・急ぎの書類→ 速達（+300円）を追加

主要数値（日本郵便公式・2024年10月1日改定 2026-05-28確認）:
① 定形郵便（25g以内）: 110円（長形3号でA4三つ折り書類の標準料金）
② 定形外郵便・規格内（50g以内）: 140円（角形2号でA4折らずに送付する際の最低料金）
③ 簡易書留の追加料金: +350円（発送・受取記録あり・補償上限5万円）
（出典: 日本郵便「手紙・はがきの料金」 / 「書留・速達などの付加サービス」 2026-05-28確認）

切手の貼り方の注意点

  • 縦書き封筒：切手は左上に貼る
  • 横書き封筒：切手は右上に貼る（縦書きと逆のため間違えやすい）
  • 料金不足の場合、受取人が差額を着払いすることになる。重量を確認してから出す
  • 重さが心配な場合は郵便局の窓口持ち込みで計量してもらうのが確実

よくある質問（FAQ）

茶封筒と白封筒はどう使い分けますか？
白封筒は公式・フォーマルな用途に使います。ビジネス書類（請求書・契約書・履歴書・退職届など）の郵送では白封筒が基本です。清潔感があり、相手に丁寧な印象を与えます。茶封筒（クラフト封筒）は社内書類・業者間の帳票・カタログの送付など、比較的カジュアルな場面で使われます。就活の応募書類・退職届・内容証明など重要書類には必ず白封筒を使いましょう。
長形3号と角形2号の違いを教えてください。
長形3号（長3）はサイズ120×235mmで、A4用紙を三つ折りするとちょうど入ります。定形郵便扱い（110円〜）なので送料が安く、請求書・通知書・案内状などの一般的なビジネス書類に広く使われます。角形2号（角2）はサイズ240×332mmで、A4用紙を折らずにそのまま入れられます。履歴書・契約書・委任状など折り目を付けてはいけない書類に使います。ただし定形外郵便扱いになるため送料は140円〜（100g以内）と長3より高くなります。
宛名は手書きとPC印刷どちらがよいですか？
どちらも認められており、ビジネスシーンではPC印刷が一般的になっています。大量送付・ラベル貼付・封筒印刷の場合はPC印刷が標準です。ただし、お礼状・お詫び状・結婚報告など礼節を重んじる書類では手書きがより丁寧とされます。また、就活の履歴書などは「手書きの方が熱意が伝わる」という慣習が一部の業界に残っています。組織の慣行や相手との関係性に合わせて判断してください。
「在中」の正しい書き方を教えてください。
在中は封筒の表面・左下に赤字で縦書き（縦書き封筒の場合）または横書き（横書き封筒の場合）で記載します。「請求書在中」「契約書在中」「履歴書在中」のように書類名＋在中の形で書きます。赤字で囲み枠（□）を付けるとより目立ちます。相手が受け取ったときに中身を確認しやすくなり、仕分け作業の間違いを防ぐ効果があります。見積書・請求書・申込書・重要書類を送る際は在中の記載が望ましいビジネスマナーです。
退職届を郵送するときの封筒の正しい書き方は？
白封筒・長形4号（長4：90×205mm）または長形3号（長3：120×235mm）を使います。退職届はB5用紙が多いため長4が適切ですが、A4の場合は長3を使います。表書きには会社名・部署名・「人事部長 氏名 様」または「代表取締役 氏名 様」と縦書きで記載し、自分の住所・氏名を裏面左下に書きます。封字は「〆」を記入します。在中表示として「退職届在中」を赤字で左下に書くと丁寧です。郵送の場合は簡易書留を使い、発送の記録を残しておくことを強くおすすめします。
履歴書を送るときの封筒の書き方を教えてください。
履歴書・職務経歴書はA4サイズが多く、折り目を付けたくないため角形2号（角2）の白封筒を使います。表書きには相手企業の郵便番号・住所・会社名・「採用担当者様」または「採用ご担当者様」と縦書きで記載します。担当部署名がわかる場合は「〇〇部 採用ご担当者様」と書きます。自分の住所・氏名は裏面左下に縦書きで記載し、封字（〆）を入れます。表面左下に「応募書類在中」と赤字で記載するのが基本マナーです。持参する場合でも封筒に入れ、「履歴書在中」と書いて渡すのが丁寧です。
契約書を郵送するときの封筒選びと書き方は？
契約書はA4サイズが多く、折り目を付けないために角形2号（角2）の白封筒を使います。契約書は双方で原本を保管するため2部（または部数分）同封することが多く、封筒が厚くなる場合は角形0号（角0）も選択肢です。表書きは通常のビジネス書類と同じく会社名→部署名→役職→氏名の順で縦書きし、「様」または「御中」を付けます。「契約書在中」と赤字で左下に記載します。重要書類なので簡易書留または書留での発送が望ましく、発送記録が残ります。送付状（添え状）を同封するのが正式なビジネスマナーです。
郵便番号枠がない封筒はどう書けばよいですか？
郵便番号枠なし封筒でも郵便番号は必ず記載します。縦書き封筒の場合は右上のスペースに「〒」を書き、その下にハイフン付きで「123-4567」の形で記載します。横書き封筒の場合は右上に「〒123-4567」の形で1行目に書き、その下から住所を書き始めます。郵便番号枠付き封筒と同様の位置感覚で書けば問題ありません。郵便番号が正確なほど配達が確実になります。
海外向けの封筒の宛名（英語）の書き方は？
海外向け封筒（国際郵便）の宛名は英語（ローマ字）で横書きで書きます。記載順序は日本語と逆で、①受取人名（氏名）→②番地・ストリート名→③都市・州・郵便番号→④国名（大文字）の順です。例：Mr. Taro Yamada / 1-2-3 Shinjuku, Shinjuku-ku / Tokyo 160-0022 / JAPAN。宛名は封筒の中央やや右寄りに書き、差出人の住所は左上（または裏面）に書きます。「AIRMAIL」または「PAR AVION」の表示は現在では省略可（国際郵便は基本的に航空便扱い）ですが、書いてあるとより明確です。